Leer in 10 minuten
- Hoe een CPM-oplossing je kan helpen je financiële processen te professionaliseren
- Hoe je in zes stappen kunt overstappen van Excel naar Board
- Waarom je daarna de toekomst beter kunt voorspellen
Stel, je bent (business) controller bij een hotelketen en je wilt de toekomstige bezetting van een hotel op dagniveau voorspellen en de daaruit volgende kosten en opbrengsten berekenen, zodat je managementteam de juiste beslissingen kan nemen. Bijvoorbeeld over de personele bezetting. Grote kans dat je daarvoor Excel gebruikt. Voor één individuele locatie werkt dat natuurlijk best aardig. Maar wat als je dit voor alle hotels gaat doen en bovendien de resultaten wilt oprollen naar bijvoorbeeld land, regio of holding? Dan wordt het al snel heen en weer kopiëren tussen spreadsheets, en als je je forecast model wilt veranderen, moet je dat in allerlei afzonderlijke sheets doorvoeren. Niet alleen arbeidsintensief, maar ook erg foutgevoelig. Bovendien zijn versiebeheer en security niet of nauwelijks geregeld in Excel. Voor wie nog een stap verder wil met financial forecasting (het vergelijken van modellen, het toepassen van geavanceerde forecast-modellen en het doorrekenen van scenario’s) is Excel al helemaal niet het gewenste tool.
Logisch dus dat we voor financial forecasting andere, gespecialiseerde tools gebruiken. Toch? Helaas laat de praktijk nog wat anders zien. Veel finance afdelingen zitten in een routine waarin de dingen maand in, maand uit hetzelfde worden gedaan. Excel-bestanden aanpassen, data kopiëren en plakken, rapportages maken en opsturen. Iedereen snapt dat het eigenlijk te bewerkelijk en foutgevoelig is (of zelfs onveilig), maar zolang het werkt blijft het in stand. Zeker omdat de maandelijkse tijdsdruk voor het opleveren van de financiële informatie weinig ruimte laat om na te denken over een professionele, robuuste oplossing die minder foutgevoelig en arbeidsintensief is. Klinkt leuk zo’n oplossing, maar klinkt ook als veel werk.
Toch zul je er een keer aan moeten beginnen én dan liefst voordat het kalf verdronken is! Liever niet wachten tot er beslissingen worden genomen op basis van foute cijfers, omdat er een Excel-sheet niet goed was bijgewerkt en er een paar formules waren verdwenen. Of tot financiële informatie in onbevoegde handen komt, omdat spreadsheets door de organisatie ‘zwerven’. Maar samen écht tijd maken om het proces van (rapportage en) financial forecasting goed te automatiseren met een professioneel tool. Om je daarbij te helpen, leggen we hier uit hoe je dat in zes overzichtelijke stappen kunt doen aan de hand van een voorbeeld uit de hospitality branche.
Voordat we ons recept geven, kijken we eerst even naar het hoofdingrediënt. In dit geval is dat Board, software voor corporate performance management, waarmee we de volgende belangrijke financiële processen kunnen automatiseren:
- Het maken van rapportages en dashboards (in cijfers en visueel)
- Driver based budgetting
- Driver based planning
- Driver based forecasting
- Consolidatie van actuals, budgetten en andere scenario’s
- Advanced analytics met statistische modellen
Board is een software platform, wat betekent dat we meteen beschikken over functionaliteit voor autenticatie, autorisatie, versiebeheer, logging, controle en audit trails. Een groot deel van de Excel risico’s zijn daarmee al opgelost.
Laten we nu eens kijken hoe we de functionaliteit van Board in zes stappen kunnen gebruiken om de office of finance te professionaliseren en sneller en beter (forecast) informatie op te leveren.
Stap 1 – De basis op orde
We beginnen bij de basis. Het gestroomlijnd binnenhalen van de actuals. Dat doe je als volgt:
- Maak vanuit Board een directe connectie met het financiële systeem en leg vast welke tabellen/data opgehaald moeten worden
- Bepaal welke perioden/bedrijven/scenario’s ingelezen moeten worden
- Lees de account-structuren en overige belangrijke informatie zoals bijv. accounttypen in (voor de balans en P&L)
- Haal nu de financiële transacties op
- Pas waar nodig nog business logica toe in Board op de data, bijvoorbeeld voor number signing van debet en credit transacties
Een niet zo’n ingewikkelde stap, maar hiermee heb je al heel wat bereikt. Alle financials in de organisatie hebben nu via Board namelijk continu inzicht in een up-to-date P&L en balance sheet. Vanuit de rapportages kunnen ze simpel inzoomen (drill down) naar accounts en departments, maar ook naar kamertype, bezoekersnationaliteit of marktsegment. Door business gebruikers toegang te geven tot rapportages in Board krijgt iedereen meer inzicht en zullen er bovendien minder vragen bij financial control binnenkomen. Waar er normaal bijvoorbeeld veel vragen zijn over de landenverdeling van de kameropbrengst in een bepaalde maand, kunnen gebruikers nu simpelweg inzoomen op de dimensie ‘guest country’. Een tijdsbesparing die weer helpt bij de verdere implementatie van de oplossing!
Stap 2 – Integreer je budget & planning cyclus
We gaan ervan uit dat je niet alleen maar de bestaande Excel-processen wilt overzetten, maar dat je die ook intelligenter gaat maken. Met name door te gaan werken met business drivers. Onderliggende factoren die bepalend zijn voor de prestaties van het bedrijf en dus van belang bij het maken van een goede financial forecast. Voor een hotelketen zijn dit zaken als rooms sold, ADR (average daily rate), occupancy%, sleeper ratio, capture ratio en verschillende COS-percentages (cost of sale). Door met deze business drivers een planningsketen te maken, kunnen business gebruikers op een intuïtieve manier, in hun eigen taal, de gehele P&L plannen.
Hoe dat werkt? In de eerste stap van de keten worden bijvoorbeeld de geplande rooms sold en de ADR ingevuld. Bij het opslaan daarvan wordt niet alleen automatisch de rooms revenue berekend, maar ook alle andere cijfers in de keten die afhankelijk zijn van rooms sold, zoals de omzet, de kosten voor food & beverage en de personeelskosten. Omdat alles in één omgeving gebeurt, is er constant een geconsolideerd overzicht van budget en planning. Bovendien is precies te zien welke hotelmanagers hun planning wel of niet hebben ingevuld. In tegenstelling tot werken met losse Excel-sheets heb je nu dus constant één versie van de waarheid die altijd up-to-date is. Door in Board gebruik te maken van een workflow (in progress/submitted/approved) kun je per hotel zien wat de status van de cijfers is.
Stap 3 – Branche specifieke rapportages
Board is een corporate performance management tool. Dat betekent dat je niet beperkt bent tot alleen financiële data. Je kunt allerlei soorten branche specifieke data inlezen, combineren en analyseren. Voor onze hotelketen zou dit bijvoorbeeld kunnen gaan om:
- Business on the books rapportages met bijbehorende Pace inzichten
- Het integreren van benchmark data zoals STR
- Het opnemen van online review data van de hotels en concurrenten vanuit platforms als ReviewPro
- Integratie van personeelsbezetting en HR-gegevens om inzicht te krijgen in de productiviteit binnen de hotels
Het unieke van een CPM-oplossing is dat je dit soort data allemaal kan combineren en naast elkaar kunt analyseren. Dat levert vaak hele nieuwe en verrassende inzichten op waardoor belangrijke beslissingen soms in een heel ander daglicht komen te staan. Stel dat je bijvoorbeeld de rating van Booking.com over de tijd heen kan vergelijken met het aantal verkochte kamers? Dan kan er door deze inzichten veel beter gestuurd worden op ADR en kamerbezetting.
Stap 4 – Informatie visueel maken
Alle belangrijke data is nu beschikbaar in Board. Financieel en niet-financieel. Intern en extern. Goed gestructureerd, betrouwbaar en eenvoudig toegankelijk voor alle typen gebruikers (en voor niemand anders). De financiële (maand, kwartaal en jaar) rapportages zijn met een druk op de knop te produceren. Daarmee ontstaat de tijd om meer te doen met deze schat aan informatie. Board biedt krachtige functies om interactieve visualisaties te maken die veel meer inzicht geven dan een scherm vol cijfers. Je kunt data presenteren in grafieken en landkaarten en vervolgens inzoomen naar een dieper niveau als maand/week/dag, marktsegment of afdeling.
Stap 5 – Voorspellen met advanced analytics
In de voorgaande stappen zijn we vooral bezig geweest met actuals – verrijkt met business drivers, externe data en planningen van hotel managers – en de inzichten die daaruit gehaald kunnen worden. Mooi, maar het ging ons om de financial forecast. Dus gaan we nu een stap verder door al deze informatie te gebruiken om de toekomst te voorspellen! Resultaten uit het verleden geven geen garantie voor de toekomst, maar ze vormen wel een mooie basis om met statistische algoritmes of machine learning (een vorm van kunstmatige intelligentie) patronen te ontdekken in het verleden op basis waarvan een voorspelling van de toekomst kan worden gemaakt. En nu de data in Board zit, hebben we ineens ook de beschikking over dit soort moderne technologieën!
Voor onze hotelketen kunnen we machine learning gebruiken om de omzet van de restaurants te voorspellen op basis van historische data, waaronder meteorologische gegevens. De software ‘bouwt’ een model voor de correlatie tussen het weer (en andere factoren) en de restaurantomzet. Dit model kan vervolgens gebruikt worden om de komende periode in te schatten. Restaurants zonder terras hebben waarschijnlijk bij mooi weer minder gasten en bij slecht weer juist meer. Met de voorspellingen kan de personele bezetting van de restaurants efficiënter gepland worden.
Op dezelfde manier kan het effect van grote evenementen in steden voorspeld worden. Die effecten kun je laten inschatten door hotelmanagers in de driver-based planning, maar na verloop van tijd (als de algoritmes voldoende hebben kunnen leren) levert een forecast door middel van machine learning betere resultaten op.
Stap 6 – Consolidatie
Om de volledige cirkel van het financiële rapportage- en analyseproces rond te maken, besluiten we ons recept met de consolidatie. Voor onze hotelketen, die in een groot aantal landen actief is, een belangrijke activiteit waarin ze te maken hebben met zaken als multi currency, equity pickup en IC-eliminaties. Hiervoor gebruiken we de geïntegreerde consolidatiemodule in Board. Daarmee kun je de complexe consolidatie niet alleen gestructureerd inrichten, maar heb je ook meteen (visueel) inzicht in de geconsolideerde cijfers. In tabellen en grafieken die je zonder knippen en plakken kunt opnemen in de management- en financiële rapportages.
Tot slot:
Een recept om in zes stappen je office of finance te professionaliseren. Moet je al die stappen achter elkaar zetten? Nee, zeker niet. Iedere stap levert een concrete verbetering die je meteen in gebruik kunt nemen. De volgende stap zet je als je er aan toe bent. Wij denken alleen dat iedere stap je zoveel tijdsbesparing oplevert (en zoveel overbodige Excel sheets die niet meer onderhouden hoeven worden), dat daarmee vanzelf de ruimte in je agenda ontstaat om meteen de volgende stap te zetten. Waardoor je uiteindelijk zoveel routinematige processen hebt geautomatiseerd dat er tijd ontstaat voor de écht leuke dingen: het verhaal achter de financiële cijfers ontdekken om daarmee steeds beter de toekomst te voorspellen!
Wanneer maak jij de overstap van Excel naar een professionele, robuuste en veilige CPM-oplossing?