Het is tegenwoordig knokken als ziekenhuis om aan al je benodigde artikelen te komen. Bijvoorbeeld omdat een cruciaal bestandsonderdeel dat normaliter uit Oekraïne komt ontbreekt waardoor een leverancier een medicijn niet kan produceren. Het is continu de vraag of je zorgpersoneel de kwaliteit van zorg kan leveren die het graag zou willen leveren. Prijzen kunnen per dag verschillen en  je kunt worden gedwongen om te ‘shoppen’ bij meerdere leveranciers met verschillende prijzen voor hetzelfde artikel. Het is daarom belangrijker dan ooit om over een flexibel, accuraat en overzichtelijk prijsbeheer te beschikken dat je helpt bij het verkrijgen van de artikelen, het onderhouden van de inkoopprijzen en dat je maximaal ondersteunt bij afwijkingen. Aan de hand van vijf punten lichten we toe hoe een accuraat, flexibel en overzichtelijk prijsbeheer de kans op fouten verminderd, snel en intuïtief werkt en waarmee de gewenste kwaliteit van zorg wat dat betreft kan worden gerealiseerd.

Wat maakt prijsbeheer in ziekenhuizen uniek?

In tegenstelling tot andere sectoren hebben ziekenhuizen een veel groter aantal en variëteit van artikelen in hun assortiment. Bij een gemiddeld groente- en fruitbedrijf zijn dit maximaal een paar honderd artikelen en in een groothandel spreek je vaak over een paar duizend. In ziekenhuizen is er zeker sprake van tienduizenden artikelen die allemaal beheerd moeten worden. Van koffie- en theezakjes tot aan implantaten en alles daartussenin. Al die tienduizenden artikelen worden opgevoerd in één systeem zodat de betreffende afdelingen altijd beschikken over de juiste (prijs)informatie. En daarbij is het belangrijk om de historie goed bij te houden voor evaluaties. Het is dus van essentieel belang om het prijsbeheer goed in te richten.

In één oogopslag prijzen & kortingen; snel en betrouwbaar inzicht

Het is belangrijk dat zowel prijzen als kortingen in één scherm worden beheerd. De medewerkers hoeven zo niet langer in twee schermen te kijken om te bepalen hoeveel een artikel kost. Alle informatie vinden ze op één plaats. Binnen dit scherm dienen allerlei variaties aangegeven te worden zoals eenheid, staffels, geldigheid en varianten. Dit leidt tot een snel en betrouwbaar inzicht, waardoor beter beheer, controles en informatieverstrekking mogelijk zijn

Twee soorten prijslijsten; overzichtelijk en accuraat

Omdat het zo’n groot artikelbestand betreft is het ondoenlijk om als ziekenhuis voor elk artikel de prijs te onderhandelen. Een inkoper focust zich daarom vaak op de meest kritische artikelen. Wanneer de prijzen uitonderhandeld zijn liggen de prijzen gedurende de looptijd van de afspraak vast. Hoe vervelend is het dan dat zo vaak nog facturen met afwijkende prijzen te ver en te lang in het ziekenhuis rondzwerven?! Ondanks dat er afspraken over gemaakt zijn.

Door met twee soorten prijslijsten te werken, contractprijzen en catalogusprijzen, kun je aangeven om wat voor soort prijs het gaat. Wanneer het om een contractprijs gaat wordt bij binnenkomst van de factuur direct al duidelijk wanneer een leverancier van de afgesproken prijs is afgeweken. Je hoeft zo niet langer meer naar de inkoopafdeling toe om te controleren of de prijs klopt. En inkoop hoeft niet meer eindeloos door de contracten heen te spitten om tot de conclusie te komen dat er een fout is gemaakt. Zo kun je direct aan de bel trekken bij de leverancier. Zo levert dit overzicht sneller inzicht in contractprijzen, waardoor afwijkingen bij facturatie meteen gedetecteerd worden.

Ditzelfde geldt voor de orderbevestiging: stuurt de leverancier een bevestiging met een andere prijs dan de contractprijs? Dan is het belangrijk dat de medewerker een melding krijgt en dat de orderbevestiging niet wordt geaccepteerd.

Naast de contractprijzen is het ook zaak om catalogusprijzen op te kunnen voeren. Voor catalogusprijzen geldt dat deze gedurende het jaar kunnen fluctueren, waardoor het van belang is dat deze prijzen inzichtelijk en betrouwbaar weergegeven worden voor de rest van de organisatie.

Het inkoopprijsvoorstel; tijd- en kostenbesparend

Om de zoveel tijd worden de nieuwe inkoopprijzen bekend gemaakt. In de huidige tijd gaat het helaas vaak om een (structurele) verhoging. Een leverancier geeft dan aan dat bepaalde artikelen met een bepaald percentage worden verhoogd. In bijvoorbeeld onze Zorg ERP-oplossing hoef je de prijzen niet te exporteren naar Excel om regels aan te passen om ze vervolgens weer in te lezen en te verwerken. In het ‘Inkoopprijsvoorstel’ kun je namelijk heel snel de artikelen selecteren waar het om gaat. Met de functie ‘Regels kopiëren’ kun je nieuwe regels genereren met de geïndexeerde prijzen. Deze kun je verwerken in de prijslijsten waarbij de “oude” prijzen automatisch afgesloten worden. En dat allemaal dus in één intuïtief scherm.

Naast het indexeren is het ook belangrijk dat prijzen via een export en import verwerkt worden. Qua functionaliteit is het dan handig dat je volledige vrijheid hebt in het kiezen van welke kolommen geëxporteerd en geïmporteerd kunnen worden. Dit bespaart jouw ziekenhuis en de leverancier tijd en verbetert de kwaliteit van de prijslijsten.

Bij het verwerken van de nieuwe prijzen in het inkoopprijsvoorstel moeten uitschieters worden afgevangen door middel van actieve signalering. Bijvoorbeeld wanneer een prijs meer afwijkt dan een bepaalde marge. Hierdoor kun je lastige scenario’s zoals afwijkende inkoopeenheden vroegtijdig op het spoor komen! En het bespaart je onnodige kosten.

Registratie van afwijkende prijzen per artikel van meerdere leveranciers; overzichtelijk en flexibel

Zeker in de afgelopen jaren is er veel veranderd. Voorheen kon je bijna altijd bij dezelfde leverancier bestellen en dan wist je: ‘’die leverancier levert gewoon’’. Nu krijgt inkoop vaak de boodschap dat artikelen tijdelijk of totaal niet meer leverbaar zijn. Daardoor ben je continu op zoek naar leveranciers die nog wel voorraad hebben. Eenmalige orders met (sterk) afwijkende prijzen zijn aan de orde van de dag. Als inkoper moet je hier volledig in worden ondersteund vanuit het ERP. Per artikel moeten bijvoorbeeld meerdere prijzen voor meerdere leveranciers kunnen worden bijgehouden in één scherm.

Logistieke dienstverlener koppeling; accuraat

Een aantal ziekenhuizen werkt met een logistieke dienstverlener. Deze kan de administratieve inkoop- en magazijnprocessen voor een ziekenhuis voor hun rekening nemen. Voor het stukje prijsbeheer zijn de ziekenhuizen zelf verantwoordelijk. De logistieke dienstverlener bestelt de artikelen voor het ziekenhuis tegen de prijzen die zijn afgesproken met de leverancier en factureert deze aan het ziekenhuis. Als ziekenhuis bestel je bij de logistieke dienstverlener tegen de prijs van de leverancier. Zo weet het ziekenhuis  waar het aan toe is en dat de afgesproken prijzen worden gehanteerd. Deze complexe stroom van handelingen dien je te kunnen reduceren tot een accuraat en inzichtelijk overzicht.

Tot slot: De zorg gaat altijd voor

Kosten in de zorg zijn van wezenlijk belang, maar uiteindelijk draait het om de kwaliteit van zorg; om patiënten zo goed mogelijk te kunnen helpen. In de zorg zie je die mentaliteit overal in terug. Als iemand even zijn of haar verhaal kwijt wil, dan wil  geen zorgmedewerker zeggen ‘’sorry, ik heb maar 7 minuten’’. Om deze zorg mogelijk te blijven maken streven we ernaar om de zorg maximaal te ondersteunen. Zodat de zorgmedewerkers betere zorg kunnen leveren!

Wil je meer weten over hoe een accuraat, flexibel en overzichtelijk  prijsbeheer  jouw organisatie kan helpen?  We helpen je er graag bij.