Welke KPI’s zijn van belang bij voorraadoptimalisatie?

Afgelopen winter kon het eindelijk weer! Schaatsen op natuurijs. En wat is er lekkerder dan na je schaatstocht weer op te warmen met een heerlijke mok gloeiend hete chocolademelk. Maar wat was de realiteit toen ik in de supermarkt kwam? Schap leeg! Geen chocolademelk meer te bekennen. Herkenbaar? Dat je in de supermarkt loopt en nét misgrijpt op de artikelen die jij op dat moment nodig hebt. Dat wil je toch ook niet voor jouw klanten? In dit blog vertel ik meer over goede voorraadoptimalisatie en geef ik drie voorbeelden van KPI’s die je helpen dit proces op orde te krijgen.

De juiste producten, in de optimale hoeveelheid, op exact het goede moment in de schappen hebben liggen, dát is waar het in de hedendaagse retail om gaat. Je wilt jouw klanten immers geen ‘nee’ verkopen. Daardoor raak je klanten kwijt en mis je omzet. Wat je ook niet wilt is een te hoge voorraad, met als voornaamste risico dat je met een overschot aan producten blijft zitten. Afprijzen of retour zenden kost je veel geld. In een branche waar marges onder druk staan heb je simpelweg behoefte aan een optimale voorraad in de schappen.

Voorraadoptimalisatie: een digitale transformatie

Tegenwoordig zijn er veel softwarepakketten verkrijgbaar waarmee voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie efficiënter en effectiever wordt uitgevoerd. Moderne software maakt daarnaast gebruik van Artificial Intelligence en Machine Learning technieken, om uit grote hoeveelheden historische en externe data exact te bepalen wat de ideale voorraad op een bepaald moment is. Daarnaast is deze voorraadoptimalisatie software tegenwoordig uitstekend in staat om automatisch bij te bestellen en zelfs om te voorspellen wanneer welk product wordt verkocht, rekening houdend met factoren zoals bijvoorbeeld feestdagen, evenementen of die vrieskou van afgelopen winter. Dan had ik in ieder geval niet hoeven mis te pakken op de chocolademelk…

Je kunt ook opteren om wat minder bekende KPI’s te gebruiken.
Hierdoor kom je tot inzichten die anders in de data verborgen zouden blijven.

Monitoren van het voorraadoptimalisatie proces

Werkzaamheden die dagelijks veel tijd vragen, zoals het herverdelen van artikelen over de filialen of het handmatig verwerken van bestellingen, zijn taken die uitstekend kunnen worden overgenomen door voorraadoptimalisatie software. Als ik deze moderne software ga gebruiken, heb ik als verantwoordelijke voor het voorraadbeheer dan geen enkele invloed meer op het proces? Integendeel! Het blijft van essentieel belang om continue het proces te monitoren, verbeteringen te signaleren, vergelijkingen te maken, enzovoort.  Een instrument wat hierbij uitstekend helpt is een dashboard met daarop een actuele weergave van relevante KPI’s (Key Performance Indicators). Een zoekopdracht in Google levert een flinke hoeveelheid KPI’s op die betrekking hebben op optimalisatie van voorraad en Supply Chain Management. Gangbare en veel gebruikte KPI’s zijn bijvoorbeeld de waarde van de voorraad of de omloopsnelheid. Je kunt echter ook opteren om wat minder bekende KPI’s te gebruiken. Juist door die KPI’s te monitoren kom je tot inzichten die anders in de data verborgen zouden blijven. En met die inzichten ben je in staat op je voorraadbeheer en daarmee je financiële resultaat continue te verbeteren.

Mijn top-3 KPI’s voor voorraadoptimalisatie

#1 Perfecte Orders

De KPI Perfecte Orders wordt vaak gebruikt door webshops om te meten of verkooporders succesvol zijn afgewikkeld. Dat wil zeggen dat de juiste artikelen – binnen de vooraf gestelde levertijd – schadevrij bij jouw klant zijn afgeleverd. Hoe hoger deze Perfecte Orders ratio, hoe beter het is. Deze KPI heeft direct invloed op je klanttevredenheid en klantbehoud.

Je kunt deze KPI ook uitstekend toepassen op inkooporders die je plaatst bij jouw leveranciers of bij het centrale distributiecentrum. In het kader van voorraadoptimalisatie, is het van belang dat de producten die je al dan niet automatisch bestelt, ook daadwerkelijk op tijd en in de juiste aantallen worden geleverd. Heb jij inzichtelijk wat de Perfecte Order ratio van jouw inkooporders is en weet je hoe betrouwbaar jouw leveranciers zijn?

#2 Retouren

Een klacht kun je zien als een kans. Door als retailer klachten serieus te nemen en snel op te lossen verander je het sentiment van de klant vrij eenvoudig van ontevreden naar uiterst tevreden. Met de supply chain in het achterhoofd zijn klachten – en daarmee vaak retouren – echter verre van ideaal. Het kost je namelijk veel tijd en geld, en dat kun je beter anders besteden. Het monitoren van de KPI Retouren is eenvoudig: hoeveel artikelen zijn teruggekomen op het totaal aantal verkochte artikelen.

Hoe meer retouren, hoe meer werk er voor jou aan de winkel is. Je kunt effectief gaan analyseren welke producten het betreft. Worden de retouren veroorzaakt door een bepaalde productgroep of leverancier? Of scoort de ene winkel of regio beduidend beter dan een andere? Meestal zijn de antwoorden te vinden in de onderliggende data.

#3 Prognose betrouwbaarheid

Zoals al eerder in dit blog gemeld, is moderne voorraadoptimalisatie software tegenwoordig uitstekend in staat om de klantvraag te voorspellen zodat je daar (automatisch) je voorraad op kunt aanpassen. Alleen laat het ene product zich nou eenmaal wat makkelijker voorspellen dan het andere. Dus waarom gebruik je geen KPI om de kwaliteit van jouw software te monitoren? Dit kun je bijvoorbeeld doen met de KPI Prognose Betrouwbaarheid. Zo kun je precies achterhalen welk product jouw aandacht behoeft en welk product je geen omkijken naar hebt.

Zoals je in de afbeelding ziet, voorspelt onze software repleniQ de verkoop van pindakaas vrijwel exact, ook tijdens de actieperiodes. En repleniQ kan dit ook voor duizenden andere producten, zowel voor de food als non-food sector. Hierdoor wordt het leven van de retailer, die zijn logistieke proces op orde heeft, als ook dat van de klant, die niet meer misgrijpt op zijn of haar favoriete artikel, een stuk aangenamer!