Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant bij Axians

Plannen en budgetteren is bij veel organisaties een punt van zorg. De nadruk ligt vooral op het analyseren en presenteren van gegevens uit het verleden, terwijl het plannen, budgetteren en forecasten juist een visie op de toekomst vraagt. Het is een complex en tijdrovend proces dat vaak niet de gewenste resultaten levert qua voorspelbaarheid en sturingsmogelijkheden. Met Jedox heb je een krachtig en flexibel platform om deze processen te optimaliseren. 

Een van de ERP-pakketten die Jedox eenvoudig kan ontsluiten is Exact (bijvoorbeeld: Exact Globe, Synergy, Online en Financials). Exact is een uitstekende tool om je administratie in bij te houden, echter de rapportage mogelijkheden zijn beperkt. Het opvoeren van bijvoorbeeld een budget of forecast is niet mogelijk. 

Van weken naar dagen

Persoonlijk werk ik met Jedox EPM, dit is een krachtig en flexibel platform om deze processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan zag ik bij een van onze klanten die zijn administratie in Exact Globe voert. Zij gebruikten Excel als rapportage– en consolidatietool, maar door overnames van verschillende bedrijven barstte het aantal in omloop zijnde Excelsheets uit zijn voegen. Ook het heen en weer zenden van Excel templates bleek niet langer werkbaar.

Na de implementatie van Jedox werd aangegeven dat de tijd die zij kwijt zijn met hun consolidatieproces en onderhouden van rapportages in Excel van 2 weken per maand geslonken is naar enkele dagen.  

Om een idee te krijgen van hoe een implementatie van Exact in Jedox eruit kan zien, laat ik je in onderstaande video in 5 minuten mee in het ontsluiten van Exact:

Het proces binnen Jedox is dat stamdata opgehaald wordt uit Exact zodat eigen structuren zichtbaar worden in het systeem. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld de grootboek-, kostenplaatsen en/of kostendragerstructuur. Nadat het model opgezet is worden realisatiecijfers automatisch periodiek vanuit Exact in Jedox geladen, deze cijfers kunnen eenvoudig als basis dienen voor een budget of forecast. Naast het ophalen van de data is Jedox ook in staat om data terug te schrijven. 

Op deze manier wordt het opstellen van de begroting of een forecast een stuk efficiënter. Daarbij kunnen de verschillende budgethouders aanloggen in het systeem waardoor zij zelf verantwoordelijk zijn voor het tijdig indienen van het budget. Dit proces kan ondersteund worden door een workflow in te richten waarbij monitoring vanaf bovenaf een eenvoudig proces wordt.  

Verschillende bronsystemen

Een bijkomend voordeel is dat Jedox niet aan maar een bron te koppelen is, maar er meerdere bronnen samengevoegd kunnen worden. Dus zelfs wanneer verschillende entiteiten werken met verschillende bronsystemen kan Jedox dit samenbrengen op een integraal platform en de cijfers automatisch geconsolideerd opleveren. Daarnaast kun je niet alleen aan financiële systemen koppelen, maar ook diverse andere systemen zoals bijvoorbeeld HR, Sales of Inkoop.  

Meer weten?

Is er binnen jouw organisatie behoefte aan het eenvoudig koppelen van je administratie aan je financiële systemen?  Neem dan contact met mij op via Niels.Wesselink@axians.com.