In deze 3-delige blog serie neem ik u mee in de oplossing die we binnen Axians speciaal ontwikkeld hebben voor de zorg. De onderwerpen van deze blogs zijn:

  • Integrale Financiële Planning & Analyse in de Zorg
  • Rolling Forecast in de Zorg
  • Driver Based Capaciteitsplanning / Strategische Personeelsplanning in de Zorg

In dit eerste deel van de serie neem ik u mee in de visie van Axians op Integrale Financiële Planning & Analyse in de Zorg;

Het opstellen van de jaarlijkse begroting of het maken van prognoses en/of een rolling forecast is vaak een hele klus. De welbekende ‘Excel carrousel’ kost tijd, is foutgevoelig en weinig consistent. Gelukkig kan Axians u helpen om het hele proces van plannen, budgetteren en prognosticeren efficiënter en effectiever uit te voeren. Daarbij gebruiken we Jedox.

Komende jaren zullen de zorgkosten sterk doorstijgen, personeelskosten in de ouderenzorg en GGZ zullen in 2026 verdubbeld zijn ten opzichte van 2012. Ook de inkoopkosten van de zorg stijgen de komende 5 jaar met 60%[1]. Naast dat de kosten zullen toenemen, zorgen ook personeelstekorten en politieke dynamiek ervoor dat je als organisatie wendbaar moet zijn. U moet snel kunnen inspelen op veranderingen. Dit vereist onder andere dat kosten en opbrengsten goed inzichtelijk moeten zijn, maar ook middels strategische personeelsplanning en/of capaciteitsplanning dat schaarse middelen efficiënt ingezet kunnen worden. Kortom, van financials en systemen wordt vereist dat zij een integrale blik hebben op alle facetten van de organisatie. Een moderne planningstool is hierbij essentieel.

Excel

Bij veel organisaties zien we dat Excel de tool is waarin het grootste deel van Planning & Control Cyclus gedaan wordt. Excel is natuurlijk een prima tool en vaak ook een vertrouwd hulpmiddel voor de financial. Echter, zodra er complexere berekeningen gemaakt moeten worden, over verschillende resultaat verantwoordelijke eenheden gerapporteerd moet worden en verschillende modules samen moeten werken, dan schiet Excel tekort. Verschillende locaties hanteren hun eigen versies van de werkelijkheid, hebben wellicht eigen berekeningen van kosten of opbrengsten. Dit proces is niet transparant en bovendien foutgevoelig. Ook kost het consolideren van de cijfers naar het totaal van de zorginstelling veel tijd. Gelukkig kan dit ook anders.

 

Integrale Financiële Planning & Analyse

Vanuit Axians hebben we een oplossing gemaakt speciaal gericht op zorginstellingen. De oplossing bestaat uit verschillende modules welke door middel van automatische koppelingen met elkaar zijn verbonden. Modules zijn onder andere financieel (exploitatie, balans en cashflow), personeel, zorgplanning, capaciteitsplanning en investeringen. Wij doen dit met het platform van Jedox, waarbij we één centrale omgeving voor planning, analyse en rapportage hebben. De modules beschouwen we als zogenaamde Quick Starts, waarbij er flexibiliteit bestaat om de tool in te kunnen richten naar de specifieke situatie van de organisatie. Veelal zien we dat 80% van onze oplossing aansluit bij de bestaande werkwijze en dat we 20% configureren om het proces te volgen dat een organisatie heeft.

Door automatisch te koppelen op bestaande bronnen of een data warehouse ontstaat er één werkelijkheid dat zorgt voor een lagere foutenmarge en meer tijd om daadwerkelijk met cijfers aan de slag te gaan en de organisatie te kunnen sturen. Ook het gemakkelijk opstellen van scenario’s komt hiermee binnen handbereik.

Het resultaat is een planningsproces waarin het opstellen van de begroting, prognoses of een rolling forecast transparant is met uniformiteit in berekeningen door de centrale vastlegging. Integratie op strategische, tactische en operationele plannen op verschillende locaties wordt mogelijk. Daarnaast wordt niet alleen terug gekeken, maar ook vooral vooruit. Het brengt inzicht in de verwachte zorgopbrengsten, personele ontwikkelingen en resultaatontwikkelingen binnen de locaties met de mogelijkheid om tijdig bij te sturen. Bijvoorbeeld in uw functiemix, capaciteit, kosten of investeringen. Heldere KPI’s en dashboards helpen hierbij.

Kortom, onze oplossing zorgt ervoor dat u als capaciteitsplanner, locatiemanager of financial het inzicht heeft dat nodig is om als adviseur van de organisatie op te kunnen treden. Daarnaast heeft het management of de directie altijd direct het complete overzicht van de organisatie.

‘Think big, start small’

Wij begrijpen als geen ander dat het implementeren van een integrale oplossing veel van de organisatie vraagt. Het is daarom goed om te benadrukken dat de oplossing modulair is opgebouwd en per module afgenomen kan worden. Dit betekent dat het prima zo kan zijn dat u start met alleen de financiële module en gefaseerd personeel en zorgplanning of andere modules op een later tijdstip toevoegt.

Ditzelfde geldt voor de processen. Bestaat de huidige P&C cyclus uit alleen een begroting en wellicht prognoses maar bestaat er de wens om door te groeien naar een rolling forecast, dit kan. Wij denken graag met u mee om samen tot een groeipad te komen.

Integratie met alle bronnen

Als laatste de integratie met bronsystemen. De gemiddelde organisatie heeft tegenwoordig te maken met tal van verschillende informatie systemen. Het is daarom van belang dat een moderne planningstool hiermee overweg kan. Onze data integratie engine maakt het mogelijk om gegevens uit diverse bronnen eenvoudig te ontsluiten en te transformeren. Dit betekent dat financiële gegevens, personele gegevens en productiecijfers uit verschillende bronapplicaties naadloos kunnen worden geïntegreerd in een samenhangende planning. Of het nu gaat om databases, web services, bestanden of andere systemen, onze oplossing ondersteunt vrijwel alle standaarden voor database connectiviteit. Hierdoor is de oplossing toekomstbestendig en klaar voor eventuele bronwijzigingen.

 

Naast het integreren van gegevens uit verschillende bronnen, biedt onze oplossing ook de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar een datawarehouse of andere systemen. Voor veel zorginstellingen is de integratie met Microsoft essentieel. Onze oplossing biedt naadloze integratie met Microsoft, waardoor gegevens eenvoudig kunnen worden geanalyseerd en gerapporteerd met behulp van bekende tools zoals PowerBI of Excel. Dit verhoogt de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de gegevens voor een breed scala aan gebruikers binnen de organisatie.

 

Meer weten?

Wilt u meer weten over integrale financiële planning & analyse in de zorg? Herkent u de pijnpunten in de traditionele processen en ben je benieuwd of Jedox inderdaad een oplossing is waarmee je als organisatie de gewenste professionaliseringsslag kunt maken in de planning & control-processen? Ik laat je de mogelijkheden van Jedox graag zien. Mail mij via niels.wesselink@axians.com en ik neem zo spoedig mogelijk contact met je op.

[1] Intrakoop, inkoopcoöperatie van de zorg o.b.v. jaarverslaganalyse van de grotere VVT instellingen