Door Sven Heeger, Business Intelligence Consultant
Met Process Mining is het mogelijk om processen te ontdekken en inzichtelijk te maken. Vaak zie je dat men binnen een organisatie eigenlijk niet helemaal precies weet hoe een proces loopt. Het werkelijke proces is in veel gevallen anders dan het geschetste ideaal beeld.
Zo is een proces bijvoorbeeld minder gestructureerd dan gedacht. Geregeld is een proces in werkelijkheid een stuk complexer dan dat het gedocumenteerd staat. Het proces wordt door automatisering ondersteund waardoor de variaties niet altijd inzichtelijk zijn of medewerkers hebben een andere mening over hoe het proces zou moeten lopen. Dit soort uitzonderingen en veranderingen kun je inzichtelijk maken met Process Mining tooling.
Diverse invalshoeken
De toegevoegde waarde van Process Mining heeft verschillende invalshoeken:
- Ontdekken en Inzicht
Maak inzichtelijk hoe een proces in werkelijkheid verloopt en lokaliseer en herleid snel de eventuele knelpunten. - Audit en Compliance
Vanuit de zogenaamde Happy Flow optie kun je beoordelen of het proces daadwerkelijk zo loopt als bedacht, conform wet- en regelgeving of interne afspraken. Het ondersteunt ISO, NEN en SOC audits. - Analyse en Optimalisatie
Op basis van de uitkomsten kun je een proces aanpassen, een verbetervoorstel maken en daarna gelijk meten en zien of deze verbeteringen effect hebben gehad.
Inzicht in kleine én grote processen
Wanneer je een klein stukje van de log data bekijkt, kun je wellicht heel eenvoudig zelf een aantal opvallende zaken er tussenuit halen. Echter, een grote hoeveelheid van deze data bij elkaar is veel lastiger te overzien.
Binnen de grotere processen heeft een persoon vaak maar zicht op een bepaald gedeelte van het gehele proces. Wanneer het proces dan wordt beschreven, is dat gedeelte van het proces in detail uitgewerkt. Echter het gedeelte van het proces van voor die tijd en na die tijd (die minstens zo belangrijk zijn) worden dan overgeslagen, waardoor je geen compleet beeld hebt. Met de visuele weergave van de Process Mining tooling krijg je wel een compleet beeld inclusief de variaties.
Activiteiten herkennen en herleiden
Een voorbeeld van een proces is het versturen van een offerte. Deze offerte doorloopt meerdere en verschillende trajecten. Wordt een offerte bijvoorbeeld direct goedgekeurd, of eerst nog afgekeurd? Bij goedkeuring wordt deze bijvoorbeeld direct verstuurd, maar bij afkeuring gaat de offerte terug in concept. Hij wordt dan aangepast en opnieuw ingediend of compleet afgekeurd en afgesloten?
Het unieke offertenummer wat aan deze offerte hangt, loopt door het gehele proces heen. Hierdoor is het hele proces van deze offerte terug te vinden. Bij Process Mining is het belangrijkste dat de reeks van activiteiten te herkennen en te herleiden zijn.
Starten met Process Mining?
Om te kunnen starten met Process Mining is het van belang dat je een set met logbestanden hebt. Deze data dient automatisch gegenereerd te worden door de software die het proces ondersteund. Dit logbestand moet de volgende kenmerken bevatten:
- een datum/tijdstempel;
- een proces ID (batchnummer of offertenummer);
- een status.
De kwaliteit van de data is natuurlijk van belang. Echter wordt dit vaak pas inzichtelijk als de data wordt ingelezen. Op basis van deze inzichten kan de data opgeschoond of bijgewerkt worden, vaak kan dit geautomatiseerd.
Doelen stellen
Met Proces Mining kun je kijken of je bestaande processen werkelijk zo lopen als beschreven. Maar ook wanneer je nog geen goed zicht hebt op de processen kun je starten met Process Mining. Je doel zou kunnen zijn het in kaart willen brengen van het proces en daarna efficiency slagen doorvoeren.
Maar een doel kan ook zijn de gemiddelde doorlooptijd van een proces verlagen. Wanneer je alle data beschikbaar hebt, kun je met Process Mining kijken waar de meeste tijd verloren gaat. Of wanneer je een vermoeden hebt dat het proces op een bepaald punt niet goed loopt, kun je met Process Mining kijken of dit vermoeden klopt.
Het uiteindelijk doel zou moeten zijn dat er keuzes gemaakt kunnen worden met ondersteuning van de feitelijke gegevens van het proces.
