Hoe waarborg je de adoptie van en betrokkenheid bij software?

Het gebruik van software valt of staat met de adoptie van en het gebruik door de eindgebruikers. Het feit dat er mooie software is, wil namelijk niet zeggen dat het op de juiste manier gebruikt wordt. Je kan het mooiste systeem implementeren dat er is, maar als het niet wordt gebruikt is er geen meerwaarde. Het is dan ook heel belangrijk om vooraf na te denken over hoe je de betrokkenheid bij en adoptie van  nieuwe software stimuleert. In dit blog lees je hoe je dat doet.

Betrokkenheid creëren

Een goede manier om de adoptie van software te stimuleren en ervoor te zorgen dat een systeem op de juiste wijze gebruikt wordt, is door eindgebruikers bij je keuzes te betrekken. Geef ze ook zicht op de ERP strategie. Leg uit:

• Waarom bepaalde keuzes gemaakt worden
• Waar je heen wil
• Hoe de ERP-strategie ondersteunend is aan de strategische doelen van de organisatie
• Welke meerwaarde de keuzes hebben

Meerwaarde over de bühne brengen

Dé manier om de meerwaarde van het ERP beleid of een nieuwe oplossing over de bühne te brengen? Hanteer het ‘What’s in it for me’-principe. Ga in op wat de eindgebruikers eraan hebben. Maak duidelijk waardoor het hen helpt bij hun werkzaamheden en waarom de gemaakte keuzes bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Begrip heeft een positief effect op software adoptie!

Het belang van een roadmap voor de adoptie van software

Wees transparant in de doelen die gesteld zijn en creëer een roadmap. Maak deze roadmap ook openbaar, zodat eindgebruikers weten welke zaken prioriteit hebben. Betrek gebruikers voor de input van deze roadmap.

De ideeën box

Software staat nooit stil, maar blijft zich ontwikkelen aan de hand van (veranderde) wensen en eisen binnen de organisatie. Zorg ervoor dat er vanuit de organisatie kanalen beschikbaar zijn, zodat gewenste aanpassingen of verbeteringen ten aanzien van automatisering aangedragen kunnen worden. De vorm hiervan kan per organisatie anders zijn. Variërend van een ideeën box tot het organiseren van inputsessies met key-users en werkgroepen. Belangrijk is dat het zo laagdrempelig mogelijk is, zodat vanuit alle lagen van de organisatie suggesties aangedragen kunnen worden. Ongetwijfeld weet het management de weg naar IT wel te vinden, maar de meest waardevolle informatie ligt vaak op het niveau van de eindgebruiker. Zorg ervoor dat je die informatie tot je krijgt!

Wijziging wel of niet doorvoeren?

Als je eenmaal hebt overwogen of een aanpassing van toegevoegde waarde is, zijn er diverse zaken om aandacht te geven.

Wijziging wordt niet doorgevoerd

Niet elke suggestie ter verbetering zal leiden tot een aanpassing in de software. En daar kunnen allerlei redenen voor zijn. Het kan (technisch) niet binnen de software, het past niet binnen de uitgangspunten van je ERP-strategie, het past niet binnen het budget of de kosten die de verbetering met zich mee neemt wegen simpelweg niet op tegen de baten. Wat de reden ook is: laat de eindgebruiker weten dat er serieus naar zijn of haar suggestie is gekeken en onderbouw waarom de wijziging (op dit moment) niet wordt doorgevoerd. Oftewel, zorg ervoor dat je een gedegen poortwachters-functie hebt bij het beoordelen van suggesties, maar wees transparant in de hierop volgende besluitvorming.

Wijziging wordt wél doorgevoerd

Is een suggestie dusdanig dat je deze wilt implementeren, neem het dan op in je roadmap. Betrek vervolgens ook je eindgebruiker bij de implementatie van de verbeteringen. Houd er rekening mee dat niet iedere eindgebruiker een procesverbetering goed kan vertalen naar een technische oplossing in de software. Technische beschrijvingen van de aanpassingen in de software zijn veelal abstract. Ook richten ze zich op de aanpassingen in de software, maar beschrijven ze niet welk probleem er wordt opgelost (en hoe). Ga daarom uit van het IKIWISI-principe (‘I know it when I see it’). Neem eindgebruikers mee in de totstandkoming van de oplossing. Zodra eindgebruikers zien hoe de oplossing vormgegeven wordt in de software, kunnen ze meedenken en hun waardevolle input leveren.

Kracht van software zit in output

De kracht van software zit niet zozeer in de input, maar juist in de output. Oftewel, welke informatie kun je uit het systeem halen die je ondersteunt in je dagelijkse werkzaamheden? Voorwaardelijk is dan dat het systeem op de juiste manier gebruikt wordt en dus van de juiste input wordt voorzien. Een systeem moet op de juiste manier gebruikt worden om meerwaarde te bieden.

De meerwaarde van je ERP

Uiteindelijk is de software bedoeld om het de eindgebruiker makkelijker te maken en om ondersteunend te zijn. Van belang is dat dit ook zo ervaren wordt bij de eindgebruiker. Als gebruikers het systeem omarmd hebben en op de juiste manier voeden met informatie, levert dat de krachtige informatie op die je als organisatie nodig hebt. En daarin zit de meerwaarde van je ERP. Vragen over hoe je de adoptie van software stimuleert? Neem gerust contact met me op!