Hoe richt ik mijn emballagebeheer efficiënt in?

Als je jouw klant bevoorraadt met behulp van rolwagens, kratten of andere verpakkingseenheden, ken je de logistieke, administratieve én financiële uitdaging daarvan. De emballage vertegenwoordigt ook zonder de producten die je erin hebt geplaatst – de producten waar het de klant om gaat – namelijk een waarde. Ze kosten geld en zorgen ervoor dat jij je klanten überhaupt kúnt bevoorraden. Zonder emballage dus geen business! Reden genoeg om je emballagebeheer op een efficiënte manier in te richten. In dit blog lees je over de beste manieren om dit te doen.

Het belang van emballagebeheer

Efficiënt emballagebeheer is van uiterst belang voor handelsbedrijven die emballage zoals rolwagens, kratten en andere verpakkingseenheden gebruiken voor het bevoorraden van hun relaties. Emballagebeheer vormt zelfs zowel een logistiek als een financieel vraagstuk.

Emballagebeheer als logistiek vraagstuk

Als je emballage gebruikt voor de belevering van je klanten, zul je ze op enig moment ook weer retour moeten nemen. Maar… hoe zorg je ervoor dat dit logistiek gezien lukt? Als klant X je plotseling zestien rolwagens mee teruggeeft omdat zijn magazijn vol raakt, zit je vrachtwagen wellicht te vol voor retourname bij de volgende klant op de route. Met het oog op je logistieke planning, zul je hier op voorhand afspraken over moeten maken met je klant. En wat te doen met die ene groep klanten die zoveel rolwagens opspaart, dat jij als toeleverancier met een dreigend tekort zit? Hierdoor kan de belevering van je klanten in het gedrang komen – en dat wil je niet!

Emballagebeheer als administratief en financieel vraagstuk

Emballagebeheer is ook een administratieve en financiële uitdaging. Om het overzicht van de locatie van je rolwagens te behouden, zul je die immers ergens moeten vastleggen. Maar dan moet je systeem dat wel faciliteren. En hoe doe je dat met je facturatie? Wellicht vraag je – als stimulans voor het retour krijgen van je emballage – periodiek borg. Hoe vermeld en verreken je dat op je factuur? Dit wil je uiteraard duidelijk en foutloos doen.

Déze oplossing bieden wij voor emballagebeheer

Onze go-to oplossing voor efficiënt emballagebeheer is een business app van ActDigital, die wij ook wel ‘ActDigital on Freight’ noemen. Hoe het werkt? Via een smartphone of tablet registreert de chauffeur de emballage die bij de klant retour wordt genomen. De app zorgt voor een correcte registratie op locatie van aantallen en soorten emballage. Vervolgens koppelt de app het emballagebedrag aan de nieuwe factuur. Zo behoud je het overzicht én zorg je voor een snelle en foutloze facturatie. De oplossing kan overigens ook uitsluitend worden ingezet voor de registratie en het inzicht in de aantallen – zonder dit aan een facturatieproces te koppelen.

Met het oog op de logistieke uitdaging van emballagebeheer, is het voordeel van ActDigital dat de chauffeur via zijn device wordt geïnformeerd over dat er wat retour genomen moet worden. Ook berekent de app de ideale route met het oog op de afstand én de geplande emballage.

Zó gaat New York Pizza om met emballagebeheer

New York Pizza is al jaren klant van Axians en gebruikt Exact Globe als ERP systeem. De afgelopen jaren hebben ze dit uitgebreid met allerlei innovatieve toepassingen, zoals Warehouse Management, EDI en ActDigital apps. De apps zijn bedoeld voor de verwerking van emballage vanuit de eigen groothandel Euro Pizza Products. Bestellingen voor de winkels worden geleverd in kratten en de retourkratten worden geregistreerd en meegenomen.

Met ActDigital heeft New York Pizza dit proces getransformeerd van een papieren naar een digitaal proces. Voorheen werd de emballage door de chauffeurs genoteerd op papieren bonnen en aan het einde van de dag ingeleverd op kantoor. De administratie verwerkte de bonnen en moest de emballage achteraf op de factuur verrekenen per vestiging. Dit proces was foutgevoelig, zorgde voor veel handling en een late facturatie. Door het emballageproces te digitaliseren met ActDigital, kan de chauffeur nu ter plaatse de retouren invullen via de app. Deze informatie is direct beschikbaar op kantoor en de verrekeningen vinden automatisch op de factuur plaats. De factuur kan vervolgens direct digitaal worden verstuurd.

Verder praten hierover?

Wil je verder praten over jouw uitdaging omtrent emballagebeheer? Neem gerust contact met me op! Bekijk vooral ook eens onze ActDigital on Freight animatie hieronder of download onze brochure!