Hoe kan ik papieren formulieren digitaliseren?

Papieren formulieren, checklists en werkbonnen worden nog veel gebruikt in het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld voor inspecties, onderhoud, kwaliteitscontroles, urenregistraties en shop floor control. Het gebruik van papier is echter inefficiënt. Invullen kost (te)veel tijd en de ingevulde informatie is niet altijd compleet en leesbaar. Ook moet de informatie handmatig over worden genomen in een systeem, wat zowel tijdrovend als foutgevoelig is. En denk ook eens aan de milieubelasting. Steeds meer bedrijven zoeken dan ook naar manieren om van deze papierstroom af te komen. Zij willen hun formulieren digitaliseren. Terecht!

Papieren formulieren = dubbele handmatige handeling

Papieren formulieren creëren een dubbele handmatige last. Het gaat immers niet alleen om het vastleggen van informatie aan de voorkant; de data moeten ook worden overgenomen in een systeem. Soms worden papieren formulieren echter enkel in een ordner gedaan, waarna het in een kast verdwijnt. Jammer, want pas als data over worden genomen in een systeem kun je deze écht analyseren en krijgen data pas waarde. Door formulieren te digitaliseren, verloopt het vastleggen en verwerken van informatie efficiënter, betrouwbaarder en ‘schoner’. Dit verhoogt de kwaliteit van je data.

Efficiënter registreren door formulieren te digitaliseren

ActDigital is een platform dat connecties tussen databronnen maakt, waarop business applicaties (apps) kunnen worden samengesteld. Het stelt organisaties in staat bedrijfsprocessen verder te digitaliseren, intelligenter te maken én aan elkaar te koppelen. Dit geldt ook voor het digitaliseren van papieren formulieren, checklists en werkbonnen. En dat biedt veel voordeel.

Data zijn direct bruikbaar

Door data op locatie, onderweg of aan de productielijn digitaal te registreren worden deze direct beschikbaar. Niet alleen voor inzage, maar ook voor analyse en eventuele vervolgacties zoals bestelling en facturering ‘op kantoor’. Dit creëert directe tijdwinst!

Extra intelligentie

Ook kun je extra intelligentie aan digitale formulieren toevoegen die papier niet biedt. Zo kun je medewerkers attenderen op niet ingevulde velden of onmogelijke waardes en kunnen onnodige velden automatisch worden overgeslagen. Maar denk ook aan de mogelijkheid om foto’s of GPS-gegevens bij te sluiten. Erg handig bij digitale formulieren voor inspecties of onderhoud is de mogelijkheid om instructiefilmpjes, handleidingen en Q&A’s toe te voegen. Mocht een inspecteur of monteur tegen moeilijkheden aanlopen, kan dit de benodigde handvatten bieden om een klus snel en efficiënt af te handelen.

Voorbeeld uit de praktijk: E.C.O. Inspections

E.C.O. Inspections is een, door de Raad van Accreditatie, geaccrediteerd bedrijf voor het inspecteren van tankinstallaties, grondwater, vloeistofdichte voorzieningen en dampretour fase II. Tot enkele jaren geleden waren al hun processen – van planning tot facturatie – volledig beheerst vanuit Exact Synergy en Exact Globe. Alleen de registratie tijdens inspecties werd nog ingevuld via papieren formulieren, die vervolgens werden verwerkt tot inspectierapporten in Word.

Digitale registratie in mobiele app

Om dit te versnellen en ook nog iets met de inspectiedata te kunnen doen, zocht E.C.O. Inspections naar een oplossing. Ze kozen ervoor hun formulieren te digitaliseren met ActDigital. Pieter Tienstra, directeur E.C.O. Inspections, is erg te spreken hierover: “Onze mensen op locatie weten zo precies wanneer de inspectie plaats vindt, maar vooral wat er moet gebeuren. Per activiteit kan men een registratie vastleggen, zoals meetwaardes en checks. Het mooie is dat al deze gegevens live worden geregistreerd en direct – realtime – in Exact Synergy beschikbaar zijn. Het grote voordeel hiervan is dat het rapport direct wordt aangemaakt, via een app door de medewerker ter plaatse.”

Enorme efficiencyslag en tijdsbesparing

Pieter geeft bovendien aan een behoorlijke efficiencyslag te hebben gemaakt. “Zodra de meetwaardes binnen zijn, zit een minuut later het inspectierapport in de mailbox van de medewerker. Dit levert een enorme tijdbesparing op. Voorheen waren medewerkers vier dagen onderweg en hadden ze één dag nodig om te rapporteren. Nu zijn ze 9,5 dag onderweg en zijn ze nog maar een 0,5 dag aan het rapporteren.”