Als overheidsorganisatie zijn je hoofdprocessen al goed geautomatiseerd. Toch is er nog steeds sprake van handmatige handelingen. Doordat deelprocessen nog niet volledig geautomatiseerd zijn of systemen niet optimaal zijn geïntegreerd. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig verwerken van Excelsheets en mails. Of facturen die van buiten de finance afdeling worden doorgestuurd. De verwerking daarvan neemt onnodig veel tijd in beslag. Daarnaast ligt het maken van fouten op de loer. Want wat als er iets even niet goed wordt overgenomen? Ik leg je graag uit hoe je dit kunt voorkomen!
Het risico van handmatige handelingen op finance afdelingen
De handmatige overname van informatie uit Excelsheets, e-mails of facturen is zowel foutgevoelig als inefficiënt. Niet alleen kunnen er fouten worden gemaakt in dit proces; het kost ook nog eens onnodig veel tijd en dus mankracht. Liever zou je deze handmatige handelingen binnen de finance afdeling willen elimineren. En dat kan!
“Liever zou je deze handmatige handelingen binnen de finance afdeling willen elimineren. En dat kan!”
Robotic Process Automation (RPA)
Er zijn manieren om de juiste gegevens uit verschillende bronsystemen op het juiste moment bij elkaar te brengen. Dat hoeft niet direct met een zware Business Intelligence-tool, maar dat kan ook door de inzet van Robotic Process Automation, oftewel RPA. Het inzetten van de geschikte RPA-tool maakt het onder andere mogelijk om handmatige handelingen verder te elimineren, alle relevante financiële informatie op het juiste moment in het proces bij elkaar te brengen, systemen nog verder te integreren en tot slot de financiële processen efficiënter in te richten.
Voorbeeld uit de praktijk: Forse tijdsbesparing bij de Koninklijke Marechaussee en EBN
Bij de Koninklijke Marechaussee werken ze nu met een software oplossing waarbij eenvoudig de operationele, logistieke en financiële processen aan elkaar zijn gekoppeld. “We werken nu allemaal gestructureerd volgens hetzelfde format, waardoor we gericht informatie kunnen vinden en controleren. En dat werkt heel gebruiksvriendelijk: het systeem zegt precies wat je moet doen.. Collega’s in de operatie hoeven geen boekhoudwerk te doen: de workflow leidt ze door het proces en zorgt voor de juiste voorraadafboeking.”
Dit bespaart veel tijd, waardoor je met minder mensen meer kunt doen. Dit merken ze ook bij Energie Beheer Nederland (EBN). “Wij voeren enkel de regie en houden ons ieder bij ons eigen expertise. Dit betekent dat we met een klein IT kernteam de IT van een bedrijf met de financiële omvang van een corporate enterprise kunnen managen. Zónder zelf een applicatiebeheerder of database specialist in huis te hoeven hebben”.
Wil je een beter beeld van de financiële werkelijkheid?
Worden er binnen jouw finance afdeling nog veel handmatige handelingen verricht? Dit is een van de zes situaties die je vertellen dat ook collega’s buiten de finance afdeling – beperkte – toegang tot je systeem nodig hebben. Gelukkig kan dit op een veilige en efficiënte manier! Meer hierover weten? Download ons e-book ‘6 Situaties waarom collega’s buiten finance toegang tot je systeem nodig hebben’. Een co-creatie van Exact en Axians.
