Op de ene afdeling wordt er nog handmatig gewerkt en vind je mappen vol papieren. Facturen worden doorgemaild, geprint en vervolgens voorzien van een blokstempel weer ingescand en doorgestuurd. Terwijl een andere afdeling volledig digitaal werkt. Doordat er verschillende ‘processen’ bestaan en doordat deze niet zijn geautomatiseerd of geïntegreerd, communiceren deze systemen niet met elkaar. Het gevolg: onvolledige informatie of zelfs onjuiste informatie. Daarnaast hebben afdelingen zelf geen inzicht in hoe het staat met hun reeds gemaakte kosten. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld plotselinge budgetoverschrijdingen plaatsvinden. Daar wil je toch wat aan doen? Wat jij nodig hebt is één volledig geïntegreerd systeem!
Een gebrek aan (goede) integratie kent veel nadelen. Het veroorzaakt vertraging in je processen, eventuele koppelingen moeten goed worden onderhouden om haperingen te voorkomen en je hebt geen eenduidig beeld van de financiële werkelijkheid. Wat heb je nodig om dit te voorkomen?
De juiste informatie op het juiste moment
Alleen samen kom je tot een compleet beeld. Gelukkig kunnen je collega’s buiten de financiële afdeling in elke fase input leveren. Denk hierbij aan een korte vraag over een inkoopfactuur of een declaratie. Het op het juiste moment in een proces betrekken van de juiste collega’s wordt een fluitje van een cent als systemen met elkaar communiceren. Maar ook door rechten en rollen toe te kennen waardoor je collega’s tot op zekere hoogte toegang hebben tot je systeem. Je krijgt eenvoudig de informatie op het juiste moment, zonder dat dit te veel tijd en moeite in beslag neemt. Daarbij loop je ook niet het risico dat collega’s zelf aan de slag gaan en per ongeluk wijzigingen doorvoeren of data verwijderen. Deze barrière zorgt dat je op een efficiënte én veilige manier toegang en beschikking hebt over de nodige data.
“Het op het juiste moment in een proces betrekken van de juiste collega’s wordt een fluitje van een cent als systemen met elkaar communiceren. Maar ook door rechten en rollen toe te kennen waardoor je collega’s tot op zekere hoogte toegang hebben tot je systeem.”
Voorbeeld uit de praktijk: Koninklijke Marechaussee had behoefte aan geïntegreerd systeem
Bij de Koninklijke Marechaussee was in de loop der jaren het IV-landschap verouderd geraakt en kon men er niet meer op vertrouwen dat de verschillende systemen goed met elkaar praatten. Men zag de noodzaak voor een nieuw software landschap al enige jaren aankomen:
“Ons oude systeem begon te bloemkolen; telkens als er nieuwe of gewijzigde wetgeving van kracht werd, breidden we onze software uit met extra applicaties. Zo wijk je steeds verder af van je oorspronkelijke product. Het systeem draaide nog wel, maar het werd steeds minder goed hanteerbaar. Dankzij regelmatige controles van accountants wisten we op een gegeven moment dat het tijd was voor actie: in januari 2018 zijn we over gegaan op Exact.”
Wil je een beter beeld van de financiële werkelijkheid?
Worden er binnen jouw finance afdeling nog veel handmatige handelingen verricht? Dit is een van de zes situaties die je vertellen dat ook collega’s buiten de finance afdeling – beperkte – toegang tot je systeem nodig hebben. Gelukkig kan dit op een veilige en efficiënte manier! Meer hierover weten? Download ons e-book ‘6 Situaties waarom collega’s buiten finance toegang tot je systeem nodig hebben’. Een co-creatie van Exact en Axians.
