Emballage kan je een hoop onnodige kosten opleveren als je geen flexibel systeem hebt voor je emballage administratie. Hustling houd je bedrijf van dag tot dag misschien wel boven water, maar wanneer er fouten ontstaan verlies je zo al je grip. Want het kan wel eens voorkomen dat een werknemer bezig is met een order en dat alle emballage kratten van een bepaald formaat op blijken te zijn. Dan wil je de productie niet stil leggen. En gebruik je voor deze ene keer, kratten van een ander formaat. Maar dan… Moet je dan extra artikelnummers aanmaken of het artikelbestand uitbreiden? Dat wil je toch niet? Gelukkig kan emballage met onze ERP-software ‘I-Fresh’ flexibel zijn! I-Fresh consolideert namelijk alle administratie op de drager. In dit artikel leggen we je uit hoe dat precies zit en wat dragers zijn!

Klanteisen qua emballage: Voorkom splinters en gebroken afwasapparaten

Een klant die geen eisen heeft qua emballage is eerder de uitzondering dan de regel. De enige klant die het niet zoveel uitmaakt in welke kratten de producten zitten, is bijvoorbeeld de sympathieke groenteboer op de hoek. Volgende week komt de vrachtwagen opnieuw de straat ingereden en dan zet de groenteboer de lege emballage in de oplegger. Hoe heerlijk ongecompliceerd is die emballage cyclus… Helaas zullen de meeste van je klanten veel grotere bedrijven zijn: joekels waar je u tegen kunt zeggen.

Die joekels hebben strikte eisen over welke emballage wel en niet over de drempel van hun distributiecentra mag. Zo weet een taugékwekerij die ook levert aan de voedingsindustrie dat het voedingsmiddelenbedrijf nooit een houtenpallet op hun productievloer willen hebben. Want mocht die pallet gaan splinteren dan valt dat haast niet te detecteren. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een plastic pallet in een opvallend kleurtje.

Maar behalve hygiënische redenen, kunnen er ook tal van praktische redenen zijn waarom klanten eisen hebben qua emballage. Ze willen misschien geen andere kratten in hun logistieke stroom erbij krijgen. Of ze hebben in hun distributiecentrum in house een afwasapparaat waar niet zomaar elk formaat krat in past. Net zoals je een Belgisch bierflesje ook niet zomaar in de statiegeldautomaat van iedere Nederlandse supermarkt past.

Je lead times toch kort houden als je emballage op is

Het kan voorkomen dat een werknemer kroppensla aan het oogsten is. Tot zijn schrik komt hij erachter dat er een gebrek is aan alle ‘gewone’ kratten. Terwijl de bestellijst van de klant vraagt om nog een tiental extra kroppen ijsbergsla. Dan moet je in overleg met je afnemer om de volgende afweging te maken: Ga je wachten totdat er een vrachtwagen komt met een nieuwe lading kratten? Of kies je ervoor om snel te handelen en de kratten van nét een ander formaat of kleurtje uit de opslag te halen en die te vullen? En doe je dan later een overstapelactie? Of lever je het product aan in/op die emballage?

Hoeveel eisen de klant ook heeft voor emballage, je klant vind het waarschijnlijk nog het allerbelangrijkste dat de lead times kort zijn. Daarom zal een afnemer, in de meeste gevallen het alternatieve kratje toch accepteren. De meeste grote retailers werken via de GS1 standaard en I-Fresh sluit daarop aan. Hierdoor kun je eenvoudig alle informatie delen met de keten. Maar hoe kun je die alternatieve emballage dan administreren zonder dat het artikelbestand uitgroeit?

 

Hoe kun je flexibel werken met emballage (circulerende logistiek) en het artikelbestand gereduceerd houden?

1. Logistieke eenheid: de drager en drageradministratie

Wij als Axians hebben in ons ERP-systeem I-Fresh gekozen voor de term ‘drager’ wat staat voor de logistieke eenheid. Want de term ‘pallet’ kan verwarring opleveren omdat de meeste mensen bij pallet waarschijnlijk denken aan het houten laadbord.
De drager is het geheel. Dus bijvoorbeeld: een houten laadbord, tien groene EPS klapkratten, en het product. Op de drager consolideert het systeem alle administratie. Op de drager staat dus ook precies vast welke emballage onderdeel uitmaakt van die drager.

2. Waarschuwingen & Fouten detecteren bij emballage administratie

Met I-Fresh is het mogelijk om controles te doen, bijvoorbeeld wanneer het pallet uitgescand word bij de goederenuitgifte. Als een klant eisen stelt aan bepaalde emballage, zal het systeem de gebruiker waarschuwen, bijvoorbeeld: ‘’deze drager mag je niet leveren want er zit een ander formaat pallet onder.’’

Het zal ook bij jullie wel eens voorkomen dat een werknemer ziet dat er in de productielijn een fout is gemaakt. Bijvoorbeeld dat een drager binnenkomt op het centrale administratieve punt met een aantal afwijkende kratten op de pallet. Omdat met I-Fresh emballage flexibel kan zijn, kan deze error vervolgens eenvoudig opgelost worden;

Stel de order was 100 groene klapkratten en er staan in plaats daarvan 98 groene klapkratten en 2 afwijkende kratten op de pallet, dan is de gebruiker in staat om het order te corrigeren. Omdat de emballage administratie gekoppeld zit aan de drager is er een groot voordeel! Namelijk: op het moment dat de emballage veranderd, verandert het product zelf niet!

3. Beperkte scanhandelingen & alle informatie verzamelt in het EDI (Electronic Data Interface) bericht

In het geval dat het aantal afwijkende kratten bijvoorbeeld erg laag is, kan de gebruiker de kratten omstapelen zonder dat daarvoor apart een omstapelactie ingepland hoeft te worden.
Geeft het systeem aan dat de betreffende afnemer van het order akkoord gaat met deze alternatieve emballage? Dan kan de werknemer de pallet opnieuw scannen en kan deze order vervolgens verkocht of uitgeleverd worden. Zonder (administratieve) omstapelactie. Dan boekt het systeem automatisch de 98 groene klapkratten en de 2 afwijkende kratten op de verzendbon. Hiermee is het aantal handelingen beperkt tot slechts één scanhandeling.

Zowel op de verzenddocumenten als in de eventuele EDI berichten liggen alle artikelen (AGF als pallets en emballage) met één scan juist vast en geadministreerd. Middels EDI zijn ketenpartners correct/gestandaardiseerd geïnformeerd m.b.t. te verwachten ontvangsten. Doordat de emballage losstaat van het AGF-artikel maar wel gekoppeld is middels de dragers (logistieke eenheid), hoeft men geen aparte artikelnummers te maken. Want ongeacht in welk emballage artikel je het product stopt, het product en daarmee het artikelnummer, veranderd niet. Dat scheelt je een hele rits aan artikelinrichting.

 

De antwoorden op al je vragen over emballage administratie

 

Hoe moet ik omgaan met interne verplaatsingen van emballage? 

Het kan juist averechts werken als je alles administreert. Daarom adviseren we onze klanten om interne verplaatsingen van emballage niet vast te leggen. Maar om in plaats daarvan bij emballage in de basis te kiezen voor één administratief punt.

Hoe weet ik hoeveel emballage aanwezig is in mijn pand?

In Nederland zijn we meestal geen fan van onaangekondigd bezoek. Toch komen de instanties als EPS, LPR of CHEP een keer in de zoveel tijd onaangekondigd langs voor controle. I-Fresh maakt inzichtelijk hoeveel emballage je hebt ingekocht en verkocht. En met de emballage registratie heb je een sluitende basis administratie omtrent je emballage administratie.

Wat gebeurt er als ik eenmalig in plaats van circulerende logistiek, non-circulerende logistiek gebruik?  

Als je in plaats van emballage kratjes, een kartonnen kratje gebruikt om de sinaasappels te vervoeren, dan is het niet langer circulerende logistiek. Want ondanks dat Albert Heijn de sinaasappels eruit haalt en de sinaasappels los verkoopt en de kartonnen doos bij het oud papier gooit, is het kartonnen kratje toch onderdeel van het product. Omdat het non-circulair is, oftewel: verpakkingsmateriaal. In dit geval wijzigt het product dus wel en dan moet je een apart artikelbestand aanmaken, omdat het geen emballage is.

 

DE BONUS

I-Fresh conformeert zich met zijn drageradministratie aan de GS1 standaard!

GS1 heeft een heel arsenaal van internationale afspraken, met name in Europa, over hoe pallets (dus dragers) opgebouwd moeten zijn. Wanneer je netwerk van klanten en partners ook volgens die ‘gemeenschappelijke bron van consumenteninformatie’ werkt is de keten veel transparanter, efficiënter en duurzamer. Als je als teler een pallet op het land opbouwt en een GS1 code aanmaakt dan kunnen alle handelspartners en klanten wereldwijd de juiste productinformatie ontvangen. Tot aan de eindgebruiker aan toe.