Helaas komt het nog in veel bedrijven en overheidsinstanties voor: rondzwervende Excelsheets. Projectinformatie over de voortgang, planning, uren en budgetuitputting staan lokaal opgeslagen. Niet bij één collega, maar bij wel tientallen collega’s. Het begon misschien met één los bestand, maar door de jaren heen is dit alsmaar verder gegroeid en is er een complete schaduwadministratie ontstaan. Al deze verschillende versies van de werkelijkheid hebben grote gevolgen. Want als deze informatie niet of niet tijdig met jou gedeeld wordt, weet je niet hoe het financieel gesteld is met je organisatie. Hoe los je dit op?
Versnipperd beeld van financiële werkelijkheid
Losse bestanden, vaak bijgehouden door collega’s buiten de finance afdeling maar ook gebruikt op de finance afdeling zelf, zorgen voor een versnipperd beeld van de werkelijkheid. Daarnaast zijn deze bestanden bewerkelijk, foutgevoelig en vaak ‘begrepen’ door slechts enkele personen. Wat nu als zij de organisatie verlaten?
Dit soort bestanden en rapporten zijn niet aan elkaar gekoppeld en sluiten vaak niet op elkaar aan. Met als gevolg dat ze verschillende uitkomsten laten zien. Zo is het niet duidelijk hoe je organisatie er financieel écht voor staat. Doordat je niet de juiste informatie voor je hebt, kan je voor verrassingen komen te staan. Ook kan het zomaar gebeuren dat je je beslissingen baseert op onjuiste of incomplete informatie.
“Het kan zomaar gebeuren dat je je beslissingen baseert op onjuiste of incomplete informatie.”
Terugkerend probleem
En alsof onjuiste of incomplete informatie niet al vervelend genoeg is, geldt bovendien dat je hier steeds weer opnieuw mee geconfronteerd wordt. Een projectmanager heeft elke week een urenoverzicht nodig. Een financial moet elke maand een maandafsluiting rond krijgen. Als je elke keer weer te maken hebt met die verschillende versies van de (financiële) werkelijkheid, wordt je taak er niet gemakkelijker op.
Integratie is de oplossing
Wil jij voorkomen dat je mogelijk stuurt op incomplete informatie, dan is integratie of het hebben van één leidend systeem van essentieel belang.
Voorbeeld uit de praktijk: Corrigeren in de bron bij ICTU
Ook Advies- en projectorganisatie ICTU erkent het belang van de integratie van verschillende systemen. “Onze rapportage tooling is geïntegreerd met ons ERP-systeem. Schaduwrapportages worden daarmee overbodig. Projectsecretarissen kunnen hun gewenste informatie dan uit het systeem halen en als ze iets opvallends signaleren, kunnen we het in de bron corrigeren. Hiermee voorkomen we dat zij in Excel de juiste informatie hebben en wij nog niet, of andersom.”
Wil je een beter beeld van de financiële werkelijkheid?
Het hebben van verschillende versies van de werkelijkheid is een van de zes situaties die je vertellen dat ook collega’s buiten de finance afdeling – beperkte – toegang tot je systeem nodig hebben. Gelukkig kan dit op een veilige en efficiënte manier! Meer hierover weten? Download ons e-book ‘6 Situaties waarom collega’s buiten finance toegang tot je systeem nodig hebben’. Een co-creatie van Exact en Axians.
