Hatenboer pakt controle over complexe projecten met Exact Synergy

Hatenboer is een vooruitstrevende producent van machines die brak- of zeewater destilleren tot schoon drinkwater. Deze technologie wordt wereldwijd ingezet op booreilanden, zeeschepen en installaties op het land. De technologische expertise, het innoverende vermogen, de duurzaamheidsfactor en de huidige marktontwikkelingen zorgen ervoor dat zij een sterke, internationale groei doormaakt. Om te voldoen aan de toenemende vraag en de juiste after-sales services heeft Hatenboer naast de hoofdvestiging in Rotterdam, nu ook vestigingen in Singapore, Dubai en USA. De groei zorgde er voor dat er meer behoefte ontstond aan controle over de projecten en de voortgang. Hatenboer startte de zoektocht naar een complete oplossing en kwam uit bij Exact Synergy van Axians.

 Door de komst van buitenlandse vestigingen ontstonden er meer projecten, die zeer divers zijn in omvang en complexiteit en verdeeld zijn over meerdere locaties. Dat is mooi nieuws voor het milieu, want dankzij het schone drinkwater aan boord van schepen en op booreilanden over de hele wereld, wordt de hoeveelheid plastic gereduceerd omdat er geen waterflessen aan boord zijn.

Hatenboer is al jaren een tevreden gebruiker van Exact Globe, maar de ondersteuning voor projecten bood hierin onvoldoende mogelijkheden. Exact Synergy werd hiernaast ingezet als krachtig platform voor up-to-date informatievoorziening. Denk hierbij aan de registratie van projecten en ondersteuning van werkstromen. Marc van Drunick, group controller bij Hatenboer, vertelt alles over de complete oplossing die Axians aan Hatenboer biedt. Met behulp van de Axians-bouwstenen werd het mogelijk om de uiteenlopende projecteigenschappen vast te leggen en hierop aan te sturen.

Grip op projecten

Zoals gezegd zijn de projecten van Hatenboer complex, divers in omvang én internationaal georiënteerd. “Bouwprojecten van boorplatformen en schepen kunnen soms wel 2 tot 4 jaar duren. In deze periode zijn we afhankelijk van externe partijen waardoor controle en timing een grote rol spelen. Als externe partijen vertraging oplopen en daardoor het schip of booreiland later klaar is, moeten wij ook later leveren. Dat geldt ook andersom: als wij niet op tijd klaar zijn, vertragen we het proces van anderen weer”, legt Marc uit. “De Exact Synergy oplossing van Axians stelt ons in staat om goed om te gaan met de verschillende interne en externe factoren. Hierdoor houden we grip op de projecten die lopen en komen.”

Overzicht dankzij planningstool

Om snel en adequaat aanpassingen in de planning van projecten door te voeren, inclusief inzicht op de gevolgen voor de overige fasen binnen een project, koos Hatenboer voor de integratie met de planningstool van CCM Software. Marc vertelt: “Deze tool heeft een ijzersterk planningsscherm waarmee we in één overzicht planningen inzien en aanpassen. Bijkomend voordeel is dat de gepresenteerde gegevens in CCM rechtstreeks afkomstig zijn uit Exact Synergy. Hierdoor bevatten zowel de planning als de projectadministratie altijd dezelfde en meest actuele informatie.”

Duidelijk inzicht in kosten en goede controle

Tijdens een project lopen medewerkers van Hatenboer steevast tegen grenzen aan van calculaties. Marc licht toe: “Als er iets fout gaat op een project, heeft dat veel invloed op het resultaat. Inzicht in het verloop van een project is voor ons dus essentieel. De afdeling projecten vertegenwoordigt de meeste omzet en is het meest gecompliceerd. Omdat de looptijd van projecten lang is, weten we vooraf nooit exact wat de transportkosten zijn, wat de valutakoers doet of hoeveel containers er beschikbaar zijn.

Het is voor ons dan ook erg belangrijk om per project een uitmuntend overzicht te hebben van de kosten, opbrengst en uitputting zodat we op de juiste momenten kunnen handelen. De sturing en het inzicht dat  Exact Synergy met de bouwstenen van Axians hierin kan bieden werkt voor onze afdeling projecten perfect. Dankzij het dashboard van Exact Synergy weten we precies waar we staan met een project. Voor de projectmanager is dit van groot belang want hij heeft een spilfunctie voor alle externe partijen die aan hetzelfde project werken. Hij moet alle uren en kosten kunnen verantwoorden.”

Blik op de toekomst

Voor de afdeling projecten werkt de gekozen oplossing geweldig en daar lag ook de focus tijdens de implementatie van Exact Synergy. In de praktijk ziet Hatenboer dat er potentieel ligt bij andere afdelingen om te werken met het systeem. Marc legt uit: “Het werken met deze applicatie gaat vaak gepaard met een cultuuromslag waardoor je soms een lange adem nodig hebt voordat je het ‘afdelingsoverstijgend werken’ ervaart, waar Exact Synergy zich juist zo in onderscheidt.”

Service ondersteuning

Gezien het belang van de applicatie voor de organisatie heeft Hatenboer voor het beheer van hun omgeving een servicecontract bij Axians afgesloten in de vorm van een AppCare. Dit contract zorgt ervoor dat Hatenboer wordt ontzorgd voor wat betreft het beheer en onderhoud van de geïnstalleerde producten van Exact en Axians. Daarnaast wordt de veiligheid van de gegevens gewaarborgd door de geldende protocollen uit te voeren. “Bij gebruik van een systeem treedt altijd vervuiling op.

Mede doordat de organisatie groeit en het systeem hierop aangepast moet worden. Hatenboer houdt dit onder controle met AppCare. Twee keer per maand komt er een Axians-consultant langs die ervoor zorgt dat Exact Globe en Synergy blijven aansluiten op de organisatie en altijd up-to-date zijn. Soms creëer je fouten. Dat merk je niet tijdens het gebruik, maar als je de logs niet bijhoudt, dan wordt het op lange termijn een groot probleem. Dankzij deze service ondersteuning voorkomen we dit en werkt het systeem altijd zoals het hoort”, besluit Marc.