Meer grip op je eigen data

De geestelijke gezondheidszorg (ggz) staat binnen de zorgsector redelijk op zichzelf. Alleen al door de grote variatie aan activiteiten is de complexiteit binnen het ggz-landschap enorm. Er is sprake van diverse ziektebeelden die in veel gevallen geen standaardbehandelingen kennen. Bovendien wordt de zorg binnen instellingen, op locatie of ambulant verleend. Aan de andere kant is de financiering versnipperd. Zo is een deel van ggz voor kinderen en jeugd via de Wmo bij gemeentes ondergebracht, terwijl voor langere trajecten andere regelingen, zoals de Wlz gelden. Het complexe samenspel van activiteiten, regelingen en geldstromen, bemoeilijkt een goede inschatting van de zorgkosten, laat staan dat het ggz-organisaties lukt om goed inzicht in de bedrijfsvoering te krijgen.

De complexiteit binnen de ggz vertaalt zich ook naar de data-omgeving van organisaties. Een gemiddelde ggz-organisatie gebruikt een waaier aan bronsystemen om de zorg en bedrijfsvoering te ondersteunen. Mede door gebrek aan standaarden is de integratie tussen deze systemen echter beperkt. Verschillende systemen, zoals het EPD of een financieel pakket, leggen uiteenlopende data vast. De gegevensuitwisseling, bijvoorbeeld voor rapportages, tussen de verschillende systemen gebeurt vaak nog handmatig via Excel. Het resultaat is dat ggz-organisaties beperkte grip op hun eigen data en stuurinformatie hebben. Dit is onwenselijk nu de controle over de data-omgeving noodzakelijk is voor inzicht en sturing van de activiteiten en kosten. Niet alleen om de budgetten, intern en extern, te bewaken, maar ook om de zorgkwaliteit transparant te maken.

Pseudo-waarheden voorkomen

Door het ontbreken van standaarden is het voor veel organisaties een uitdaging om data uit primaire systemen samen te brengen. Laat staan dat ze daar relevante stuurinformatie of inzichten uit kunnen distilleren. In de praktijk hebben organisaties beperkte regie over hun eigen systemen en data. Die situatie brengt verschillende risico’s met zich mee. Door handmatige integratie van data uit bronsystemen in spreadsheets is de kwaliteit van de data en output niet gewaarborgd. Het is lastig om data te valideren, waardoor makkelijk pseudo-waarheden kunnen ontstaan. Daarnaast is de afhankelijkheid van specifieke kennis en specialisten groot. Dit maakt organisaties kwetsbaar en minder flexibel. Het is bijvoorbeeld tijdrovend of ingewikkeld om een specifiek rapport of overzicht te – laten – genereren. Op die manier is het lastig om voor een afdeling, een cliënt of doelgroep specifieke rapporten op detailniveau te genereren. Bijvoorbeeld een actueel beeld van de relaties tussen specifieke activiteiten en kosten.

Verborgen kosten voorkomen

Een andere beperkende factor van huidige datastrategieën is dat er binnen de ggz maar een paar IT-leveranciers zijn. In combinatie met een complex datalandschap en een gebrek aan standaarden is de afhankelijkheid van leveranciers relatief groot. Onderhoud en beheer door een paar leveranciers kan leiden tot verborgen kosten en beperkte flexibiliteit. Ggz-organisaties worden min of meer gedwongen om de standaardrapportages van hun leverancier te gebruiken. Dit beperkt de opties om eigen rapporten te maken. Leveranciers zijn best bereid specifieke rapportages te leveren, als zij een bredere toepassing zien of tegen extra kosten. Ondanks deze beperkingen leeft het idee in de sector dat het kostbaar en complex is om het datalandschap zelf te beheren en te onderhouden.

Onderbouwing van activiteiten en kosten

De businesscase voor de opzet en het beheer van een data-omgeving onder eigen regie is echter glashelder. Het creëren van doelgerichte rapportages en inzicht is momenteel een prioriteit in de ggz. Door de specifieke kenmerken van de eigen organisatie en activiteiten op maat te ondersteunen op basis van concrete financiële en andere data, is dit geen probleem. De rapporten die dit oplevert, bieden niet alleen een actueel beeld van de stand van zaken, maar ook een betrouwbare basis om de zorgprocessen verder te optimaliseren. Tegelijkertijd zijn de kosten niet alleen inzichtelijk te maken, maar ook onder controle te houden. Ggz-organisaties zijn zo in staat om hun activiteiten en kosten transparant te onderbouwen en bijvoorbeeld specialisaties inzichtelijk te maken. Dit maakt de zorgkwaliteit transparant en biedt goede opties om kwaliteit en kosten te vergelijken met andere ggz-instellingen in de regio.

Een eigen data-ecosysteem

Ggz-organisaties kunnen dus wel degelijk de regie op het eigen datawarehouse in handen nemen. Dan beslist een organisatie zelf over de opbouw, structuur en inhoud van een datawarehouse. Door alle data uit de organisatie integraal en eenduidig op te slaan, inclusief onderlinge relaties. Dan is alle data dus geborgd, inclusief de historische gegevens. Zo ontstaat een betere informatie-fit, een goed beheersbare en flexibele data-omgeving en dit alles tegen lagere kosten. Axians DIA helpt ggz-organisaties om binnen korte tijd een eigen data-ecosysteem op te zetten. De complexiteit is minimaal omdat het dataconcept uitgebreid getest is en gebaseerd is op best practices. Met een proof-of-concept is het mogelijk om binnen een week voor een specifiek domein, bijvoorbeeld Wmo, aan te tonen dat de logische integratie van data en verwerking tot bruikbare stuurinformatie zeer goed haalbaar is. Aansluitend is het mogelijk om ook andere domeinen te integreren. Aan de hand van een dashboard op basis van de eigen business rules kan een organisaties eenvoudig eigen rapportages en inzichten creëren.

Inzicht in de zorgkosten

De voordelen van een eigen data-ecosysteem gaan verder dan de noodzakelijke inzichten in alle activiteiten en kosten. Omdat de ggz momenteel niet per se meer per verrichting wordt betaald of een behandeling meerdere geldstromen kent, is het cruciaal om alle kostenelementen helder in kaart te brengen. Inzicht in de opbouw van de kostprijs van de verschillende activiteiten en een goed beeld van de raming versus de realiteit zijn belangrijk om grip op de financiën en de bedrijfsvoering te houden. Als de dataomgeving op orde is, kunnen ggz-organisaties hun tijd en capaciteit gebruiken voor het creëren van de inzichten om de zorg continu te verbeteren. Zonder grip op de kosten te verliezen. Dat lukt echter alleen als ggz-organisatie de regie over hun eigen data nemen. En dat is zeker niet duurder of complexer.