Met financiële ervaring bij zowel profit als non-profit organisaties, heeft Teamleider Financiën bij het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) Jan de Kievit een brede kijk op het vak. “Waar beslissingen binnen de overheid sneller genomen zouden mogen worden, zou de private sector er juist goed aan doen er iets méér tijd voor te nemen.” Verder gaat er volgens Jan veel goed binnen de Rijksoverheid, waaronder de aandacht voor finance en budgettering. Ook noemt hij het positieve effect van de overgang op e-facturatie. Als verbeterpunten noemt Jan de interne automatisering en het feit dat er veel wordt gecentraliseerd binnen de Rijksoverheid. “Als financial is het belangrijk dat je dicht op je organisatie zit en weet wat er speelt.”
Meerdere systemen én rapportages
Conform het besluit van de ministerraad, had het SCP voor de interne automatisering de keuze uit drie workflowsystemen. Hoewel Jan te spreken is over het systeem waarvoor men heeft gekozen, is hij dit minder over de manier waarop het is ingericht. “Hierbij is de nadruk gelegd op het archiveringsaspect en is er wellicht teveel gekeken naar hoe het bij andere ministeries is ingericht.” Met die ‘fit’ valt of staat het succes van goede tooling echter, zo geeft hij aan. “Hierdoor laten we in mijn ogen intelligentie liggen en dat is jammer.” Op de financiële afdeling wordt gebruik gemaakt van Exact Globe. “We hebben een zelfstandige administratie in Exact Globe, maar omdat het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport als het ware ons ‘moederbedrijf’ is, moeten onze cijfers ook daar worden ingevoerd”, zo vertelt Jan. “Dus hoewel wij vanuit onze eigen omgeving diverse interne financiële rapportages opstellen, moeten er ook rapportages naar het ministerie van VWS.”
Kas-verplichtingenstelsel
Een van de rapportages voor het VWS komt voort uit het feit dat het SCP een kas-verplichtingenstelsel hanteert. “Onze bankrekening wordt iedere dag door het Ministerie van Financiën aangevuld c.q. op nul gezet. Aangevuld bij tekort, afgeroomd bij overschot. Hierdoor komen de beschikbare gelden bij finance terecht.” Deze mutatie vindt dagelijks plaats en dat moet het SCP aan het Ministerie van VWS verantwoorden. “Deze maandverantwoording is een belangrijke
rapportage. Hieruit moet blijken waar de kosten aan zijn uitgegeven en waar de opbrengsten vandaan komen.”
“Omdat wij een budget hebben en kasgericht zijn, moeten we hetgeen we voor dit jaar verplichten ook dít jaar betalen.” Iets dat je nauwgezet moet bewaken, zo geeft Jan aan. “Je moet erg voorzichtig zijn met dingen in november of december verplichten. Dan moet je zeker weten dat je het voor de Kerst kunt betalen. Anders zijn het geen kosten voor dit jaar en loop je scheef ten opzichte van de inkomsten die je hebt.” En andersom geldt hetzelfde: “Als wij dit jaar geld krijgen om een bepaald onderzoek uit te voeren, dan moeten we dat in hetzelfde jaar uitgeven.”
Belang van financiële rapportages
En daar heb je goed overzicht voor nodig. Om die reden heeft Jan financiële rapportages laten bouwen, die geïntegreerd zijn met Exact Globe. “Maar als iets nog niet als verplichting in de administratie is opgenomen, dan houden we dat apart bij in Excel.” Dit is bijvoorbeeld het geval als er nog ‘data’ – informatie waarop het SCP haar onderzoeken baseert – ingekocht moet worden.
Meer lezen?
Voorgaand blog is afkomstig uit het e-book “De Finance Professional van morgen”, een co-creatie van Exact en Axians. Het e-book bestaat uit interviews met vier finance professionals uit de publieke en private sector, waarin naast finance trends bijvoorbeeld ook de rol van automatisering aan bod komt. Meer lezen? Download het e-book via onderstaande banner!
hbspt.cta.load(2632173, ‘c1537055-928d-493c-bde4-4c9210ec5915’, {“useNewLoader”:”true”,”region”:”na1″});