ERP implementatie

Hier vertelden we welke voordelen een ERP systeem heeft voor jouw organisatie. Wanneer je het juiste ERP systeem voor jou hebt gekozen, moet deze ook geïmplementeerd worden. Misschien nog wel belangrijker dan het systeem zelf, is het cruciaal dat de implementatie goed verloopt. Je wil namelijk niet dat data verloren gaat en streeft naar een zo snel mogelijk implementatieproces, zonder hobbels op de weg.

ERP Software implementatie is complex

Een goede implementatie van een nieuw ERP systeem is erg complex. ERP software omvat namelijk meerdere bedrijfsprocessen die nauw op elkaar aansluiten. Hierdoor zijn goede uitgangspunten en een goede voorbereiding vereist. Wist je dat bij bijna de helft van alle ERP implementaties niet het verwachte resultaat behaald wordt? In deze gevallen is er niet voldoende tijd gestoken in de voorbereiding of de implementatie duurt langer dan verwacht. Beide brengen hogere kosten met zich mee. Binnen de organisatie veroorzaakt dit ook veel onrust en onzekerheid. De voornaamste oorzaken hiervan zijn de ontwikkeling van maatwerk en (onvoldoende) kennis van de consultants die de implementatie uitvoeren en de omgeving moeten beheren.

Wat kan er misgaan tijdens een implementatie?

De problemen die kunnen ontstaan bij de implementatie van ERP software, zijn terug te voeren naar het voortraject. Als er in de eerste fase van het project onduidelijkheid is over bijvoorbeeld de doelstellingen, budget, planning of het bedrijfsproces, is er geen goede basis voor de implementatie. Wanneer er de tijdens de implementatie signalen zijn dat het resultaat gaat afwijken van wat oorspronkelijk beoogd was, is het cruciaal dat je op tijd ingrijpt.

De implementatie leidt tevens tot een grote verandering binnen de organisatie. Het is hierdoor belangrijk om je medewerkers op tijd op de hoogte te brengen, duidelijkheid te geven en al in een vroeg stadium te betrekken bij het in gebruik nemen van het systeem. Wanneer je dit niet doet, kan er onrust ontstaan en is er een lage betrokkenheid vanuit je medewerkers.

Hoe zorg je er voor een goede ERP implementatie?

Een goede voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Neem daarom een goede consultant of partner in de hand! Wie je kiest als ERP leverancier speelt een belangrijke rol in de implementatie. Een leverancier met ervaring binnen jouw branche brengt veel voordelen met zich mee. Zij zijn namelijk al bekend met marktspecifieke bedrijfsprocessen, waardoor het gemakkelijker te implementeren. Dit zie je terug in de kosten en de totale duur van de implementatie.

Samen met jouw gekozen ERP specialist maak je een goede planning en zorg je voor duidelijke doelstellingen. Enerzijds richt je jezelf tijdens de implementatie op het technische deel, waaronder het overzetten van data uit de oude systemen en het configureren van het nieuwe systeem. Daarnaast moeten er werkinstructies en procedures geïmplementeerd worden. Het voorbereiden van medewerkers en het in kaart brengen van de consequenties die het nieuwe systeem heeft voor bedrijfsprocessen zijn voorbeelden van de organische aspecten van de implementatie.

Axians als ERP implementatie partner

Uiteraard zit jij niet te wachten op een extreem lange implementatie die hoog in de kosten loopt. Bij Axians implementeren we al 30 jaar ERP software voor bedrijven in verschillende branches, waaronder zakelijke dienstverlening, ICT, healthcare en facilitaire dienstverleners. Dit doen wij met een systeem op basis van de software van Exact. Hierbij hebben we samen met onze klanten gekeken waar het systeem nog versterkt kon worden en daarvoor verschillende add-ons en procesoplossingen ontwikkeld. Het wiel hoeft hierdoor niet steeds opnieuw uitgevonden te worden: we leggen een goede basis en kijken daarna met jou welke organisatiespecifieke processen nog verder uitgespitst kunnen worden. Onze add-ons optimaliseren de processen van verschillende afdelingen binnen jouw afdelingen, waaronder:

• Sales dankzij volledig inzicht in de lead, salesfunnel en het slimme Quote to Cash proces.
• Delivery door het beter kunnen sturen op capaciteit en deliverables.
• Services door zicht op SLA- en contractafspraken en ondersteuning van je ITIL processen.
• Finance door flexibiliteit en vereenvoudiging van je contract- en financiële administratie, inclusief verbruik en bijbehorende dashboards.
• HR dankzij vergaande automatisering van je in-, door- en uitstroomproces.

Bepaalde bedrijfsprocessen zijn bij veel bedrijven in dezelfde markt soortgelijk. Daarom hebben wij deze alvast voorbereid, waardoor we een snelle en zorgeloze implementatie kunnen garanderen. En jouw organisatiespecifieke processen? Ook die worden volledig naar wens geïmplementeerd binnen hetzelfde systeem. Zo hoef je nooit concessies te doen én weet je de implementatie behapbaar te houden.