In deze 3-delige blog serie neem ik u mee in de oplossing die we binnen Axians speciaal ontwikkeld hebben voor de zorg. De onderwerpen van deze blogs zijn:

  • Integrale Financiële Planning & Analyse in de Zorg
  • Rolling Forecast in de Zorg
  • Driver Based Capaciteitsplanning / Strategische Personeelsplanning in de Zorg

In dit derde deel van de serie neem ik u mee in de visie van Axians op Driver Based Capaciteitsplanning / Strategische Personeelsplanning in de Zorg;

In de dynamische wereld met toenemende personeelstekorten is het eens te meer belangrijk om uw huidige formatie efficiënt in te zetten. Daarnaast is het belangrijk om krapte en/of ruimte altijd inzichtelijk te hebben om uw personeel niet onnodig onder druk te zetten. Tot slot is het grip houden op kosten rondom externe inhuur en flex-medewerkers essentieel. Het efficiënt beheren van personeelscapaciteit is van cruciaal belang voor het leveren van hoogwaardige zorg aan cliënten. Capaciteitsplanning en strategische personeelsplanning vormen de ruggengraat van een goed functionerende zorginstelling. In dit blog gaan we dieper in op het belang van deze planningen in de context van de zorgsector.

Wat is Capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning is het proces waarbij een organisatie haar middelen, inclusief personeel, faciliteiten en apparatuur, afstemt op de verwachte vraag. In de context van zorginstellingen omvat dit het plannen van het juiste aantal en type personeel om te voldoen aan de behoeften van cliënten op elk moment.

Strategische Personeelsplanning

Binnen capaciteitsplanning hebben we enerzijds de vraag en anderzijds het aanbod van medewerkers. De strategische personeelsplanning  bevat de vraagkant van medewerkers en dat gaat een stap verder dan alleen het managen van de in- en uitstroom. Het houdt rekening met lange termijn doelstellingen van de organisatie en externe factoren zoals demografische veranderingen, technologische ontwikkelingen en veranderingen in regelgeving. In de zorgsector is het bijzonder belangrijk vanwege de voortdurende veranderingen in de vraag naar verschillende soorten zorg en de groeiende behoefte aan gespecialiseerd personeel.

De zorgvraag

Naast het zorgaanbod is het ook belangrijk om de vraag naar zorg in kaart te hebben. Doorgaans zien we hierin twee manieren.

  1. Roosters op weekbasis; hierin leggen de zorgmanagers een basisrooster vast en passen dit aan bij pieken en/of vakanties. Door de roosters per locatie, per week, per type dienst en op functieniveau vast te leggen hebben we in beeld wat de gevraagde uren per functieniveau en locatie is. Door deze uren om te zetten naar FTE’s, rekening houdend met een bruto/netto factor, hebben we de benodigde FTE’s.
  2. Een andere optie is om de genormeerde productie te gebruiken om de zorgvraag in beeld te brengen. Door de productie maal de normen te doen hebben we de totaal gevraagde uren per locatie. Hierna kan door middel van de functiemix en bruto/netto factor een berekening gemaakt worden van de benodigde FTE’s.

GAP

Wanneer we in beeld hebben wat de vraag en het aanbod van medewerkers is per locatie kunnen we dit op elkaar afstemmen. Helaas blijkt door toenemende tekorten op de arbeidsmarkt dat er vaak negatieve ‘gap’ ontstaat op veel locaties. Binnen onze oplossing zijn er verschillende mogelijkheden om dit op te lossen. De eerste optie is om bij structurele tekorten vacatures toe te voegen aan de formatie. Wanneer zonder ‘wensdenken’ vacatures geen optie meer zijn, dan moet er een keuze gemaakt worden tussen het uitnutten van de flexpool en/of externe inhuur. In onze oplossing kan men via percentages aangeven wat de verhouding per locatie dient te zijn. Het systeem rekent dan automatisch de formatie en de bijbehorende kosten door naar de juiste locatie.

Koppeling van capaciteitsplanning aan P&C cyclus

Binnen onze oplossing koppelt de operationele/tactische capaciteitsplanning gemakkelijk aan de strategische personeelsplanning. Zoals gezegd rekent de uitkomst van het oplossen de ‘gap’ automatisch door in een begroting en/of rolling forecast binnen de personele- en exploitatie module.

Waarom is het Belangrijk?

Door de juiste mensen op de juiste plaats en op het juiste moment te hebben, kan een zorginstelling de kwaliteit van de zorg verbeteren. Goed gepland personeel kan efficiënter werken, waardoor cliënten sneller toegang krijgen tot de zorg die ze nodig hebben. Daarnaast helpt een effectieve capaciteitsplanning zorginstellingen om kosten te beheersen. Door over- of onderbezetting te vermijden, kunnen ze hun middelen efficiënter inzetten en onnodige kosten vermijden. Door beter inzicht kan dure externe inhuur vermeden worden en kunnen tekorten worden opgevangen met eigen mensen. Tot slot zorgt het voor een hogere medewerkerstevredenheid. Een goed doordachte planning houdt rekening met de behoeften van het personeel, zoals werkbelasting, werktijden en loopbaanontwikkeling. Een gebrek aan personeel kan leiden tot overbelasting van het bestaande personeel, wat kan resulteren in verminderde kwaliteit van zorg en zelfs burn-outs. Door anticiperend te plannen kunnen zorginstellingen risico’s verminderen, een veerkrachtiger personeelsbestand opbouwen en meer grip op ziekteverzuim krijgen.

Uitdagingen en oplossingen

Natuurlijk zijn er ook uitdagingen bij het plannen van capaciteit en personeel in de zorg. Deze omvatten het voorspellen van fluctuerende vraag, het vinden van gekwalificeerd personeel en het balanceren van flexibiliteit met stabiliteit. Door gebruik te maken van geavanceerde analyses en driver-based planning kunnen zorginstellingen betere voorspellingen maken over de vraag naar zorg en de benodigde personeelscapaciteit. Daarnaast zit capaciteitsplanning natuurlijk dicht tegen de operatie aan. Om de dagelijkse vraag naar zorg te vertalen naar strategische personeelsplanning dient alles omgerekend te worden naar hoger niveau zoals maand.

Conclusie

Capaciteitsplanning en strategische personeelsplanning zijn essentieel voor het succes van zorginstellingen. Door te anticiperen op de behoeften van cliënten, het efficiënt inzetten van middelen en het ondersteunen van het personeel, kunnen zorginstellingen hoogwaardige zorg leveren in een steeds veranderend landschap. Met de juiste strategieën en benaderingen kunnen zorginstellingen niet alleen de kwaliteit van zorg verbeteren, maar ook kosten verlagen en de tevredenheid van medewerkers verhogen.

 

Meer informatie?

Wilt u meer weten over hoe u slimmer om kunt gaan met capaciteitsplanning? Herkent u de pijnpunten in de huidige capaciteitsplanning en ben je benieuwd of Jedox inderdaad een oplossing is om de capaciteitsplanning te koppelen aan de bestaande planning & control-processen? Ik laat je de mogelijkheden van Jedox graag zien. Mail mij via niels.wesselink@axians.com en ik neem zo spoedig mogelijk contact met je op.