Je wilt digitaliseren, maar hoe doe je dat als zorginstelling?

Deze maand presenteerde het nieuwe kabinet zijn regeerprogramma. Hierin zijn onder andere belangrijke stappen voor de zorg uitgewerkt. Eén van de grootste uitdagingen is het verkorten van de administratietijd. Maar hoe doe je dat als zorgorganisatie? Wat zijn de juiste stappen? In dit artikel leggen we het uit.

In 2030 de administratietijd halveren

De toekomst van de zorg blijft een terugkerend onderwerp. Want hoe kunnen we wachtlijsten verkorten, de kosten verlagen en personeelstekorten oplossen? Volgens minister van Volksgezondheid Fleur Agema ligt een deel van die oplossing in kunstmatige intelligentie (AI). Ook streeft het kabinet ernaar om tegen 2030 de administratietijd in de zorg te halveren, om zo acute tekorten te voorkomen. Maar hoe pak je dit als zorgorganisatie aan? Er zijn al talloze e-initiatieven gestart. Bieden die de oplossing om administratietijd te verminderen?

Oplossingen in de zorg

Om een beter beeld te krijgen van de mogelijkheden om te digitaliseren en automatiseren spraken we met onze Client Advisor Zorg, Leon de Ridder.

Standaardoplossingen vs oplossingen op maat

Standaard processen wil je oplossen met standaardoplossingen, aldus Leon. Hij vertelt: “Deze oplossingen zijn namelijk gebouwd om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Ook zijn ze vaak goedkoper, sneller te implementeren en vergen ze minder onderhoud. Er zijn echter ook nadelen. Je bent afhankelijker van de leverancier en je bent minder flexibel. Mocht je bijvoorbeeld toch een maatwerkmodule binnen de standaardoplossing nodig hebben, kan dat lastig en kostbaar zijn en ook de support en onderhoud hiervan zijn een echte uitdaging.”

Leon vervolgt: “Bij het ontwikkelen van applicaties op maat heb je als zorgorganisatie zelf de controle over de richting en functionaliteit. Dit stelt je in staat om unieke processen en workflows te ontwikkelen die zijn afgestemd op de specifieke wensen van je zorginstelling. De software is bovendien flexibel en kan eenvoudig worden aangepast aan veranderingen in jouw specifieke zorgproces. Ook kun je deze oplossingen naadloos integreren binnen je organisatie, waardoor je voorkomt dat verschillende puntoplossingen niet goed samenwerken.

Wat we vaak merken, is dat organisaties de term ‘maatwerk’ negatief associëren. Maar met de opkomst van nieuwe technologieën, zoals low-code ontwikkelsoftware, wordt maatwerk – of liever gezegd, een op maat gemaakte oplossing met standaard technologie – weer erg interessant. Zeker gezien de steeds groter wordende uitdagingen binnen de sector.”

De 80/20-regel

Leon: “Elke zorgorganisatie heeft primaire processen die efficiënt geautomatiseerd kunnen worden. Voor elk proces zijn er vaak meerdere oplossingen beschikbaar, dus de keuze is groot. Maar zoals bij veel wijsheden geldt ook hier de 80/20-regel.”

Volgens Leon kun je 80% van de processen en wensen binnen een zorgorganisatie automatiseren met standaardoplossingen. Hij legt uit: “Standaardoplossingen zijn ontworpen om processen efficiënt te laten verlopen, maar effectiviteit is vaak niet hun sterkste punt. Elke zorgorganisatie heeft unieke mensen en processen. Hoewel er veel overeenkomsten zijn binnen sectoren, heeft elke organisatie zijn eigen kenmerken, wat je terugziet in hun unieke visie en missie. Uiteindelijk doen we het allemaal net even anders, waardoor we als organisatie en als mens het verschil willen maken. Voor de resterende 20% kun je beter kijken naar maatwerkoplossingen om processen te automatiseren. Die zijn namelijk ontwikkeld om juist effectief in te spelen op de unieke behoeften van mensen en organisatieprocessen. Dit stelt ons in staat om echt het verschil te maken.”

De problemen rondom ineffectiviteit

Als Client Advisor voor de zorgsector ziet Leon dagelijks dat standaardoplossingen niet optimaal werken. Hij hoort vaak verhalen van zorginstellingen zoals: ‘We werken met meerdere systemen die niet goed communiceren. Hierdoor ontstaan silo’s, veel handmatige werkzaamheden, fouten en frustraties op de werkvloer.’

Leon legt uit: “Dit heeft direct gevolgen voor het werkgeluk van medewerkers. Ze moeten meerdere systemen bijhouden, processen zijn niet goed op elkaar afgestemd en vaak onvoldoende geautomatiseerd. Dit gaat ten koste van de tevredenheid en productiviteit van medewerkers, waardoor er minder tijd is voor zorg aan cliënten en collega’s. Deze verborgen problemen kosten veel geld en tijd. Je wilt je kostbare mensen efficiënt en effectief inzetten, zodat zij hun werk optimaal kunnen doen. Uiteindelijk streven we ernaar de zorg betaalbaar te maken, zodat elke inwoner de beste zorg krijgt.”

Praktijkvoorbeeld: zorglogistiek

Er zijn veel situaties waarin juist softwareontwikkeling op maat automatiserings- en digitaliseringsvraagstukken kan oplossen. Een voorbeeld dat we vaak in de praktijk terugzien, is op het gebied van zorglogistiek. Zorglogistiek omvat het stroomlijnen van het proces van instroom, behandeling en uitstroom van cliënten/patiënten. Vaak komt hier nog veel handmatig werk bij kijken, zoals het gebruik van Word, Excel en e-mail, met alle foutkansen en nadelen van dien. Meerdere personen zijn betrokken bij dit proces, zoals behandelaars, zorgverleners, externe instanties, secretariaat en de cliënt/patiënt zelf.

Hoe kun je dit proces verbeteren? Met een op maat gemaakte workflow-oplossing. Deze oplossing automatiseert het gehele proces, bevat ingebouwde controles om de kwaliteit te waarborgen, en biedt automatische meldingen en triggers bij afwijkingen. Zo heb je altijd een overzicht van wie/wat/waar staat in welke stap, welke acties nog nodig zijn en bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Daarnaast biedt het inzicht in de begrote en geleverde zorg (bv. caseload monitoring). En niet te vergeten, alles moet volledig veilig zijn in verband met privacygevoelige data en wetgeving.

Door dergelijke processen te automatiseren en te verbeteren, besparen we enorm veel tijd, die we weer kunnen inzetten voor andere initiatieven om met elkaar de zorg te verbeteren. En een dergelijke automatisering draagt ook weer een steentje bij aan de uitdagingen die we sowieso al hebben om mensen te vinden en te behouden.

Kansen

Kortom, het is enorm belangrijk om in te schatten voor welke processen je voldoende hebt aan een standaardoplossing, en voor welke niet.

Als IT-partner in de zorg ontwikkelen wij, bij Axians, slimme applicaties op maat die processen verbeteren en het werkgeluk van medewerkers verhogen. We kijken mee naar de huidige processen binnen de zorginstellingen en geven advies over de optimaliseringskansen die er liggen.

Tijdens het ontwikkelproces staan de mensen die met de software gaan werken centraal. Wij geloven namelijk in de kracht van samenwerking. Jullie zijn experts in de zorgorganisatie, mensen en processen. Wij in de technologie. Die kennis brengen we samen om applicaties te ontwikkelen die écht impact maken. Wat wij doen is niet uniek, maar de manier waarop wij dat doen zeker wel.

Meer weten? Kom in contact met één van onze specialisten en vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. We helpen je graag.