Han Verhofstadt, Management Consultant bij Axians, komt vaak over de vloer bij klanten. Hierdoor heeft hij een goed beeld van waar organisaties tegenaan lopen. In dit opiniestuk deelt Han zijn visie op samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en informatie delen. Ook ontvang je enkele bruikbare tips.
Gezamelijk belang voorop
Samenwerken lijkt eenvoudig. Tenminste, als ik mijn zoon met zijn basketbalteam de bal in hoog tempo zie rondspelen terwijl er voortdurend van positie wordt gewisseld. Ik zie dan dat wanneer de omstandigheden goed zijn – samenwerken op hoog niveau eenvoudig is. Maar, samenwerken is niet altijd zo eenvoudig als het oogt. Op het werk kan dit liggen aan klanten die ‘eigenwijs’ zijn, inflexibele leveranciers of collega’s die niet doen wat ze moeten doen. En natuurlijk ook door je eigen onvermogen om echt samen te werken.
Wat ik in de praktijk merk is dat samenwerken het beste gaat als alle deelnemers belang hebben bij de samenwerking. Én belangrijker nog, als ook de personen waarmee je samenwerkt een belang hebben dat lijkt op dat van jou. Het verlangen van mijn zoon om met kwalitatief hoogstaand basketbal zijn tegenstander te verslaan, is gelijk aan dat van zijn teamgenoten en zijn coach.
Overhandig verantwoordelijkheden
Het toverwoord om samen te werken is: verantwoordelijkheid. Ik, en met mij de meeste mensen, ben niet geïnteresseerd in het afwerken van een takenlijst. Ik wil juist verantwoordelijk zijn voor hetgeen waar ik mee bezig ben. Als organisatie kun je deze verantwoordelijkheden overhandigen aan medewerkers. Het resultaat: blijere medewerkers en een betere samenwerking.
In de praktijk:
Een klant heeft een inkoopproces waarbij het inkopen op veertien locaties werd gedaan. De facturen kwamen binnen op het hoofdkantoor waar een groep van zes medewerkers de hele dag rondbelden om erachter te komen waar al die vorderingen betrekking op hadden. Diverse pogingen om hier lijn in te brengen waren mislukt. Ookal was er geïnvesteerd in een inkoopsysteem en waren er trainingen gegeven. Iedereen wist dat de inkoopfacturen toch wel afgehandeld werden op het hoofdkantoor. Tot het moment dat de locatiemanagers een jaarbudget voor inkoop kregen toegewezen waarbij overschrijdingen niet werden toegestaan en overgebleven budget per locatie kon worden her-besteed. Locaties namen nu direct contact met elkaar en met het hoofdkantoor op om zo slim mogelijk in te kopen! Het toekennen van (budget)verantwoordelijkheid had als gevolg dat er direct intensiever werd samengewerkt om zo slim in te kopen. Veel efficiënter!
Honger naar informatie
Mijn ervaring leert dat verantwoordelijkheid en effectief samenwerken tot een enorme honger naar informatie leidt. Daarnaast ontstaat er in de dagelijkse bedrijfsvoering al veel data. Er is bijvoorbeeld mailverkeer en gegevens worden in systemen vastgelegd. Hoe zorg je ervoor dat deze gegevens (of data) de juiste informatie levert voor diegenen die met elkaar samenwerken?
De eerste grondregel: gegevens worden enkel getoond aan de personen die hierin zijn geïnteresseerd. Dit klinkt als een dooddoener, maar helaas worden we vaak overspoeld met data die we niet nodig hebben. Zo kunnen we de informatie die wél relevant is niet eenvoudig vinden. Het presenteren van informatie kan op een aantal manieren. Zo is het handig als informatie verbonden is aan een uit te voeren processtap. Voorbeeld: als ik een beslissing moet nemen over de goedkeuring van een offerte, dan wil ik in mijn werkstroom zien dat die goedkeuring van mij wordt verlangd. Als ik vervolgens de goedkeuring moet geven, wil ik naast de goedkeur-knop het contract zien op basis waarvan de offerte is opgesteld.
Wat ook helpt is het werken vanuit dossiers. Als ik contact heb met een klant, dan wil ik in een cockpit kijken waar vanuit ik alle informatie kan zien die op deze klant betrekking heeft. Als ik vervolgens doorzoom naar één van de projecten dan wil ik het dossier zien, met de aan dat project gerelateerde gegevens. Voor specifiekere informatie kunnen gegevens ook worden weergegeven in dashboards die worden gecreëerd in Business Intelligence tooling.
Gericht informatie delen
Wil je effectief samenwerken? Vergeet dan de verschillende afdelingen en zoek samenwerking met de personen met wie jij je doelen kunt bereiken. Een andere afdeling mag nooit een belemmering zijn om medewerkers te betrekken in een gezamenlijk project. In veel processen en projecten is er ook een innig verband met klanten, leveranciers en andere relaties (denk aan overheidsinstellingen als het gaat om vergunningen). Het is de moeite waard om hierbij ook te streven naar een goede samenwerking. Het verhoogt de tevredenheid van al je relaties en geeft inzicht in waar je mee bezig bent. Zodat je van elkaar kunt leren en samen het stuur in handen neemt.
Als het mogelijk is, kies er dan voor om met deze relaties samen de projecten en processen te beheren. Maak gebruik van één workflow, samen met je klant of leverancier. Door externe belanghebbenden in processtappen te betrekken. Zo heb je niet langer twee processen die parallel aan elkaar lopen maar één gezamenlijk proces. Dit kan je creëren door klanten of leveranciers toegang te geven tot jouw softwaresystemen, maar het kan ook door gebruik te maken van een systeem van de klant en daar informatie aan te leveren. Als relaties jouw systeem gebruiken dan kunnen zij toegang tot het interne systeem krijgen door middel van portals, apps of koppelingen. Maak je gebruik van het systeem van de klant dan kan er een live-koppeling worden gecreëerd, bijvoorbeeld met een web service. Door samen te werken binnen de systemen, wordt data verreikt vanuit meerdere disciplines en wordt dubbel werk in veel gevallen voorkomen.
Ook de samenwerking in de keten gaat het best bij verdeling en toekenning van effectief vastgestelde verantwoordelijkheden. Een mooi voorbeeld in welke vorm dit gegoten kan worden zijn SLA’s. Deze worden vaak door serviceorganisaties afgesloten met klanten en leveranciers. Het vergroot de kans op succes van de samenwerking en daarmee het resultaat van het project. Een tevreden klant!
ICT als gereedschap
Een softwaresysteem kan enorm ondersteunen bij het stroomlijnen van processen. Let wel: een ICT-oplossing verandert het proces niet, maar een nieuw proces wordt verankerd en de invoer van het vereenvoudigd door gebruik te maken van een ICT-systeem. Zoek pas een ICT-oplossing als je duidelijk in kaart hebt hoe je wilt samenwerken en aan welke ondersteuning je behoefte hebt. Om goed samen te werken en de verantwoordelijkheden te verdelen heb ik een aantal tips waar je op kunt letten bij het opzetten van een nieuw systeem:
1. Zorg dat het systeem integraal wordt opgezet en dat afdelingen en relaties in één omgeving met elkaar samenwerken. Dit betekent niet dat er perse een nieuwe applicatie moet komen, maar wel dat de verschillende applicaties goed met elkaar verbonden worden.
2. Probeer in een systeem elke handeling procesgericht te maken zodat betrokkenen via hun persoonlijke werkstromen kunnen werken. Goede persoonlijke werkstromen en dossiers leiden tot persoonsgerichte informatie en zorgen ervoor dat medewerkers overzicht hebben.
3. Doe elke stap maar éénmalig en automatiseer alle handelingen waar niemand over nadenkt. Als een medewerker een offerte aanmaakt, dan is het onzin dat de verkooporder die hier uit voorkomt met de hand wordt ingevoerd. Een goed softwaresysteem verbindt deze processen zodat dubbel werk voorkomen wordt.
Meer weten over de rol van software bij het stroomlijnen van de processen? Download dan het whitepaper ‘Creëer meer inzicht en grip op je bedrijfsvoering’.
