De Data Vision Quest

De tijd dat je managers nog moest overtuigen dat data misschien wel hun grootste bezit was, ligt al geruime tijd achter ons. Iedere organisatie begrijpt tegenwoordig dat slim inzetten van data essentieel is om te overleven in een steeds verder digitaliserende wereld. Data-initiatieven schieten als paddenstoelen uit de grond en bedrijven verdiepen zich enthousiast in de mogelijkheden van self service analytics, datavirtualisatie en data science. En toch zien we in de praktijk dat veel ideeën al sneuvelen voordat ze zijn begonnen, vastlopen in de uitvoering of niet de verwachte resultaten opleveren. Een recent rapport van McKinsey ‘The age of analytics, competing in a data-driven world’ concludeert het als volgt: “Turning a world full of data into a data-driven world is an idea that many companies have found difficult to pull off in practice.”

Het ontbreekt bedrijven niet aan overtuiging, ambitie, ideeën of enthousiasme, maar op een of andere manier lukt het niet om datagedreven werken te vertalen van een concept naar de dagelijkse praktijk. En waar veel bedrijven de oplossing zoeken in uitvoerige analyses en bijbehorende dikke rapporten, merken wij dat dit dilemma eigenlijk heel snel opgelost kan worden. Hoe snel? In een drie uur durende inspiratiesessie die we de Data Vision Quest noemen.

Waar knelt de schoen?

Laten we eerst eens kijken waar het vaak knelt aan de hand van een aantal situaties waar we in de praktijk vaak tegenaan lopen:

Van onbegrip naar een gezamenlijk plan

Herkenbaar? Dan zie je misschien ook wat deze voorbeelden gemeen hebben. Waar IT en business hetzelfde nastreven, raken ze elkaar juist steeds meer kwijt. De business ziet niet de toegevoegde waarde van initiatieven waar IT mee komt en IT heeft moeite om gebruikerswensen te doorgronden en realiseren. Alsof ze een andere taal spreken. Natuurlijk wil iedereen werken aan een 360⁰ klantbeeld, een flexibele data marketplace of self service BI. Maar door het ontbreken van een eenduidige visie en een gezamenlijk gedragen plan  stranden initiatieven en projecten in onbegrip of zelfs tegenwerking. Een open deur? Toch komen we al jaren over de vloer bij organisaties die hier mee worstelen omdat ze niet beseffen dat de oplossing ligt in het leggen van verbindingen.

Het goede nieuws is dat we zien dat die verbindingen bijna altijd snel te leggen zijn vanuit de overkoepelende ambitie. Niet door langdurige analyses en onderzoeken, maar door als managementteam één middag te besteden om samen te werken aan een gemeenschappelijk plan dat door iedereen geleefd wordt. Met daarin een gezamenlijke visie op de rol van data in je organisatie en de vertaling naar concrete en uitvoerbare projecten. Een zoektocht naar wat er nodig is om de brug tussen data en de gebruikersorganisatie te bouwen, zodat er initiatieven op gang komen die breder gaan dan het idee van één persoon of afdeling. Een Data Vision Quest dus…

Snelkookpan

Patrick Lencioni zegt het mooi in zijn bestseller ‘Getting naked’: verkwist je tijd niet door te praten wat je zou kunnen doen, begin het gewoon te doen! Precies wat je doet tijdens een Data Vision Quest: knopen doorhakken, lange interne routes uitschakelen en wederzijds onbegrip wegnemen. En het levert ook nog eens een ontzettend leuke en inspirerende middag op. Alsof je in een snelkookpan zit waar ambities, ideeën en inzichten samensmelten tot een plan dat ontdaan is van alle ruis.

De randvoorwaarden voor een geslaagde Data Vision Quest? Een gezamenlijke ambitie vooraf en betrokkenheid van zowel IT als business. Met inbreng van minstens drie en bij voorkeur vijf mensen uit meerdere disciplines. Iedere deelnemer moet het geloof hebben dat slim gebruik van data veel kan opleveren, bereid zijn een zeer actieve bijdrage te leveren en te prikkelen en geprikkeld te worden. Bij voorkeur kom je niet op kantoor bij elkaar, maar in een inspirerende omgeving, weg van de dagelijkse operatie. Als je het goed doet, heb je na een middag een duidelijk programma voor de komende jaren en kun je meteen aan de slag met het uitwerken van de eerste projectplannen. Zo snel gaat het.

Dromen en ambities

Een Data Vision Quest bestaat uit drie onderdelen die actief én interactief besproken worden. De eerste stap – die managers altijd erg inspirerend vinden – is het delen en bespreken van dromen en ambities. En dan hebben het niet alleen over de organisatiedoelen, maar ook over de persoonlijke ambitie van alle deelnemers. Welke gezamenlijkheid zit er in die ambities en hoe sluiten persoonlijke dromen daarop aan? Herken je je in elkaars ambities?

Deze eerste stap levert, naast goede discussies, uiteindelijk een gezamenlijk beeld op van belangrijke ambities waar data een rol in kan spelen en de onderlinge prioriteit in die ambities. Waarna het eenvoudig wordt om de drie tot vier belangrijkste ambities uit te kiezen om als eerste te gaan waarmaken.

Langs alle invalshoeken

Nu kan er samen gepuzzeld worden wat er voor nodig is om ieder van deze ambities te bereiken. Om te voorkomen dat die discussie meteen (of alleen) over technische oplossingen gaat, kijk je daarbij als team steeds naar de vier invalshoeken die een rol spelen bij het realiseren van iedere ambities:

• Strategie & Informatie: hoe past deze ambitie in de bedrijfsstrategie en welke key performance indicators gebruiken we om te meten of we succesvol zijn?
• Organisatie & Proces: welke wijzigingen in de organisatie(structuur) zijn er nodig als we dit willen bereiken en welke processen moeten anders gaan lopen?
• Cultuur & Gebruikers: hoe bouwen we aan een datagedreven cultuur en welke kennis- en vaardigheden hebben medewerkers nodig om dit tot een succes te maken?
• Tools & Architectuur: welke wijzigingen in het IT-landschap zijn hiervoor nodig en in welke technologie en hulpmiddelen moeten we investeren?

Projectprogramma en business case

Als je weet wat er moet gebeuren, kun je activiteiten combineren in concrete projecten. Per project kunnen randvoorwaarden en risico’s in kaart worden gebracht. En met het beeld van de benodigde investeringen ben je in staat om een eerste opzet te maken van een business case die je helpt om de plannen te promoten binnen de organisatie.

De laatste – misschien wel belangrijkste – stap is het aangaan van commitment. Staan we allemaal achter dit plan en wie neemt verantwoordelijkheid voor welke onderdelen van dat plan?

Als je het doet, doe het dan goed!

Het klinkt misschien ambitieus, in een halve dag een doordacht en breed gedragen plan. Maar we zien keer op keer dat het kan. Omdat iedereen allang dezelfde ambitie heeft en het eigenlijk ‘alleen’ draait om het zoeken van de onderlinge verbinding om vervolgens concrete stappen uit te denken vanuit de belangrijke invalshoeken. Juist door dat in een interactieve, inspirerende snelkookpansessie te doen, kom je tot de beste resultaten.

Dat vraagt wel om de betrokkenheid van de juiste mensen. Managers die geloven in een lerende organisatie, openstaan voor andere meningen en mandaat hebben om stappen te zetten. En het lukt alleen met een ervaren, objectieve facilitator. Die ruimte creëert voor discussie maar effectief toewerkt naar consensus. Die zorgvuldig alle stappen in het proces bewaakt, maar ook het tempo erin houdt. En die als liaison tussen IT en Business met alle partijen een zinvol gesprek kan voeren.

Zorg bovendien voor mooie hulpmaterialen waarop je als team niet alleen alle (tussen)resultaten kunt vastleggen, maar die ook een blijvende motivatie bieden voor alle noeste arbeid die gaat volgen. Voor de hele organisatie. Zo hou je de inspiratie en energie van de Data Vision Quest zo lang mogelijk in leven!

Met wie in jouw organisatie zou jij de verbinding willen zoeken om samen grootse dingen te bereiken met data?