Wist je dat organisaties jaarlijks aanzienlijke bedragen verspillen aan het opslaan van data die nooit wordt gebruikt? Naast de kosten brengt dit ook uitdagingen met zich mee voor databeheer en compliance.

Hoe verminder je deze kosten en risico’s?

Door dataminimalisatie toe te passen, niet alleen als technische oplossing, maar als een fundamentele mindset binnen je organisatie. Je leest erover in dit blog.

Wat is dataminimalisatie?

Dataminimalisatie betekent dat je alleen de strikt noodzakelijke gegevens verzamelt en verwerkt.
Dit helpt organisaties om:

  • Te voldoen aan de eisen van toezichthouders en wet- & regelgeving.
  • Kosten en complexiteit te verlagen.
  • Vertrouwen van burgers, klanten en partners te versterken.

Eigenlijk draait het om de simpele vraag: Hebben we deze gegevens écht nodig om ons doel te bereiken?

Eerder publiceerden we dit blog waarin door Rick van der Lans al beschreven is hoe het principe van dataminimalisatie doorwerkt in de uitgangspunten van je data-architectuur en hoe dit bijdraagt aan het echt mogelijk maken van data-on-demand.

In een moderne data-architectuur, waarin datavirtualisatie een cruciale rol speelt, blijft data op zijn oorspronkelijke locatie en wordt deze alleen verwerkt wanneer nodig, zonder onnodige kopieën of verplaatsingen.

Dataminimalisatie in de (semi-) publieke sector

Publieke en semi-publieke organisaties beheren vaak gevoelige persoonsgegevens, zoals medische dossiers, belastinginformatie of sociale zekerheidsgegevens. Het verantwoord omgaan met deze data is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor vertrouwen.

Uitdagingen:

  • Transparantie en verantwoording: Burgers verwachten dat hun gegevens zorgvuldig en veilig worden behandeld.
  • Gevoelige gegevens: Data zoals persoonsgegevens vereisen extra bescherming.
  • Groeiende complexiteit: Nieuwe wetgeving en maatschappelijke verwachtingen vragen om een flexibele datastrategie.

Praktijkvoorbeelden:

  • Gemeenten: Vraag bij subsidieaanvragen alleen om inkomenscategorieën in plaats van volledige inkomensspecificaties.
  • Zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s): Het CBR verwerkt medische gegevens om te beoordelen of iemand rijgeschikt is. In plaats van volledige medische dossiers op te vragen, kan een ‘rijgeschiktheidscode’ volstaan.

Hoe pas je dataminimalisatie toe?

Dataminimalisatie is meer dan een technische oplossing, het vraagt om een gedragsverandering binnen de organisatie. Wat is nodig om dit in de praktijk te brengen? Een nieuwe data-architectuur en tools zijn niet genoeg. Het vereist overtuiging en duidelijke afspraken die in elke functie en elk domein toepasbaar zijn.

Een aantal concrete stappen en voorbeelden:

1. Verzamel alleen wat nodig is: Vraag vanaf het begin uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor een specifiek doel.

Voorbeeld: Bij registratieprocessen vraag je enkel naam en e-mailadres, en laat je velden zoals geboortedatum weg tenzij relevant.

2. Verwijder wat niet meer nodig is: Stel bewaartermijnen vast en verwijder overbodige data tijdig.

Voorbeeld: Een gemeente hanteert automatische dataverwijdering na vijf jaar, wat opslagkosten verlaagt.

3. Bescherm gegevens tijdens verwerking: Gebruik technieken zoals pseudonimisatie en anonimisering.

Voorbeeld: Een zorginstelling gebruikt anonieme klant-ID’s in plaats van namen bij data-analyse.

4. Beperk toegang: Geef medewerkers alleen toegang tot de data die ze nodig hebben voor hun specifieke taken.

Voorbeeld: Geeft medewerkers toegang tot klantgegevens per proces, wat het risico op datalekken verkleint.

Belangrijke principes van dataminimalisatie

Dataminimalisatie draagt bij aan privacybescherming en helpt transparantie en verantwoording te waarborgen. De drie kernprincipes:

  • Transparantie: Elke verwerking van persoonsgegevens moet rechtmatig en eerlijk zijn.
  • Doelbeperking: Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor specifieke, legitieme doelen en mogen niet voor andere doeleinden worden verwerkt die in strijd zijn met de oorspronkelijke doelen.
  • Gegevensminimalisatie: Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als ze relevant, toereikend en strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt

Een nuttige bron is de AVG-handleiding van de Rijksoverheid: ‘‘Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming’, Ministerie van Justitie en Veiligheid, 2023.

Voordelen van dataminimalisatie; vertrouwen winnen, risico’s en kosten verlagen

Door dataminimalisatie te integreren, bouw je een cultuur van zorgvuldigheid en verantwoord datagebruik. Dit levert belangrijke voordelen op:

  • Vertrouwen winnen: Transparantie en verantwoord datagebruik, versterken de geloofwaardigheid van een organisatie en bouwen aan vertrouwen bij klanten, burgers en partners.
  • Juridische aansprakelijkheid verkleinen: Minder verzamelde data betekent minder risico op privacy overtredingen en juridische problemen.
  • Kosten besparen: Minder dataopslag en -verwerking leidt tot lagere operationele kosten.
  • Privacy risico’s verminderen: Minder gegevens betekent minder blootstelling bij een datalek en daardoor minder schade voor de betrokkenen.

Dataminimalisatie: Hoe begin je?

Dataminimalisatie begint niet met technologie maar met een verandering binnen de organisatie. Door alle lagen van de organisatie te betrekken, creëer je een cultuur waarin zorgvuldig datagebruik de norm wordt.

Met een moderne data-architectuur en een focus op datavirtualisatie wordt dataminimalisatie haalbaar en schaalbaar. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar een strategische keuze die organisaties voorbereidt op een duurzame digitale toekomst.

Zet vandaag de eerste stap

Het Denodo-platform voor datavirtualisatie is een krachtige tool die organisaties helpt om dataminimalisatie effectief toe te passen. Het biedt directe toegang tot gegevens zonder deze fysiek te repliceren. Dit stelt organisaties in staat alleen de strikt noodzakelijke gegevens op te vragen en te verwerken, wat helpt bij het reduceren van opslagkosten, complexiteit en risico’s.
Bovendien ondersteunt het datavirtualisatie platform transparantie door datatoegang en -transformaties centraal te beheren. Ook vergemakkelijkt Denodo het dynamisch toepassen van business rules op relevante data, wat cruciaal is voor verantwoord en proportioneel datagebruik.

Klaar voor een verantwoorde datastrategie?

Wil je weten hoe jouw organisatie kosten bespaart en risico’s vermindert? Plan een kennismakingsgesprek en ontdek hoe wij je kunnen helpen met een verantwoorde datastrategie.