Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant

Bij het kiezen van de juiste budgetteringsmethode voor jouw bedrijf, hebben de managementstijl en de bedrijfsstructuur van een organisatie een grote invloed op het ontwerp en de implementatie van budgetteringsprocessen. In dit blog vergelijk ik twee budgetteringsmethoden: de meer traditionele budgetteringsaanpak en de methode die gewoonlijk ‘Beyond Budgeting’ wordt genoemd. 

Wendbaarheid en flexibiliteit staan ​​voorop

Bedrijven worden meer dan ooit geconfronteerd met snel veranderende markten en zakelijke eisen. Zelfs met iets dat zo eenvoudig lijkt als budgettering, is het noodzakelijk om met succes marktkansen te identificeren en te gebruiken. Daarnaast wil je succesvol vorm geven aan de digitale transformatie binnen je organisatie. Het is daarom bijna verplicht om je snel aan te passen aan de technologische vooruitgang binnen alle gebieden van je bedrijf. 

Planning en budgettering tot de belangrijkste taken voor organisaties. Dit omdat het een fundamenteel bedrijfsonderdeel is om een ​​goede besluitvorming te ondersteunen. Met dit in gedachten is het niet gek dat steeds meer organisaties in verschillende industrieën hun benadering van planning en budgettering willen verbeteren. 

Managementstijl is belangrijk

Vaak wordt de traditionele budgetteringsaanpak binnen het bedrijfsleven gehanteerd. In grote lijnen omvat het een top-down benadering en wordt het bijna puur “van bovenaf” beheerd. Traditioneel zijn budgetbeslissingen stevig verankerd op managementniveau. Het vertaalt de strategische doelstellingen naar operationele doelstellingen, plannen en initiatieven voor alle afdelingen en medewerkers. 

Een top-down benadering is primair gericht op korte termijn doelen en winst. Dit brengt mogelijke nadelen met zich mee: korte termijn doelen kunnen elkaar in sommige omstandigheden tegenspreken en kunnen zelfs een negatieve invloed hebben op werknemers die de behoefte voelen om “buiten de lijntjes” te gaan om die doelen te bereiken, vooral wanneer de druk hoog is. 

Beyond budgeting

De “Beyond Budgeting” -benadering is heel anders: managers versterken en coachen teams en afdelingen die veel dichter bij interne en externe klanten staan ​​in hun dagelijkse zaken en die waarschijnlijk beter vertrouwd zijn met de veranderende eisen van de markt. De belangrijkste mentaliteit van deze moderne budgetteringsaanpak is dat bedrijven een verbetering van de resultaten zullen zien als het management de controle gedeeltelijk uit handen geeft. Hierdoor kunnen afdelingen en teams profiteren van hun nabijheid tot klanten en autonoom reageren. Dit heeft weer invloed op doelen, plannen en initiatieven. 

De bedrijfsstructuur

De traditionele budgetteringsaanpak geeft gecentraliseerde autoriteit aan de top van de administratieve “piramide”. Het communiceert doelen, plannen en initiatieven op verschillende bedrijfsniveaus. Deze gecentraliseerde beheerstructuur verbruikt grote hoeveelheden middelen, tijd en geld. Het risico bestaat ook dat deze vorm van bedrijfsstructuur managers kan isoleren van snel veranderende marktontwikkelingen. 

Een “Beyond Budgeting” -benadering verandert waar die beslissingen worden genomen. De formele structuur van een bedrijf blijft onaangetast. Gedecentraliseerde business units en teams kunnen nu meer autonoom handelen. 

Doordat deze groepen dichter bij de klanten staan ​​en dagelijks met hen samenwerken, zijn ze zich meer bewust van veranderingen in klantbehoeften en kunnen ze effectiever en sneller reageren op deze veranderingen. Deze aanpak – wanneer juist gebruikt – levert over het algemeen mooie resultaten op: levering van snellere diensten, betere producten en meer samenwerkende, betrokken belanghebbenden. Luister naar degenen die het vaakst naar je klanten luisteren en pas het budget daarop aan. 

Conclusie

Betere samenwerking in de hele organisatie kan betere resultaten opleveren. Met de moderne “Beyond Budgeting” -benadering kunnen traditionele, vaste doelstellingen worden vervangen door relatieve vergelijkingen met collega’s, benchmarks en best practices. Dit opent nieuw potentieel zonder de fundamentele bedrijfsstructuur te hoeven veranderen. 

De Beyond Budgeting-benadering is echter niet voor elke organisatie een ‘perfecte oplossing’. Combinaties van top-down en bottom-up budgetteringsbenaderingen komen steeds vaker voor. Dit om te zorgen dat waardevolle kennis uit de eerste hand van de verschillende afdelingen of business units niet wordt gemist. 

Meer weten?

Wil jij ook sneller en efficiënter plannen, budgetteren en prognotiseren? Bekijk dan eens de pagina van Jedox, de gebruiksvriendelijke technologie voor Enterprise Performance Management. Liever direct zien wat Jedox kan? Bekijk het webinar “Een modern en flexibel EPM platform voor controllers“