Als Pre Sales Consultant komt Erik de Meijer vaak bij verschillende organisaties en voor uiteenlopende vraagstukken. Variërend van bestaande klanten die een nieuw proces willen automatiseren tot prospects die een uitvraag doen voor een deel van hun (primaire) proces.

In deze serie van artikelen neemt hij je mee in de diversiteit aan vraagstukken die hij in de praktijk tegenkomt, met daarbij een aantal tips en overwegingen. In dit blogartikel vertelt hij over de toegevoegde waarde van op best practices gebaseerde standaarden.

 

Dit hebben jullie toch wel eens eerder gedaan?

Regelmatig krijg ik de vraag ‘Dit hebben jullie toch wel eens eerder gedaan?’ of de opmerking ‘Ons bedrijf is helemaal niet zo bijzonder’.

Een belangrijk deel van de keuze van een software pakket gaat over de gewenste inrichting. Een deel van deze inrichting is wat algemener van aard en een deel is altijd klantspecifiek.

Als we bijvoorbeeld naar het HRM proces kijken dan is dit bij ieder bedrijf grofweg hetzelfde. Je hebt te maken met instroom, doorstroom en uitstroom. Binnen deze gebieden zijn weer allerlei onderverdelingen te maken, zoals werving en selectie, verlof en verzuim en beoordelingen.

De 80-20 regel geldt ook voor een best practice

Dit betekent in de praktijk dat over het algemeen zo’n 70-80% van de inrichting hergebruikt kan worden. Het overige deel gaat vaak over specifieke bedrijfsprocessen, logica en/of uitzonderingen.

Een tweetal voorbeelden:

  • De klant wil naast het nieuwe HR systeem een aparte applicatie in gebruik houden voor het werving- en selectieproces. Dit betekent dat er goed gekeken zal moeten worden wat in welke applicatie wordt bijgehouden, welke applicatie leidend wordt en welke data wordt uitgewisseld;
  • De klant wil graag, als er specifieke melding wordt gedaan door een medewerker die dit jaar vaker dan drie keer is ziek geweest, dat de HR professional die op de betreffende dag werkt automatisch een notificatie krijgt, tenzij ze al betrokken is geweest in één van deze drie ziekmeldingen.

Kijkend naar bovenstaande is het denk ik wel duidelijk dat er uiteindelijk in deze 20-30% het meeste tijd gaat zitten.

Deze tijd zit enerzijds in het configureren van de software, maar ook in het bereiken van overeenstemming. Voordat er geconfigureerd kan worden is het wel nodig om precies te weten wat er moet worden gemaakt. Hierdoor worden alle betrokken verplicht om na te denken over de betreffende processen. Dit wordt vaak onderschat en neemt meer tijd in beslag dan ingeschat.

Dit kan diverse redenen hebben:

  • De huidige en gewenste situatie zijn (nog) niet beschreven;
  • Er is binnen de organisatie nog geen overeenstemming over de gewenste functionaliteit/logica;
  • Er zijn (te)veel uitzonderingen, die het automatiseren lastig maken.

Hierdoor kan de uiteindelijke implementatie en tijdsduur toch wel flink anders uitpakken dan verwacht.

Hoe dan een goede keuze maken?

Het is de kunst om een goede balans te vinden in het blijven bij de standaard en de best practice en het aanpassen op maat. Kijk per onderdeel kritisch wat het aan tijd kost (beschrijven, configureren, testen, in gebruik nemen, documenteren) en wat het oplevert…

Digitaal ondertekenen bijvoorbeeld kan zeer interessant zijn, maar dan wel als het aantal documenten groot genoeg is. Als er per maand gemiddeld één medewerker in- of uitdienst gaat en er verder geen andere documenten ondertekend worden, dan weegt de investering in tijd en geld niet op tegen de baten.

Samenvattend is het goed om tijdens een software selectie te kijken naar een partij die ook best practices aanbiedt. Het zijn echte implementatieversnellers omdat er al een keer is nagedacht over een inrichting bij soortgelijke organisaties.

Kijk echter altijd goed naar de uitzonderingen en weeg af of de betreffende uitzondering echt specifiek genoeg is om hiervoor af te wijken. Denk hierbij goed na over de kosten en de baten. Dit hoeft uiteraard niet alleen in geld, maar soms kan een aanpassing ook gebruikerstevredenheid vergroten. Wat uiteindelijk de slagingskans van het project weer verhoogt!