Best of breed vs. best of suite: wat past wel en wat past niet?

Kies je voor ‘Best of breed’ of juist voor ‘Best of suite’? Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van diverse factoren. Factoren waarover je in dit blog leest! Eén ding is duidelijk: als je een goed beeld hebt van je applicatielandschap en een duidelijk uitgangspunt hebt omtrent de keuze voor ’best of breed’ of ’best of suite’, kun je afgewogen keuzes maken bij vragen vanuit de business omtrent automatisering en de inzet van applicaties.

Het begint bij een goed beeld van je applicatielandschap

Voordat je een keuze tussen ‘Best of breed’ en ‘Best of suite’ kunt maken, heb je een goed beeld van je applicatielandschap nodig. Probeer dit bijvoorbeeld visueel weer te geven met behulp van Visio-tekeningen. Vraag je de volgende zaken af:

• Welke processen vinden waar plaats?
• Hoe functioneren deze processen en de bijbehorende applicaties?
• Welk doel ondersteunt elke applicatie?
• Waar vindt het beheer van stamdata plaats?
• Welke koppelingen zijn er tussen de diverse applicaties? En op basis van welke technieken zijn deze gemaakt?
• Wat staat er on premises en wat in de cloud?

Door een goed beeld te hebben van de verschillende applicaties en welke verhouding ze tot elkaar hebben, worden toekomstige keuzes met betrekking tot software gemakkelijker. Je weet immers wat je al tot je beschikking hebt en wat het allemaal kan. Daarnaast heb je een technisch beeld van hoe je eventueel een nieuwe applicatie kunt aansluiten en hoe (en of) deze gevoed moet worden met stamdata van een ander pakket.

De voor- en nadelen van ‘Best of suite’

’Best of suite’-applicaties kenmerken zich als applicaties met veel functionaliteiten in de breedte. Je kunt er simpelweg heel veel mee! Door gebruik te maken van een ‘Best of suite’-applicatie, vinden al je activiteiten en dus informatie daarover plaats binnen één applicatie. Er is sprake van één set van stamdata en één bron van informatie. Dit zorgt ervoor dat je data maar op één plek hoeft in te geven en dat eventuele wijzigingen ook slechts op één plek doorgevoerd hoeven te worden. Data hoeven niet handmatig van het ene systeem naar het andere te worden gekopieerd. Dit scheelt tijd en verkleint het risico op overnamefouten.

Een nadeel van ‘Best of suite’- applicaties is dat ze vaak niet uitblinken in de verschillende functionaliteiten die ze bieden. Een ERP-pakket kan bijvoorbeeld beschikken over CRM- en Marketing-functionaliteiten, maar de applicaties die zich puur richten op die deelgebieden zijn hier vaak veel beter in.

De voor- en nadelen van ‘Best of breed’

Het belangrijkste voordeel van ‘Best of breed’-applicaties volgt direct uit voorgaande. Doordat deze applicaties dedicated gericht zijn op één activiteit, blinken ze daarin uit. Je beschikt immers over de beste software voor dat specifieke bedrijfsproces of die behoefte.

Het nadeel van ‘Best of breed’-producten is dat ze vaak gekoppeld moeten worden aan andere pakketten. Er zijn immers tal van andere functionaliteiten waarvoor je automatisering nodig hebt. Als die koppeling er niet is, krijg je te maken met de handmatige overname van data tussen systemen. Dat wil je vermijden!

Tot slot is de beheersbaarheid van ’Best of breed’-landschappen complexer dan ‘Best of suite’-landschappen. Om applicaties te beheren is het simpelweg eenvoudiger om zo weinig mogelijk applicaties en koppelvlakken te moeten ondersteunen. Daarnaast is het prettiger om met zo min mogelijk leveranciers te maken te hebben.

Is het proces waarvoor je software zoekt onderscheidend?

Een belangrijke vraag hierin: is het proces waarvoor je software zoekt onderscheidend ten opzichte van de concurrent? Is dit het geval, dan wil je dat wellicht stutten met de best mogelijke software. Oftewel, een ‘Best of breed’-applicatie. Is dat echter niet zo, dan kun je je afvragen of het beheersen van je software landschap en de voordelen die ‘Best of suite’ met zich meebrengen zwaarder wegen dan de voordelen van ‘Best of breed’. Uiteraard is het ook mogelijk om een hybride oplossing te kiezen. Een stevige backbone met een ‘Best of suite’-applicatie, aangevuld met één of meerdere ‘Best of breed’-oplossingen.

Bewaak de synergie tussen verschillende applicaties

Als er sprake is van meerdere applicaties, is het noodzakelijk om de synergie en samenhang tussen de verschillende applicaties te bewaken. Er moet altijd sprake zijn van een geïntegreerd geheel dat de business ondersteunt. Je wilt immers voorkomen dat er een enorme wirwar aan eilandjes ontstaat die slecht met elkaar communiceren, mogelijk overlap hebben qua functionaliteiten en zorgen voor gefragmenteerde informatie.