Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant

Hoe groot is de kloof tussen de werkelijke gegevens en plangegevens aan het einde van het jaar? Best groot, maar je weet eigenlijk niet waarom? Rolling forecasts kunnen worden gebruikt om te achterhalen wat de reden is. Ben jij er al zeker van dat rolling forecasts een handige tool zijn? Wil je ze toevoegen aan de bestaande Financial Planning en Analysis (FP&A) van jouw organisatie? Lees dan in dit blog vijf tips voor het implementeren.  

Communicatie is key

Het eerste en belangrijkste punt is om alle belanghebbenden bij het communicatieproces te betrekken. Zorg dat je uitlegt waarom jij denkt dat het waardevol is voor jouw organisatie. Vertel daarnaast welke voordelen rolling forecasts hebben. 

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar projecten gaan vaak fout door gebrek aan communicatie met/tussen belanghebbenden. Wanneer belanghebbenden de waarde voor de organisatie niet duidelijk zien, kan het succes van de implementatie van rolling forecasts in gevaar komen. Dit geldt zowel voor het management als voor afdelingen en hun managers. 

Een groter risicobewustzijn en het identificeren van nieuwe kansen door middel van nauwkeurigere planningscijfers zijn bijvoorbeeld punten die je kunt voorleggen aan het management. Afdelingshoofden zijn blij met meer flexibiliteit. Wanneer het budget bijvoorbeeld gedurende het jaar wordt aangepast op basis van nieuwe bevindingen omdat de huidige realisatie een hogere engagement suggereert. Op deze manier vermijdt je volledige schaduwbudgetten. 

Nauwkeurige planning

Rolling forecasts kunnen andere prognoses, zoals de eindejaarsprognoses, vervangen of aanvullen. Er is geen perfect antwoord op welke manier de juiste is voor jouw organisatie. Het is essentieel om zorgvuldig te onderzoeken hoe de opties het beste aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

De implementatie – of dit nu is als vervanging of aanvulling op bestaande processen – kan vervolgens worden gepland en uitgevoerd. Een vervanging van het huidige proces vereist in eerste instantie meer planning dan het toevoegen van rolling forecasts als aanvulling. Houd er ook rekening mee dat het wettelijk kader en de richtlijnen voor financiële overzichten etc. hetzelfde blijven. Met dat in gedachten wordt een stapsgewijze en parallelle implementatie aanbevolen bij het vervangen van bestaande processen. Zo kunnen eventuele problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. 

Daarnaast is een stapsgewijze implementatie nuttig bij het gebruik van rolling forecasts als aanvulling. Je kunt bijvoorbeeld in eerste instantie slechts een paar sleutelfiguren en afdelingen opnemen. Vervolgend breid je het gebruik van rolling forecasts geleidelijk uit. Voortdurende monitoring helpt zaken onder controle te houden voor de gebruikte stuurprogramma’s en het interval en de prognosehorizon. 

Coördineren en implementeren van nieuwe processen

Wanneer je gedurende het jaar voorspelt, vereist dit regelmatig bijgewerkte werkelijke waarden in je database. Simpel en duidelijk. Het betekent ook dat gegevensverzamelingsprocessen zullen veranderen. Het is niet langer voldoende om eenmaal per jaar gegevens te verzamelen en te evalueren. De teams op verschillende afdelingen moeten vaker gegevens verstrekken – afhankelijk van het interval dat is geselecteerd voor de rolling forecasts. Ook hier is open communicatie nodig om draagvlak te creëren en afdelingen te betrekken bij het selecteren van geschikte KPI’s. 

Door automatisering blijft de inspanning voor stakeholders beheersbaar. Softwareoplossingen voor FP&A bieden hiervoor handige opties die niet of nauwelijks afhankelijk zijn van IT-ondersteuning. 

Houd prestatiedoelen en voortschrijdende prognoses gescheiden

Om ervoor te zorgen dat je organisatie maximaal profiteert van rolling forecasts, mogen de opgenomen gegevens en de forecasts zelf niet worden gekoppeld aan prestatiedoelstellingen. De forecasts zijn veel nuttiger wanneer ze zijn gebaseerd op nauwkeurige, consistente gegevens. Als forecasts worden gekoppeld aan prestatiedoelen, neemt de kans op het rooskleuriger presenteren van de cijfers toe. Dit betekent dat de gegevens aan precisie verliezen en de voorspelling minder betekenis heeft. 

Gebruikmakend van geïntegreerde en uniforme planningsprocessen 

Met Excel kunnen rolling forecasts worden geïmplementeerd. Maar elke professional die alleen met Excel plant, weet dat planningsprocessen al behoorlijk tijdrovend zijn. Om dit probleem te omzeilen, wordt een moderne technologische oplossing met een centrale database aanbevolen. Dit om ervoor te zorgen dat de gegevens overal consistent zijn. Bijkomend voordeel is dat veel van de taken die ermee gemoeid zijn, kunnen worden geautomatiseerd. Het saaie samenvoegen en reviseren van spreadsheets kan worden geëlimineerd. Met een centraal systeem waarin alle afdelingsmanagers zelfstandig hun cijfers invoeren, ruim je als financieel professional gemakkelijk je dagelijkse processen op. Daarnaast heb je tijd om je te focussen op het zijn van een strategisch partner voor de hele organisatie. 

 Samenvattend

De communicatie consistent houden gedurende het hele proces van het introduceren van voortschrijdend inzicht is een topprioriteit. Betrek bij elke stap de verschillende stakeholders. Plan de implementatie zorgvuldig: hoe groot moet het interval zijn en wat is de voorspellingshorizon? Wat is het doel van de rolling forecast en welke gegevens heb je daarvoor nodig? Een volledig beeld van de verschillende omstandigheden en eisen is essentieel. Ook bij het coördineren van nieuwe processen is communicatie uitermate belangrijk. Voorkom dat je belanghebbenden een voldongen feit worden voorgelegd! 

Om het volledige potentieel van voortschrijdende voorspellingen te kunnen benutten, moet de datafundering zo nauwkeurig mogelijk zijn. Zorg er daarom voor dat het niet is gekoppeld aan prestatiedoelen. En tot slot: de implementatie is veel eenvoudiger en de uitvoering veel sneller als je bedrijfsplanning al gebaseerd is op een softwareoplossing die als centraal platform dient voor alle afdelingen en processen. Plan samen en geïntegreerd over alle afdelingen om waardecreatie te optimaliseren. 

Meer weten?

Wil jij ook sneller en efficiënter plannen, budgetteren en prognotiseren? Bekijk dan eens de pagina van Jedox, de gebruiksvriendelijke technologie voor Enterprise Performance Management. Liever direct zien wat Jedox kan? Bekijk het webinar “Een modern en flexibel EPM platform voor controllers“