5 redenen om over te stappen van Access naar Power Apps

We merken al jarenlang dat het gebruik van Microsoft Access stilletjes tot een einde lijkt te komen. Het onderwerp blijft dan ook terugkomen: de aanbeveling om van Access over te stappen naar Power Apps. In dit blog bespreken we waarom het aan te raden is om dit te doen en laten we zien dat die stap kleiner is dan je denkt!

Wat is Access?

Microsoft Access is een informatiemanagementsysteem waarmee je data kunt opslaan en analyseren. Het lijkt eigenlijk veel op Excel, alleen biedt Access meer functies en is het geschikt voor grotere hoeveelheden data. Een belangrijk kenmerk is dat je relaties tussen tabellen kunt vastleggen. Stel, je hebt twee tabellen: klanten en bestellingen, dan kun je deze aan elkaar koppelen. Zo zie je welke bestellingen door een bepaalde klant zijn geplaatst. Naast tabellen heb je formulieren. Om bij het vorige voorbeeld te blijven, zou je een bestelformulier kunnen aanmaken waar je direct de klantgegevens en bestelinformatie invoert. Zo hoef je niet direct in de tabel te werken.

Bedrijven gebruiken Access voor:

• Databasebeheer: Door de gebruiksvriendelijke interface kun je eenvoudig databases maken en beheren. Ideaal natuurlijk voor kleine tot middelgrote bedrijven.
• Data-analyse: Je kunt als bedrijf eenvoudig gegevens importen, analyseren en rapportages genereren voor meer inzicht.
• Automatisering van taken: Met Access kun je repetitieve taken automatiseren door middel van macro’s en VBA (Visual Basic for Applications).
• Integratie Microsoft-programma’s: Access werkt goed samen met andere Office-programma’s zoals Excel en Outlook, wat de gegevensuitwisseling en samenwerking vergemakkelijkt.
• Klantbeheer: Veel bedrijven gebruiken Access om klantgegevens bij te houden en te beheren, inclusief contactinformatie, bestellingen en communicatiegeschiedenis.

Maar als het zoveel voordelen biedt, waarom zou je dan moeten overstappen? Dat komt doordat Access toch echt een aantal beperkingen heeft:

Beperkingen van Access:

• Externe gebruikers: Access is oorspronkelijk ontwikkeld voor lokale applicaties. Dit maakt het delen van de applicaties met externe gebruikers lastig. Het is mogelijk om de applicatie naar het web te verplaatsen, maar je moet veel extra werk verrichten voordat je dit kunt doen. Zo moet je de Access-app naar een SharePoint-site publiceren en erop toezien dat je extra beveiligingsmaatregelen toevoegt.
• Aantal gebruikers: Access is niet ontworpen voor veel gebruikers op hetzelfde moment. Ga je dat wel doen, dan wordt de applicatie erg traag. En denk je: dan schalen we de applicatie toch op? Dan kunnen we je vertellen dat dit veel obstakels met zich mee gaat brengen. Access is simpelweg niet gebouwd voor veel gelijktijdige gebruikers.
• Mobiele apps: Zoals je overal ziet, zijn mobiele applicaties echt een must geworden binnen veel bedrijven. Je wilt namelijk ook op je bedrijfstelefoon acties kunnen uitvoeren. Helaas worden mobiele apps niet door Access ondersteunt.
• Automatisering: Hoewel Access automatisering biedt via macro’s en VBA, zijn de mogelijkheden beperkt vergeleken met moderne tools. Stel je voor dat je een wekelijkse rapportage wilt automatiseren, analyseren en via e-mail wilt verzenden. In Access kan dit met VBA-scripts en macro’s, maar dit vereist veel programmeerkennis en kan complex en foutgevoelig zijn.
• Integratie: Access biedt mogelijkheden om verbinding te maken met verschillende databronnen, zoals SQL Server, Excel en tekstbestanden. Maar helaas zijn die mogelijkheden wel beperkt. Zo is integratie met bijvoorbeeld Salesforce niet direct mogelijk in Access.

Hierover zegt onze Power Platform Consultant: Lars de Klijne, het volgende:

Hoe lost Power Apps deze beperkingen op? Dat lees je hier:

Wat is Power Apps? 

Maar eerst: wat is Power Apps? Power Apps is een tool van Microsoft waarmee ontwikkelaars snel en zonder veel programmeerkennis apps kunnen maken voor je bedrijf. In plaats van alleen databases te beheren zoals in Access, kun je met Power Apps complete applicaties bouwen die werken op je computer, tablet en smartphone. Het ontwikkelen, gebruiken en beheren van Power Apps gebeurt allemaal in de cloud. Dit betekent dat je de applicaties altijd kunt benaderen en gebruikers veilig en eenvoudig kunt beheren.

Zo lost Power Apps de beperkingen van Access op (5 redenen om over te stappen): 

1. Externe gebruikers: Omdat Power Apps vanuit de cloud werkt, kun je applicaties eenvoudig delen met externe gebruikers. Je kunt hen als gastgebruiker toevoegen aan Microsoft Entra ID en direct uitnodigen voor de app. Wil je bepaalde data alleen intern houden? Dat kan ook gemakkelijk worden ingesteld met Power Apps.
2. Aantal gebruikers: Power Apps heeft in principe geen limiet aan het aantal gebruikers dat tegelijkertijd in de app werkt. De app blijft snel en responsief, in tegenstelling tot Access. De prestaties hangen af van de capaciteit van de gebruikte databron.
3. Mobiele gebruikers: Met Power Apps kun je applicaties ontwikkelen die goed werken op elk apparaat, of het nu een mobiel, tablet of desktop is. Je kunt die apps bereiken via de browser of openen in de ‘Power Apps’ app die je kunt downloaden in de App store of Google Play store.
4. Automatisering: Een groot voordeel van Power Apps is de integratie met Power Automate. Hiermee kun je eenvoudig processen en (repetitieve) taken automatiseren.
5. Integratie: Power Apps ondersteunt een breed scala aan databronnen, veel meer dan Microsoft Access. Denk aan SharePoint, SQL Server, Microsoft Dataverse, Salesforce en OneDrive. Met meer dan 1400 out-of-the-box connectoren kun je eenvoudig verbinding maken met andere systemen. Elke connector is een vooraf door Microsoft ontwikkelde actie of koppeling, waardoor je veel tijd bespaart en niet zelf het wiel hoeft uit te vinden. Je hoeft ze alleen maar te gebruiken.

Use case: Efficiënt klantbeheer van Access naar Power Apps 

Stel: Je overweegt om een verouderde Access-applicatie, die bijvoorbeeld klantgegevens beheert, om te zetten naar een oplossing met Power Apps en Power Automate. De huidige Access-applicatie bevat een gebruiksinterface en (business) logica die door de gehele applicatie verweven zit. Het doel is om deze functionaliteiten na te bootsen en te verbeteren met Power Apps.

In Power Apps kan de front-end opnieuw ontworpen worden met interactieve overzichten, formulieren en geavanceerde datavalidatie. Zo creëer je een intuïtieve en moderne gebruikerservaring.

Voor de diepgaandere logica en automatisering kan Power Automate ingezet worden. Ontwikkel snel en eenvoudig de logica die bepaalde taken of processen automatiseert. Power Automate is net als Power Apps onderdeel van het Power Platform. De Power Automate logica kan geactiveerd worden vanuit de ontwikkelde Power App of kan automatisch uit worden gevoerd op geplande tijdstippen.

Het resultaat?

• Verbeterde prestaties en responsiviteit.
• Eenvoudig delen met externe partners.
• Toegang tot klantgegevens via mobiele apparaten.
• Geavanceerde en eenvoudig te onderhouden automatiseringen.

De volgende stap

Er zijn dus écht heel veel voordelen te behalen door over te stappen van Microsoft Access naar Power Apps. Wil je ook die stap zetten? Neem direct contact op met een van onze specialisten. We helpen je graag om een idee te schetsen van hoe zo’n migratie er voor jullie uit zou komen te zien. Geheel vrijblijvend natuurlijk.