10 succesvolle toepassingen van Synergy in ‘the digital journey’ bij Yource 

Yource is in de Benelux de grootste BPO (Business Process Outsourcing) in klantcontact. Met 12.000 Members – medewerkers bij Yource – verzorgt Yource het klantcontact voor bekende banken, (zorg)verzekeraars, de overheid, telecombedrijven, retailers en logistieke dienstverleners. Dit doen ze doormiddel van telefoon, chat, e-mail, sociale media en bots. 

Inmiddels zet Yource al twintig jaar Exact Synergy in over de hele breedte van de organisatie. In deze blog lees je de 10 meest succesvolle toepassingen van Synergy tijdens de digital journey van Yource. Laat je inspireren in wat Exact Synergy en Axians kunnen betekenen voor jouw organisatie!

De 10 meest succesvolle toepassingen van Synergy bij Yource  

1. Uren, uren, uren schrijven.

 Yource boekt succes bij haar klanten om diverse redenen, met name door de inzet van hun toegewijde Members die meerwaarde leveren. Om het succes van projecten nauwkeurig te meten, is het essentieel om de bestede tijd aan projecten gedetailleerd vast te leggen. Het boeken van gewerkte uren is een belangrijk proces binnen Yource. Dit dient onder andere als basis voor de salarisadministratie, inclusief diverse uitzonderingen en toeslagen.   

Aangezien Yource in meerdere landen Members met uiteenlopende arbeidsovereenkomsten heeft, dient de geavanceerde tooling in Synergy het mogelijk te maken om een nauwkeurige urenadministratie te voeren. Zodat de duizenden Members correcte salarisbetalingen ontvangen! Synergy neemt de planning over vanuit andere systemen, waardoor Members direct toegang hebben om gewerkte uren goed te keuren, af te keuren of aan te passen. En zo is uren schrijven nog nooit zo eenvoudig geweest!  

2. Inkoop van goederen en diensten = piece of cake!

Axians heeft als partner van Yource een geoptimaliseerde workflow in Synergy ingericht voor het inkopen van benodigdheden en diensten. Denk aan het inkopen van vijfhonderd headsets tot de monteur van het koffiezetapparaat. Zodra de inkoop is voltooid en de factuur is ontvangen, wordt ter controle een vergelijking gemaakt tussen het afgesproken kostenplaatje en het gefactureerde bedrag. Het gehele proces is geautomatiseerd, wat het sneller en eenvoudiger maakt!  

3. Facturen komen altijd goed terecht.

Yource is een internationaal bedrijf met een uitgebreide klantenkring. Het opereert dan ook onder verschillende juridische kaders. Het is van essentieel belang dat facturen correct worden toegewezen aan de juiste Business Units (BU’s) en dus niet onverhoopt belanden bij een verkeerde BU of bij een andere locatie. Synergy is zorgvuldig geconfigureerd om dit te bewaken. Dit is een bijzonder relevante toepassing van Synergy voor bedrijven met meerdere Business Units en vestigingen!

4. Verlof en verzuim.

Het verlof en verzuim van medewerkers wordt eveneens vastgelegd in Synergy. Dit is naadloos geïntegreerd met het urenregistratiesysteem. Deze integratie is een essentiële toepassing voor een soepele en efficiënte workflow!   

5. Expenses bijhouden.

De expenses (oftewel: de declaraties) worden zorgvuldig geregistreerd in Synergy – inclusief gedetailleerde documentatie. Medewerkers weten zo ook snel wanneer ze de vergoeding kunnen verwachten. De belangrijkste reden voor deze efficiëntie is het gebruiksvriendelijke zelf-invoersysteem. De gestandaardiseerde en transparante aard van het proces draagt bij aan de soepele uitvoering. Alle relevante gegevens worden direct gelogd op de medewerkerskaart/resourcekaart. 

6. Notificaties.

Indien 12.000 Members een taak moeten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het opgeven van een contactpersoon in geval van calamiteiten, is het altijd lastig om te waarborgen dat iedereen dat ook doet. Met Synergy richt Yource voor deze actie’s een flow in. Alle Members krijgen een notificatie in hun werkstroom met het verzoek de contactpersoon op te geven. Indien dit verzoek te lang open blijft staan, ontvangt de Member een geautomatiseerde reminder. Met het grote aantal werknemers binnen Yource is het nu toch mogelijk om op een gestructureerde en controleerbare wijze acties uit te zetten voor de hele populatie. Dit type flows kan ook gebruikt worden voor het proces rondom de beoordelingscyclus of voor het sturen van reminders om uren te registreren of goed te keuren.   

7. Wet- en regelgeving gewaarborgd.

Dankzij Synergy is Yource altijd compliant. Met de wijze waarop Synergy is ingericht wordt gewaarborgd dat alle procedures, vaak gebaseerd op wettelijke voorschriften, correct worden toegepast. Zo worden behoorlijk ingewikkelde regelingen, waarbij moet worden uitgegaan van het Feitelijk Arbeidpatroon, automatisch goed toegepast. De GDPR-module in Synergy verwijdert en bewaart automatisch bepaalde informatie, cruciaal voor privacybescherming. Voor specifieke processen zoals re-integratie gebruikt Yource bovendien ook Exact Synergy, dit is mogelijk dankzij specifieke aanpassingen en kennis van het Axians team. Zo helpt Synergy bij het voldoen aan de Poortwachter wet! 

8. Vlekkenloze on- en offboarding

Bij Yource stromen jaarlijks duizenden mensen in en uit. Het on- en offboardingproces is een belangrijke factor in hoe Members Yource ervaren. Hoe zorg je ervoor dat mensen – die verspreid over 30 vestigingen, 9 landen en ook nog eens vaak vanuit huis werken – op tijd hun laptop, toegangspas, toegang tot de juiste applicaties, hun rooster en de juiste opleidingen krijgen?   

Zodra een nieuwe Member wordt opgevoerd in Synergy worden alle betrokken afdelingen geïnformeerd. De gegevens worden geautomatiseerd opgevoerd in de Active Directory waarna de Member exact de rechten krijgt op de applicaties die, die nodig heeft. Het planningssysteem weet dat de Member moet worden ingeroosterd, IT en Hospitality weten dat er een laptop en toegangspas moet worden aangemaakt. Bij de uitdiensttreding werkt het proces precies de andere kant op. Hiermee wordt voorkomen dat Members die al uitdienst zijn nog toegang hebben tot systemen of locaties.  

9. Synergy is ook geschikt voor een mondiaal bedrijf!

Voor een internationaal bedrijf zoals Yource is het belangrijk dat de taal van het systeem niet enkel in het Nederlands is. Synergy is ontworpen met een meertalige standaard, maar het kan ook specifiek worden geconfigureerd voor elk land met een specifieke voertaal indien nodig.  

10. Kloppend data-hart.

Synergy is voor Yource uitgegroeid tot het kloppende data-hart. Het is het bronsysteem voor veel andere systemen die aan Synergy zijn gekoppeld. Het planningssysteem, de contactcenter platforms, het recruitment systeem, het salarissysteem, de financiële administratie systemen de Windows Active Directory, alles luistert naar Synergy.