VNG: “We kunnen nu veel sneller en directer rapportages uitdraaien”

‘Waar we tegenaan liepen met al die verschillende projecten in de wereld met een groeiend relatiebestand en de noodzaak de financiën van projecten goed inzichtelijk te houden, was een geïntegreerd relatiebeheersysteem’, zegt Peter Knip, directeur van VNG International. ‘Daarnaar zoekend kwamen wij al snel uit bij Axians en de back- en frontofficeoplossingen van Exact: Globe en Synergy.’

Al in een vroeg stadium werd duidelijk dat VNG International met dit geïntegreerde systeem onder meer haar relatie en personeelsdossiers efficiënter zou kunnen opslaan en onderhouden maar bovendien de projectadministratie vanuit de hele wereld inzichtelijk kon maken voor de medewerkers die wereldwijd worden ingezet.

Professional services organisation (PSO) van Exact

Mede dankzij de brancheoplossing Professional Service Organisations (PSO) van Exact kan VNG International op geïntegreerde wijze (Synergy werkt volledig geïntegreerd met Exact Globe) eenvoudig haar uren registreren en verwerken zodat zij inzichtelijk houdt hoe lang en wanneer er gewerkt is aan een bepaald project. Peter Knip, directeur VNG International, zegt over de projectadministratie in Synergy: ‘Per project kun je nu alle informatie boven water toveren, waaronder de relaties en de transacties die plaats hebben gevonden op het project. Bovendien, en dat is heel belangrijk voor onze overige medewerkers, kunnen alle documenten gemaakt in de officepakketten Word of Excel, die betrekking hebben op een project daar eenvoudig aan gekoppeld worden.’ Hoewel de efficiency van deze werkwijze al direct haar vruchten afwerpt is Peter Knip ook erg te spreken over het rapportagesysteem in Synergy. ‘Dankzij het management rapportagesysteem hebben wij onze werkwijze duidelijk kunnen optimaliseren’, aldus Knip. ‘We kunnen nu veel sneller en directer rapportages uitdraaien. Waar dat voorheen een kwestie van een week of meer was, is dat nu slechts een kwestie van enkele minuten.

Prijs/Kwaliteit

Hoewel VNG International op diverse vlakken voordelen heeft ondervonden van de implementatie van Synergy, noemt Peter Knip vooral de voordelen die hem in zijn functie opvallen. ‘Wij hebben met Synergy het grootse voordeel behaald op de projecten, daar valt ook de onderhanden werkadministratie onder. Om die vrij te laten vallen hadden we in het verleden aan het einde van het jaar een week of twee nodig en nu kunnen we dat in twee dagen’, zegt de directeur. Knip is bovendien erg te spreken over de prijs van Synergy. ‘De prijs-kwaliteit verhouding is perfect, zeker ten opzichte van single user CRM-pakketten die er in de markt zijn!’ Peter Knip vat de voordelen van het pakket voor de organisatie VNG international als volgt samen: ‘Synergy helpt ons in feite om toegang te krijgen tot alle kerninformatie die je als medewerker nodig hebt. Dat betekent toegang tot de financiële informatie, de projectinformatie, diverse documenten en de relaties die tot het project behoren. En dat geldt niet langer alleen voor de mensen die hier op kantoor zijn. Ook wereldwijd op kantoren, of bij een relatie kunnen onze medewerkers en deskundigen via internet bij die informatie die ze nodig hebben. Met één druk op de knop heb je toegang tot alle informatie.