NPB Media: “Overzichtelijk informatiebeheer zorgt voor meer capaciteit, tijdswinst en managementinformatie”

Voor NPB Media was de keuze voor het juiste softwarepakket van groot belang. Het oude systeem was namelijk grotendeels maatwerk, wat al tijden niet geüpdatet was. De grens van wat het pakket aankon was daardoor bereikt. Tevens kon er bijna geen managementinformatie gehaald worden uit het pakket, wat een belangrijk speerpunt was voor de organisatie tijdens de crisis. Daar moest verandering in komen, vond NPB.

“Vóór de financiële crisis kwamen voor ons gevoel orders redelijk makkelijk binnen, maar daar hadden we verder geen inzicht in”, aldus de Directeur Operations bij NPB Media. “We wisten niet waar de orders vandaan kwamen, hoe onze sales funnel eruit zag of hoe de accountmanagers presteerden. Toen tijdens de crisis orders begonnen terug te lopen, kwamen we erachter dat zulke informatie cruciaal is om processen te kunnen optimaliseren en zaken weer de goede richting in te sturen.” Vanuit dit opzicht werd een lijst opgesteld met informatie en andere aspecten die van belang waren voor NPB en wat ze nu misten in hun softwarepakket. Na verschillende leveranciers van pakketten uitgenodigd te hebben, viel de keuze uiteindelijk op Exact Globe en Exact Synergy. Deze software kan namelijk goed met andere pakketten communiceren. Door met twee losse pakketten voor CRM en Objectbeheer te werken, zoals dit eerder bij NPB werd gedaan, mis je soms data omdat de communicatie tussen de pakketten niet optimaal verloopt. Met Globe en Synergy is dit probleem opgelost. Daarnaast heeft Exact Synergy als grote voordeel dat het modulair is opgebouwd, waardoor de gebruiker ook zelf dingen aan kan passen. “Dat we dit autonoom konden doen zonder tussenkomst van de leverancier heeft ons veel tijd bespaard”, vervolgt NPB.

Bedrijfsspecifieke informatie inzichtelijk gemaakt

NPB Media, die met hun lichtmastreclame inspeelt op een niche in de markt van buitenreclame, maakt gebruik van gespecialiseerde applicaties om hun campagnes feilloos te laten verlopen. Met Axians als partner zijn er verschillende add-ons toegevoegd aan Exact Synergy, waarmee NPB de bijbehorende processen optimaal kan monitoren en analyseren. Zo kan er meer data vastgelegd worden bij relaties of entiteiten. NPB vertelt: “We werken veel samen met gemeenten, en iedere gemeente heeft een eigen regelgeving rondom het formaat van de reclame, hoe hoog het moet hangen en op hoeveel afstand van verkeersborden of kruisingen. Voorheen was deze informatie onoverzichtelijk opgeslagen, wat het onnodig lastig maakte voor accountmanagers om klanten juist te kunnen adviseren.”

In het nieuwe systeem is deze informatie gekoppeld aan alle lichtmastreclames van NPB Media in Nederland. Met Solution Builder, een add-on van Axians, zijn verschillende entiteiten ingericht, welke gekoppeld kunnen worden met contracten en gemeente-specifieke informatie. “Onze accountmanagers kunnen nu ook handig alle klantinformatie op hun iPads via Synergy zien en kunnen overal, op ieder moment, informatie en gegevens toevoegen aan de relatie. Dit biedt inzichten en informatie die we eerst niet hadden”, aldus NPB Media.

NPB koos voor de kennis en kunde van Axians

Nadat eerdere implementatiepogingen door een andere partner niet succesvol waren, nam NPB in 2013 Axians in de arm om Exact Synergy en Exact Globe te implementeren in de organisatie. Door de nauwe samenwerking is de oude software op een efficiënte manier omgezet naar de nieuwe structuur. NPB vertelt:” In de samenwerking met Axians hebben we ervaren dat het beter is om een partner te hebben met een team van professionals, dan een partner waarbij je afhankelijk bent van één persoon met de juiste kennis. Omdat de capaciteit en de daarbij behorende kennis van Axians groter was dan onze vorige partner, verliep de voortgang en de continuïteit van de implementatie beter dan daarvoor. Axians bleek erg sterk in het daadwerkelijk realiseren van het project en dan zie je ook dat je met een team toch meer kan bewerkstelligen.” Begin 2014 ging NPB live met Exact.

Significante winst door inzet nieuwe ERP software

“Dankzij Exact Synergy en Globe hebben we nu meer inzicht verkregen in onder andere cruciale managementinformatie; inzicht dat we eerder misten. De doorlooptijd is verbeterd en ook onze kosten zijn nu beter beheersbaar. Vanwege deze betere doorlooptijd is onze capaciteit vergroot met maar liefst 40%, omdat we minder tijd kwijt zijn met andere zaken.” Als voorbeeld van de tijdswinst wordt het verwerken van de inkoopfacturen genoemd. NPB heeft jaarlijks zo’n 4000 inkoopfacturen, alleen al van haar eigen fabrikant. Voorheen moest dit allemaal handmatig ingevoerd, gecodeerd en geboekt worden in het systeem, wat grofweg twee dagen in de week in beslag nam. Door dit proces te automatiseren in Readsoft, kost het ze nu slechts één uur per maand; een enorme tijdswinst. Ook met het verzenden van facturen en objectenlijsten naar de samenwerkende gemeenten ieder kwartaal wordt nu flink op tijd bespaard.  “Eerst waren drie medewerkers ruim anderhalve dag bezig om dit te verzenden. Nu wordt dit gedaan door één persoon en neemt het een halve dag in beslag, puur omdat het geautomatiseerd is. Het is nu een kwestie van alles nalopen en met één druk op de knop is alles verzonden en opgeslagen onder de relatie”, aldus NPB.

De tijd die we nu overhouden zorgt voor de toename in capaciteit en we kunnen ook de gemeentelijke communicatie beter monitoren”, vervolgt NPB. “Wanneer in een gemeente een kruispunt wordt verbouwd tot rotonde, betekent dat een pauze in onze lichtmastcontracten voor bepaalde tijd. Door de tijdswinst rondom andere processen, kunnen we dit gerichter in de gaten houden waardoor projecten strakker gemonitord kunnen worden en we, na reconstructies, onze reclames sneller kunnen herplaatsen. Dit scheelt ons veel geld, omdat contracten sneller weer door kunnen lopen. En dit is één van onze key businessprocessen.”