MEE Plus: “De cliënt écht centraal dankzij geïntegreerde software”

MEE Plus ondersteunt mensen met een beperking, bijvoorbeeld een lichamelijke of verstandelijke beperking, chronische ziekte of een vorm van autisme. Het vergroten van de zelfredzaamheid van de cliënt is hierbij het uitgangspunt. De dienstverlener bedient, vanuit zeven kantoren in vijf verschillende regio’s, zowel stad als platteland in het zuidwesten van Nederland. Hoe zorg je met verschillende vestigingen, met variërende regionale regels, dat je administratie op orde blijft?

Chantal Blaaupot, functioneel applicatiebeheerder bij MEE Plus: “Wij worden gevraagd vanwege onze drive en expertise en zijn van grote meerwaarde voor opdrachtgevers, omdat we domein overstijgend kijken en werken.” De afgelopen jaren is er een hoop veranderd met betrekking tot de financiering van gehandicaptenzorg. “Tot voor kort werd het werk vanuit de AWBZ gefinancierd. Inmiddels betalen de gemeentes ons zelf. Ze hebben stuk voor stuk een andere manier van werken. Dat maakt het financieel-administratieve deel van onze operatie gecompliceerder dan het al was.” Voor MEE Plus was het dus hoog tijd om kritisch te kijken naar de huidige software.

Chantal Blaaupot vervolgt: “We hadden sowieso een nieuw centraal systeem nodig voor de cliëntregistratie, het verantwoordingsproces en het contractbeheer. We werkten met een sterk verouderd registratiesysteem, waar verschillende andere programma’s omheen draaiden die niet met elkaar gekoppeld waren. We wilden geen aan elkaar geknoopt stelsel meer, maar een volledig geïntegreerd systeem. Bovendien wilden we een IT-omgeving die ook nieuwe businessinitiatieven goed zou ondersteunen.” Met dit in het achterhoofd ging MEE Plus op zoek naar het meest geschikte softwarepakket.

Complexiteit beheersen en op informatie sturen

Blaaupot, in haar jeugd een fervent IT-hobbyist, was op dat moment consulent bij MEE Plus. Er werd haar gevraagd om de dagelijkse werkzaamheden voor twee weken los te laten en mee te denken over een passende oplossing. “We wilden een ERP-systeem implementeren waarin alle processen, inclusief de onderliggende, volledig op elkaar aangesloten”, aldus Blaaupot. “Hierin moesten Finance, HRM en het verantwoordingsproces dus ook opgenomen worden. Dat is allemaal heel complex. De ene gemeente wil onze inzet namelijk in uren gepresenteerd zien, de ander in trajecten, dienste of anderszins. Wij moeten daar ook informatie aan toevoegen over aantallen cliënten, doelgroep, leeftijdsopbouw en cliënttevredenheid. Bovendien hebben we uiteenlopende diensten die door verschillende financiers ingekocht kunnen worden.”

Blauupot licht toe hoe complex dit in elkaar steekt: “Je hebt cliëntondersteuning door de lokale overheid, via de Wmo en door zorgkantoren, via de Wlz, maar ook mantelzorg- en vrijwilligersondersteuning, Integrale Vroeghulp, diagnostiek en ouderenadvies. Om die complexiteit te kunnen beheersen en op alle informatie te kunnen sturen, hebben we in een eerdere fase voor Exact Globe en Exact Synergy gekozen.” Na de implementatie bleek echter dat het systeem onvoldoende functioneerde naar de wensen van MEE Plus. “Medewerkers kregen hun registratie niet op orde, met alle gevolgen van dien voor de verantwoording naar onze opdrachtgevers. We zochten een IT-partner die kon helpen een goed draaiend systeem in de lucht te krijgen, maar bovenal een partij die onze wensen en de werking van onze processen begreep. Dat bleek Axians te zijn.”

Beheer uitbesteeds, sparringpartner erbij

MEE Plus wilde zijn mensen zo snel mogelijk laten zien dat het nieuwe systeem echt een aanwinst is, om zo onzekerheid binnen de organisatie te voorkomen. “In eerste instantie zijn we op projectbasis met Axians in zee gegaan. Samen met twee betrokken consultants hebben we een prioriteitenlijst opgesteld. Die zijn we van boven naar onder gaan afwerken. Van must haves naar nice to haves. We hebben echt gekeken waar we als eerste de pijn van de gebruikers weg konden halen. Dan heb je een IT-partner nodig die onze taal begrijpt en wensen kan vertalen naar Exact Synergy. Wij zijn immers geen IT’ers, maar dienstverleners. Gelukkig kon Axians ons dat bieden”, legt Blauupot uit.

Blauupot: “Het project is zó voorspoedig verlopen dat we ook het beheer aan Axians hebben uitbesteed. Ik heb te weinig tijd en kennis om dat zelf te doen en het systeem te onderhouden. Daarvoor in de plaats heb ik wekelijks een meeting met de consultants. Dan kijken we welke wensen de verschillende disciplines binnen MEE Plus hebben en wat we er vervolgens mee doen. Vervolgens beslissen we of we het zelf oppakken of het project, vanwege de complexiteit, bij Axians neerleggen en in een businesscase laten uitwerken.”

Nieuwe projecten meteen in het systeem

De prettige en langdurige samenwerking heeft MEE Plus grote voordelen opgeleverd. “Onze urenspecificatie naar de gemeenten is heel belangrijk, evenals de inhoudelijke registratie van de cliëntinformatie”, gaat Blaaupot verder. “Alles is nu goed ingericht. We kunnen snel schakelen als een collega afwezig is, aangezien het werk naadloos overgenomen kan worden. Verder hebben we, onder andere door de integratie van de BeterAPP, een mooie efficiencyslag kunnen maken.” Een enorme winst voor MEE Plus, maar slechts enkele onderdelen van een veel grotere verbeterslag.

“We hebben nu volledige controle over onze operatie. Zo is de ondertekening van een ondersteuningsplan volledig gedigitaliseerd binnen het systeem. Ook kunnen nieuwe projecten direct in het systeem geschoven worden, zoals met Purchase to Pay. Axians ontwikkelde deze bouwsteen voor onze inkoop, zodat we continu grip konden houden op onze uitgaven. De autorisatie van inkoop wordt met Purchase to Pay geautomatiseerd en alle betrokkenen hebben inzicht in de kosten en opbrengsten. Ook zijn onze processen gekoppeld, wat een enorme verbeterslag is geweest, zijn de verschillen per gemeenten inzichtelijk, zijn kwartaalrapporten beschikbaar voor de medewerkers en nog veel meer. De gehele workflow van onze organisatie is in Exact Synergy ondergebracht, waardoor iedereen zichzelf kan sturen.”

Problemen opgelost door juiste vertaalslag

De business van MEE Plus is volop in beweging. De flexibiliteit van het nieuwe systeem speelt een voorname rol in het afstemmen van de dienstverlening op cliënten en gemeentes. Hetzelfde geldt voor de samenwerking met Axians.

Blaaupot tot slot: “Er zit meteen vaart in nieuwe projecten dankzij de samenwerking met Axians. De architect van Axians snapt hoe ons bedrijf en ons systeem werken. Is er maatwerk nodig, dan krijgen we een concreet advies op een enkel A4’tje. Dat werkt erg fijn. Hierdoor hebben we samen allerlei nieuwe activiteiten met succes kunnen ontwikkelen en lanceren, zoals het al genoemde inkoopsysteem, een individueel performanceplan en een leerlingvolgsysteem dat helpt de afstand van jongeren tot de arbeidsmarkt scherp te krijgen. We zijn bijzonder tevreden over het partnership. Daarin staan begrip, transparantie en betrouwbaarheid centraal. Het draaiend krijgen van het systeem was een achtbaan waar we samen zijn ingestapt. Van daaruit werken we aan de toekomst van MEE Plus. De Axians-consultants zien hier zelf onze cliënten rondlopen. Ze hebben goed begrepen dat de cliënten centraal staan voor onze consulenten, die doorgaans wars zijn van registreren. Mede daardoor hebben ze de vertaalslag van business naar IT goed kunnen maken. Zodoende sluiten zowel het centrale registratiesysteem als de apps die we samen hebben ontwikkeld naadloos aan op onze behoeften.”