Kosten ERP Systeem: Prijs per User vs. Implementatiekosten

Wat Zijn de Kosten van een ERP Systeem?

De kosten van een ERP systeem kunnen aanzienlijk variëren en zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van het bedrijf, de benodigde functionaliteiten en de keuze tussen on-premise en cloudgebaseerde oplossingen. Over het algemeen worden de kosten van een ERP systeem opgesplitst in twee hoofdcomponenten: de prijs per gebruiker (prijs per user) en de implementatiekosten.

Prijs per User

Wat is Prijs per User?

De prijs per user is de maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten die je betaalt voor elke gebruiker die toegang heeft tot het ERP systeem. Dit kan variëren afhankelijk van het aantal gebruikers en de specifieke modules die ze nodig hebben.

Hoe Werkt het?

Bedrijven betalen een vast bedrag per gebruiker. Dit bedrag kan stijgen naarmate er meer gebruikers worden toegevoegd of als er extra functionaliteiten nodig zijn. Dit model is vooral gebruikelijk bij cloudgebaseerde ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Implementatiekosten

Wat zijn Implementatiekosten?

Implementatiekosten zijn de eenmalige kosten die gemoeid zijn met de installatie, configuratie en implementatie van het ERP systeem. Dit omvat zaken zoals systeemconfiguratie, data migratie, training en mogelijk maatwerk.

Hoe Werkt het?

Implementatiekosten kunnen sterk variëren afhankelijk van de complexiteit van het project. Een eenvoudige implementatie kan enkele duizenden euro’s kosten, terwijl een complexe implementatie bij een groot bedrijf honderdduizenden euro’s kan kosten. Deze kosten zijn vaak hoger bij on-premise systemen vanwege de hardware-investeringen en IT-ondersteuning die nodig zijn.

Hoe Berekenen Bedrijven de Totale Kosten van een ERP Systeem?

1. Identificeer Behoeften en Functionaliteiten

Bedrijven beginnen met het identificeren van hun specifieke behoeften en de functionaliteiten die ze nodig hebben. Dit omvat het bepalen van het aantal gebruikers en de modules die nodig zijn voor verschillende afdelingen zoals financiën, HR, voorraadbeheer, enz.

2. Vergelijk Prijs per User

Bedrijven vergelijken de prijs per user van verschillende ERP-aanbieders. Dit helpt bij het inschatten van de terugkerende kosten die gemoeid zijn met het gebruik van het systeem.

3. Bereken Implementatiekosten

Bedrijven schatten de implementatiekosten in door offertes op te vragen bij ERP-leveranciers en door rekening te houden met interne kosten zoals IT-ondersteuning en training.

4. TCO (Total Cost of Ownership)

De totale kosten van eigendom (TCO) omvatten zowel de prijs per user als de implementatiekosten, plus eventuele lopende onderhouds- en upgradekosten. Dit helpt bedrijven om een compleet beeld te krijgen van de financiële verplichtingen die gepaard gaan met het ERP systeem.

Waarom Stunten Bedrijven zoals Odoo met Lage Prijzen?

Onwaarschijnlijk Lage Prijzen

Odoo staat bekend om zijn lage instapprijzen, wat aantrekkelijk kan zijn voor kleine bedrijven of startups. Hun open-source model en modulaire prijsstructuur maken het mogelijk om met minimale kosten te beginnen.

Voorbeelden van Lage Prijzen

• Gratis of lage maandelijkse kosten: Odoo biedt vaak een gratis versie of lage maandelijkse kosten voor de basisfunctionaliteiten.
• Modulaire Aanpak: Bedrijven kunnen alleen betalen voor de modules die ze nodig hebben, wat de initiële kosten laag houdt.

De Werkelijke Kosten op de Lange Termijn

Verborgen Kosten

Hoewel de instapprijzen laag kunnen zijn, kunnen de totale kosten op de lange termijn aanzienlijk hoger uitvallen door verborgen kosten zoals:

• Kosten voor Extra Modules: Naarmate bedrijven groeien en meer functionaliteiten nodig hebben, kunnen de kosten voor extra modules snel oplopen.
• Implementatie en Maatwerk: De kosten voor implementatie, maatwerk en integratie met andere systemen kunnen hoog zijn.
• Onderhoud en Ondersteuning: Voor uitgebreide ondersteuning en onderhoud kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Kwaliteit en Functionaliteit

Goedkopere ERP-oplossingen zoals Odoo kunnen ook beperkingen hebben in termen van functionaliteit en schaalbaarheid. Bedrijven kunnen uiteindelijk tegen beperkingen aanlopen die hun groei belemmeren, wat leidt tot extra kosten voor upgrades of zelfs migratie naar een ander ERP-systeem.

Waarom Business Central een Betere Langetermijnoplossing Is

Compleet Pakket

Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt een uitgebreid pakket aan functionaliteiten die naadloos integreren met andere Microsoft-producten. Dit maakt het een robuuste en schaalbare oplossing voor bedrijven van elke omvang.

Transparante Kostenstructuur

Hoewel de initiële kosten hoger kunnen zijn dan bij Odoo, biedt Business Central een transparante kostenstructuur zonder verborgen kosten. De prijs per user en de implementatiekosten zijn duidelijk, wat bedrijven helpt om beter te budgetteren.

Betrouwbaarheid en Ondersteuning

Microsoft heeft een wereldwijde reputatie voor betrouwbaarheid en uitstekende ondersteuning. Bedrijven kunnen vertrouwen op continue innovaties, regelmatige updates en sterke beveiliging, wat op de lange termijn kosten bespaart en de bedrijfscontinuïteit waarborgt.

Conclusie

Het kiezen van een ERP-systeem vereist een grondige evaluatie van zowel de prijs per user als de implementatiekosten. Hoewel bedrijven zoals Odoo aantrekkelijke lage instapprijzen bieden, kunnen de totale kosten op de lange termijn hoger uitvallen door verborgen kosten en beperkingen in functionaliteit. Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt daarentegen een transparante en betrouwbare oplossing met uitgebreide functionaliteiten en sterke ondersteuning, wat het een betere keuze maakt voor bedrijven die op zoek zijn naar een langetermijnoplossing. Door te investeren in Business Central kunnen bedrijven profiteren van een schaalbare, flexibele en toekomstbestendige ERP-oplossing.