Het (thuis)kantoor zit vol afleidingen. Een praatje met een collega, het laatste nieuws lezen of je social media accounts checken. Een gemiddelde werkdag bestaat uit acht uur, maar uit onderzoek is gebleken dat mensen maar rond de drie uur echt productief zijn. In dit artikel geven we je drie tips zodat jij de arbeidsproductiviteit van jouw medewerkers kunt verhogen en je medewerkers de beschikbare werkuren zo efficiënt mogelijk kunnen besteden.
1. Zorg voor de juiste tools
Om het werk goed en efficiënt uit te voeren hebben je medewerkers de juiste tools nodig. Dit kan uiteenlopen van goede materialen tot betrokkenheid. Het meubilair heeft invloed op de productiviteit van je medewerkers. Mensen zijn productiever in een werkomgeving die up-to-date is dan in een saai kantoor. Ergonomische stoelen en bureaus dragen ook bij aan de productiviteit. Als de stoelen niet comfortabel zijn of het bureau niet de juiste hoogte heeft kan dit fysieke klachten opleveren. De productiviteit vermindert dan omdat er meer focus is op de klachten dan op de werkzaamheden. De productiviteit neemt toe wanneer alle benodigde materialen aanwezig zijn. Sommige medewerkers hebben bijvoorbeeld twee of zelfs drie beeldschermen nodig om goed en efficiënt te kunnen werken.
Naast het juiste materiaal is het ook belangrijk dat de medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht , zowel op het gebied van planning als doelstellingen. Hiervoor is openheid en goede communicatie nodig. Het komt vaak voor dat medewerkers de planning als onrealistisch en te strak ervaren. Dit zorgt voor stress, wat de productiviteit niet ten goede komt. Een efficiënte planning maak je op basis van vaardigheden, functie of afdeling. Wanneer je inzicht hebt in de beschikbare capaciteit van je medewerkers kun je de bezettingsgraad optimaliseren en een realistische planning maken. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van bijvoorbeeld een projectmanagement tool.
2. Besteed de beschikbare tijd zo effectief mogelijk
Om productief te zijn en je op je werkzaamheden te kunnen focussen moet je afleidingen vermijden. Meldingen van nieuwe e-mails halen je uit je concentratie. Schakel je e-mailmeldingen (tijdelijk) uit en check je mailbox op vaste tijden.
Vergaderingen zijn één van de meest tijdrovende bezigheden. Zo komt het regelmatig voor dat een specifieke medewerker deelneemt aan een twee uur durende vergadering terwijl voor hem hier maar 30 minuten relevant van zijn. Door de medewerker alleen voor deze 30 minuten aan te laten haken houdt deze meer tijd over voor de geplande werkzaamheden.
Daarnaast is het opstellen van een to-do list voor veel mensen een manier om productief te blijven. Maar een lange to-do list heeft zo zijn nadelen. Bij een lange to-do list is het verleidelijk om te gaan multitasken. Vaak denkt een medewerker hierdoor effectief te werken maar in praktijk kost het meer tijd. Om de productiviteit te verhogen rond je eerst de ene taak af voor je aan de volgende begint.
Een to-do list maken kun je zowel op pen en papier maken als in een app. Er zijn tegenwoordig heel veel apps waarin je eenvoudig to do’s aan kunt maken en prioriteiten kunt stellen. Door zelf het goede voorbeeld te geven en je medewerkers te stimuleren om zelf ook een to-do list te maken kun je de arbeidsproductiviteit van jouw team verhogen.
3. Optimaliseer processen binnen je organisatie
Over het algemeen zijn mensen geneigd snel hun interesse en concentratie te verliezen als ze langere tijd met één taak bezig zijn. Geef medewerkers de ruimte om regelmatig een pauze in te plannen. Deze korte onderbrekingen helpen om productief en alert te blijven.
De productiviteit vermindert ook wanneer er heel veel taken op de to-do list staan. Door gebruik te maken van geïntegreerde software kan het aantal taken verminderd worden. Veel processen binnen jouw organisatie zijn afdelingsoverstijgend. Bij het maken van een planning worden verlofuren vanuit de HR afdeling automatisch meegenomen in de beschikbaarheid. Hierdoor hoef je niet handmatig het aantal verlofuren in te voeren en is de beschikbare capaciteit van je medewerkers altijd up-to-date. Wanneer je op basis van urenregistratie werkt zijn de ingevoerde uren van de werknemer meteen beschikbaar voor de finance afdeling. Dit scheelt niet alleen tijd doordat de uren maar één keer ingevoerd hoeven te worden, maar het is ook een stuk minder foutgevoelig. Door gebruik te maken van geïntegreerde software wordt het onderhouden en controleren van je gegevens eenvoudiger. Doordat je consistente gegevens hebt kun je eenvoudiger rapportages en analyses maken.
Benieuwd wat geïntegreerde software voor jou kan betekenen?
Wil je weten hoe je de productiviteit van jouw team kunt verhogen door gebruik te maken van geïntegreerde software? Neem contact met ons op via onderstaand formulier.
