Als Pre Sales Consultant komt Erik de Meijer vaak bij verschillende organisaties en voor uiteenlopende vraagstukken. Variërend van bestaande klanten die een nieuw proces willen automatiseren tot prospects die een uitvraag doen voor een deel van hun (primaire) proces.

In deze serie van artikelen neemt hij je mee in de diversiteit aan vraagstukken die hij in de praktijk tegenkomt, met daarbij een aantal tips en overwegingen. In dit blogartikel vertelt hij meer de overstap naar een nieuw systeem en wat te doen met de historie van jouw oude software.

 

Data is overal…

We verzamelen ontzettend veel data. En al deze data werd ‘vroeger’ keurig fysiek opgeslagen in dossiers en dossierkasten. Het nam erg veel ruimte in, maar als er een goed systeem werd gehanteerd was alles snel terug te vinden.

Vandaag de dag is dat wel anders. Naast de papieren dossiers zijn er allerlei digitale opslagruimtes bijgekomen waar informatie is terug te vinden. E-mail, OneDrive, ERP applicaties en noem maar op. En dan komt het moment dat één van deze applicaties aan vervanging toe is.

Nadenken over terugvindbaarheid

Vaak wordt er bij aanschaf van een nieuwe applicatie vooral nagedacht over het proces dat geautomatiseerd en/of geoptimaliseerd moet worden. Dat hier een documentenstroom aan vast zit wordt vaak vergeten. Denk bijvoorbeeld aan alle communicatie die je gaat doen vanuit het nieuwe systeem. Waar sla je deze op? Hoe kun je alles makkelijk terugvinden?

In het ideale scenario zou alles in één applicatie zitten. Dan weet iedereen waar het is opgeslagen en kan alles worden teruggevonden via een bepaalde ingang, vanuit een relatie, project of medewerker. Maar de ideale applicatie bestaat niet. Ga daarom na wat voor jouw organisatie belangrijk is. Hieronder een aantal vragen die je jezelf kunt stellen:

  • Wordt er veel samen aan documenten gewerkt?
  • Wordt er veel projectmatig gedaan?
  • Is beveiliging/afscherming van documenten noodzakelijk?
  • Is het belangrijk om documenten altijd en overal in te kunnen zien?

Wat dan te doen met alle historie

Voor bepaalde oplossingen is het logisch om aan het begin van een (boek)jaar te starten. Bijvoorbeeld een financiële of salaris oplossing. Je voert de beginstanden in en begint eigenlijk meteen met een goede situatie. Optioneel kan het oude systeem nog even worden aangehouden om historie in te kunnen zien, of misschien is deze data ook elders beschikbaar zoals in bijvoorbeeld een data warehouse.

Voor andere oplossingen ligt dit iets minder makkelijk. Denk aan een nieuwe CRM oplossing met hierbij informatie rondom verkoopkansen. Wat neem je mee? En wat doe je met alle relatiedata die aanwezig is (en waarschijnlijk ook vervuild en verouderd)?

Wellicht is het een goed moment om deze data op te schonen voordat deze in de nieuwe applicatie wordt gezet. Dit is echter een arbeidsintensieve klus, afhankelijk van de hoeveelheid data. Het grote voordeel is wel dat je weer precies helder krijgt om welke data het gaat en ook of zaken wellicht op een andere manier kunnen worden vastgelegd.

Dan komt het moment van de implementatie en de onvermijdelijke keuze. Hoe krijgen we de gegevens vanuit de oude applicatie in de nieuwe applicatie?

Met een schone lei beginnen

De eerste optie is schoon beginnen. Vaak is dit ook direct een training voor de medewerkers die met de applicatie moeten werken. Begin maar met de invoer van de relaties. Vergeet niet dat in deze variant veel tijd van de medewerkers gaat zitten die ook nog hun reguliere werk hebben. In de praktijk heb ik ook gezien dat bedrijven hier vaak een stagiair of externe voor inzetten.

Datamigratie

Datamigratie is de andere optie. De applicaties zijn in de loop der jaren een stuk volwassener geworden en bieden al vaak de mogelijkheid om gegevens uit te kunnen wisselen. Houd hierbij onderstaande in het achterhoofd:

  • Er zal altijd een koppeling gemaakt moeten worden om de bestaande data in te kunnen lezen. Tegenwoordig draaien ook al veel applicaties in ‘de cloud’. Heel handig omdat je zelf niets meer hoeft te installeren en te onderhouden, maar vaak zijn deze applicaties nogal star als het gaat om uitwisseling en migratie van gegevens.
  • Welke data moet dan gemigreerd worden? Voor met name stamgegevens is het vaak wel duidelijk (bijv. medewerkersdata, relatiedata, projectdata). Maar wat te doen met informatie die zijdelings hieraan vast zit? Bijvoorbeeld alle gevolgde trainingen van medewerkers? Deze zijn vaak lastiger over te zetten omdat de nieuwe applicatie deze data op een hele andere manier vastlegt.
  • Hoe controleer je het resultaat? Zodra de data in de nieuwe applicatie is gezet moet er een controle gaan plaatsvinden of alle data goed is overgekomen. Denk hierbij heel praktisch aan een telling van het aantal overgezette gegevens, maar ook aan een kwalitatieve controle (staat ieder gegeven in het juiste veld)?

Samenvattend

Er is helaas geen kant en klaar antwoord welke optie voor jouw organisatie het beste zal zijn. Wat ik wel als advies kan meegeven is het volgende:

Besteed tijdens de oriëntatie en selectiefase aandacht aan datamigratie. Wat is de visie van de leverancier? Wat is de impact van een datamigratie op de belasting van de medewerkers?

Door met meerdere leveranciers te praten over dit onderwerp word je ook zelf gedwongen om hier actief over na te denken en zo tot een goede keuze te komen!