Als Pre Sales Consultant komt Erik de Meijer vaak bij verschillende organisaties en voor uiteenlopende vraagstukken. Variërend van bestaande klanten die een nieuw proces willen automatiseren tot prospects die een uitvraag doen voor een deel van hun (primaire) proces.

In deze serie van artikelen neemt hij je mee in de diversiteit aan vraagstukken die hij in de praktijk tegenkomt, met daarbij een aantal tips en overwegingen. In dit blogartikel zoomt hij in op een cruciaal aspect van iedere bedrijfsvoering: HRM.

HRM verschilt per organisatie

Allereerst het begrip HRM. De afkorting staat voor Human Resource Management, maar wat een bedrijf hieronder verstaat verschilt. Dit heeft onder andere te maken met de persoon die tegenover me zit, maar ook de grootte van de organisatie.

Zo heb ik de laatste tijd veel kleinere organisaties bezocht waar de functie van HR-medewerker niet apart is belegd. In zo’n geval is het vaak een administratieve medewerker die de HR-zaken erbij doet. Als een organisatie vervolgens gaat groeien is deze situatie niet meer werkbaar en dan klinkt de roep om een systeem al snel. De noodzaak ligt dan in het feit dat met name de administratie zoveel tijd in beslag neemt dat de ‘eigen’ functie in gevaar komt. Dan kan een systeem inderdaad helpen om de administratieve lasten te verlichten, door deze voor een deel terug te leggen bij de medewerkers die het betreft en door slimme zaken te automatiseren. Een tweetal voorbeelden.

  • Geef medewerkers ‘Self Service’. Dit ziet er niet alleen professioneel uit, maar vanuit hier kan een medewerker eenvoudig salarisstroken raadplegen, het vakantiesaldo opvragen en wellicht ook aanvragen doen, zelfs via een app! Dit scheelt een hoop vragen vanuit de medewerkers en dus ook tijd voor de HR-verantwoordelijke.
  • Als parttime HR-verantwoordelijke loop je vaak achter de feiten aan. Die ene proeftijd is al verstreken zonder dat er een evaluatie is geweest. Slimme signaleringen kunnen je hierbij helpen. Zo word je ruim van te voren op de hoogte gesteld van belangrijke gebeurtenissen, van verjaardagen tot aflopende contracten en acties in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.

Bij wat grotere organisaties kan dit uiteraard ook spelen, alleen is daar de rol van HR-medewerker vaak wel apart belegd. Afgezien van alle administratieve zaken, houdt de HR-professional zich hier ook meer bezig met strategische zaken. Hieronder een voorbeeld:

Als we naar de arbeidsmarkt kijken dan zien we dat er op dit moment een enorme krapte is. Dit betekent dat vacatures langer open staan en dat medewerkers ook sneller de organisatie verlaten op het moment dat er een ander aanbod langskomt. Daarmee wordt het dus belangrijk om goed in kaart te hebben wat de sleutelposities in de organisatie zijn en een plan te hebben voor opvolging op het moment dat zo’n positie vacant dreigt te worden. Door het registreren van de medewerkers, de sleutelposities en door regelmatig gesprekken te voeren en vast te leggen, kun je snel een inzicht krijgen in hoe de organisatie er voor staat.

Software is altijd ondersteunend

Uiteraard kan software hier bij helpen, maar software is altijd ondersteunend. Je zult dus altijd moeten nadenken over hoe jouw ideale proces eruit ziet en vanuit daar kan de software je ontzorgen door bijvoorbeeld bepaalde zaken te automatiseren en met één druk op de knop inzichtelijk te maken.

Omdat HR processen vaak ook andere processen in de organisatie kunnen raken is het verstandig om ook met de mensen te overleggen die betrokken zijn in deze processen. Hiermee creëer je niet alleen draagvlak, maar kun je ook tot nieuwe inzichten komen. Zo is het wellicht verstandinger om één oplossing aan te schaffen die beide processen afdekt in plaats van twee losse systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een organisatie waar de medewerkers uren moeten schrijven en dat deze uren weer de input zijn voor de salarisverwerking. Als zowel de urenregistratie als de salarisverwerking in één systeem zitten, dan behaal je niet alleen een snelheidswinst maar ook een kostenbesparing. En dan zijn er ook een aantal praktische voordelen, zoals maar één interface en één gebruikersnaam en wachtwoord.

Conclusie

Als je mij dus vraagt de titel van dit blogartikel te beantwoorden, kan ik wel stellen dat vandaag de dag HRM toch echt een noodzaak is. Of de HR rol nu apart belegd is of niet, door slimme software in te zetten op de juiste processen kan een grote winst worden behaald door minder administratie, beter inzicht en meer tevreden medewerkers.