Met de juiste digitale tools, benodigde materialen, verantwoordelijkheid en discipline kan iedereen effectief digitaal samenwerken. Digitaal samenwerken begint met het hebben van de juiste tools.

Samenwerken start met communicatie

Communicatie is de basis voor een goede samenwerking op afstand. Wanneer (een deel van) je medewerkers vanuit huis werken zal de communicatie minder soepel verlopen dan wanneer je samen op kantoor werkt. Toch zijn er verschillende manieren om er voor te zorgen dat de communicatie soepel verloopt.

E-mail en instant messaging

E-mail is een van de meest gebruikte vormen van communicatie. Deze vorm van communicatie is handig omdat je eenvoudig zaken terug kunt vinden. Communicatie via e-mail heeft ook nadelen. Steeds vaker wordt e-mail aangewezen als een bron van ergernis, stress en nutteloze communicatie. Vaak worden personen in de cc gezet, puur voor de zekerheid. In veel van deze gevallen is de informatie uit de e-mail niet van belang voor deze personen maar om dit vast te stellen moeten zij toch de mail lezen. Tegenwoordig zijn er mogelijkheden om e-mails in een beveiligde omgeving op te slaan en aan een contact of project te koppelen. Hierdoor voorkom je dat medewerkers onnodig in de cc staan en kunnen deze medewerkers, voor het geval ze toch bij de informatie moeten, deze mails alsnog inzien.

Het komt ook regelmatig voor dat je een aantal keer op en neer mailt met een collega, dit is erg tijdrovend. Een instant messaging dienst is in deze situaties de oplossing. Je kunt met een of meerdere collega’s in een chat zitten maar je kunt ook vaste teams aanmaken. Door gebruik te maken van een messaging dienst die zowel op desktop, tablet en mobiele telefoons beschikbaar is, kun je eenvoudig met je collega’s communiceren waar en wanneer je bent.

Bel of Videobel

Communicatie op afstand kan vergemakkelijkt worden door te (video)bellen. Wanneer je één of meerdere vragen hebt is (video)bellen vaak sneller dan chatten. Videobellen heeft als voordeel dat je de ander kunt zien en je tevens je scherm kunt delen. Hierdoor is het voor de ander vaak beter te begrijpen waarover je het hebt. Doordat je met meerdere personen tegelijk kunt videobellen kun je gemakkelijk iedereen op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen en de status van projecten.

Social collaboration platform als vervanging van e-mail en instant messaging

De laatste jaren is ook social collaboration meer in opkomst. Door gebruik te maken van een social platform hebben medewerkers de mogelijkheid om werkgerelateerde updates te plaatsen. Zie het als Facebook, maar dan voor updates over wat er binnen het bedrijf, bij klanten of binnen een specifieke projectgroep speelt. Het voordeel van deze functionaliteit is dat het volledig binnen jouw CRM plaatsvindt, waardoor alle informatie zich binnen hetzelfde platform bevindt.

In Exact Synergy is Social Collaboration bijvoorbeeld een standaard functionaliteit. Binnen dit platform heb je de mogelijkheid om een bericht, foto, document of verzoek te delen. Je kunt jouw update delen met het hele bedrijf, groepen of specifieke personen. Alle medewerkers hebben hun eigen tijdlijn waarop ze updates te zien krijgen die met hen gedeeld zijn. Onder de update hebben zij de mogelijkheid om te reageren. Social Collaboration is een goede vervanger voor e-mail en instant messaging tools. De updates kunnen namelijk gelinkt worden aan personen, projecten, bedrijven, enzovoorts. Informatie gaat hierdoor niet meer verloren, maar blijft beschikbaar in de Exact Synergy omgeving.

Zorg dat iedereen bij de benodigde informatie kan

Om goed te kunnen samenwerken moet iedereen bij de benodigde informatie kunnen. Zorg er voor dat alle bestanden in de cloud staan of op een omgeving waar iedereen bij kan. Software die real-time samenwerken aan documenten mogelijk maakt vergemakkelijkt de samenwerking. Deze software heeft als voordeel dat meerdere personen tegelijk in een document kunnen werken en iedereen over de meest actuele versie beschikt. Opdrachten kunnen hierdoor sneller afgerond worden. Daarnaast wordt alle informatie centraal bijgehouden waardoor het makkelijk vindbaar is. Door de mogelijkheid om rechten aan een document toe te voegen kan deze voor iedereen, geselecteerde personen of één persoon zichtbaar zijn.

Identificeer rollen

Om effectief samenwerken op afstand goed te laten verlopen is het identificeren van rolverdelingen en verantwoordelijkheden belangrijk. Zorg ervoor dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn, wie een bepaald project managet, wat de taakverdeling is en wanneer de werkzaamheden afgerond moeten zijn.

Wil jij meer weten over de kracht van digitaal samenwerken en welke tools voor jouw organisatie van meerwaarde kunnen zijn? Neem dan contact met ons op via mail!