Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant
Rolling forecasts zijn specifieke financiële prognoses waarbij bestaande gegevens worden gebruikt om aspecten van bedrijfsprestaties voor het komende jaar te voorspellen. In dit blog leg ik je uit wat er uniek is aan dit soort prognoses, hoe het werkt en waarom steeds meer bedrijven binnen de industrie kiezen voor dit soort prognoses.
Het doel
Forecasts zijn een belangrijk instrument dat wordt gebruikt in de financiële wereld. Vooral bij middelgrote en grote bedrijven, waarin veel afdelingen en/of vestigingen met elkaar in verbinding staan, zijn ze belangrijk door de complexiteit. Het doel van forecasting is om verwachte afwijkingen in het plan in een vroeg stadium te signaleren. Zo kan een organisatie hier tijdig op reageren, bijvoorbeeld door het budget aan te passen. Wanneer en hoe vaak forecasting wordt uitgevoerd en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, verschilt per bedrijf.
Wanneer
Forecasts kunnen zowel regelmatig als onregelmatig worden gemaakt, niet alleen gepland, maar ook ‘ad hoc’. Het is belangrijk te noemen dat forecasts niet als voorspellingsinstrument moeten worden gebruikt, maar als een indicatie van noodzakelijke veranderingen om operationele en strategische doelen te bereiken.
Waar
Binnen verschillende afdelingen van een bedrijf kunnen prognoses worden gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verkoop- of financiële prognoses, maar ook op basis van verschillende onderliggende waarden. Geplande waarden kunnen worden vergeleken met voorspelde waarden of actuele waarden met voorspelde waarden als basis voor vergelijking.
Hoe
In de forecast zelf kunnen verschillende soorten gegevens worden toegevoegd. Bepalende factoren, zoals prijzen of hoeveelheden, kunnen ook als niet-financiële gegevens worden meegenomen (bijvoorbeeld om de effecten van nieuwe concurrenten op de markt). In het algemeen is het echter aan te raden om de verschillende datasets voor de prognose nauwkeurig maar beheersbaar te houden. Zo worden de inspanning en kosten verminderd en tegelijkertijd wordt het gebruik van de tool geoptimaliseerd. Het belangrijkste element bij alle forecasts is dat ze voor een bepaalde periode worden gemaakt. De gebruikte tijdsperiode is afhankelijk van de branche en de huidige of standaard marktschommelingen in die branche.
Rolling forecasts als tool voor de financiële afdeling
Rolling forecasts worden periodiek gedurende het boekjaar gebruikt. Ze dienen als aanvulling op de prognose van het fiscale jaar, budget en andere plannen of vervangen de jaarprognose volledig. Voor rolling forecasts wordt een interval gedefinieerd waarop je prognoses maakt en beoordeelt. Aangezien er geen standaard interval is, wordt dit voor elk bedrijf afzonderlijk bepaald.
De bovenstaande afbeelding toont een voorbeeld van een kwartaalinterval met een voorspellingshorizon van 12 maanden. Een wekelijks of maandelijks interval is echter evengoed mogelijk. Figuurlijk gesproken is dit de grootte van de ‘rol’ die steeds vooruitgaat, deze blijft altijd hetzelfde omdat bij elk interval een nieuwe prognose wordt toegevoegd aan de achterkant van de bestaande 12-maandenprognose, of de bestaande 12-maandenprognose wordt verlengd .
Forecasts zijn steeds nauwkeuriger, maar tegelijkertijd ook steeds tijdrovender. Hoe vaker deze plaatsvindt (het interval) en minder nauwkeurig wordt, hoe breder de voorspellingshorizon. Omdat we forecasts echter zien als een hulpmiddel voor financiën, kan een hogere mate van onnauwkeurigheid contraproductief zijn.
Waarom
Rolling forecasts zijn handig als managementtool omdat je, in tegenstelling tot jaarplannen, altijd naar dezelfde tijdshorizon kijkt (bijvoorbeeld 12 maanden) – ongeacht het huidige boekjaar. Zo wordt het probleem van traditionele plannen, waarbij tegen het einde van het jaar slechts een paar maanden of zelfs maar een maand aan planningsgegevens beschikbaar zijn, op nul gezet. Bovendien zijn prognosewaarden actueler en nuttiger. Zo kun je weloverwogen beslissingen nemen en je organisatie op koers houden.
Meer weten?
Wil jij ook sneller en efficiënter plannen, budgetteren en prognotiseren? Neem dan contact met mij op via niels.wesselink@axians.com, zodat we hierover kunnen sparren. Of neem een kijkje op de Jedox pagina op onze website.
