Geschreven door Stefan de Jonge, Accountmanager Business Analytics voor Zorg & Onderwijs
Gegevens zijn niets zonder context. Aangevuld met inzichten, voorbeelden of kaders worden ze omgezet in waardevolle kennis. Zoals docenten doen in het onderwijs. Zij zetten losse informatie om in waardevolle kennis voor hun studenten. Door kaders te scheppen, voorbeelden te geven en informatie te verbinden. Toch zie ik vaak dat onderwijsinstellingen zelf nog veel losse informatie hebben liggen die niet wordt omgezet in kennis. Data die ligt te ‘verstoffen’ terwijl al die gegevens een schat aan kennis herbergen.
Onderwijsinstellingen hebben bergen aan informatie tot hun beschikking. In verschillende systemen staan gegevens over studenten, medewerkers, prestaties, financiën, processen en nog veel meer. Veel van die informatie wordt maar eenmalig gebruikt of bijvoorbeeld alleen vastgelegd vanwege verplichtingen vanuit de overheid. De massa aan informatie wordt meestal niet omgezet in kennis. Terwijl het in een context, gecombineerd met andere gegevens, van grote waarde kan zijn. Net zoals een regel uit een studieboek zinvol wordt door het theoretisch kader eromheen.
Voorbeeld: Studenten die stoppen met hun opleiding
Een voorbeeld. Als studenten stoppen met hun studie wordt vaak achteraf geconcludeerd dat het al langer niet liep. De student was vaak afwezig en leverde opdrachten niet op tijd in. En uit de digitale leeromgeving blijkt dat hij ook al maanden niet heeft ingelogd.
De stukjes informatie over één student kun je handmatig bij elkaar zoeken. Je kunt ze combineren tot kennis en de student in de gaten houden als je signaleert dat het niet goed gaat. Maar dat gaat niet voor alle duizenden studenten aan je onderwijsinstelling. Dat probleem los je op met Business Intelligence (BI). Daarmee kun je alle uitvallers van de afgelopen jaren analyseren. Op basis van de analyse selecteer je factoren die indicatoren zijn voor het stoppen met de opleiding. Dit kunnen aanwezigheid en frequentie van inloggen zijn, maar misschien blijkt dat ook de afstand vanaf thuis een rol speelt. Alle indicatoren combineer je in één BI-dashboard. Zodat je direct ziet bij wie, om welke reden, het mis dreigt te gaan en je op tijd kunt bijsturen om ervoor te zorgen dat hij/zij geholpen wordt.
Aan de slag met de grote hoeveelheden gegevens
Grote sets met gegevens zijn niet handmatig te combineren en te analyseren, laat staan te gebruiken. BI helpt daarbij. Het haalt de voor jou relevante informatie automatisch uit de verschillende systemen en voegt het samen in een overzichtelijk dashboard. Zo bouw je met kleine stukjes informatie een stevig fundament aan kennis over een onderwerp. En met die kennis kun je je voordeel doen.
Van reactief naar proactief
Wanneer de basis op orde is en de patronen bekend zijn, kun je informatie ook gebruiken om vooruit te kijken. Helemaal als je ook gebruik gaat maken van externe data van bijvoorbeeld DUO of het CBS. Om te zien welke studenten verhoogde kans op uitval gaan hebben, maar ook om bijvoorbeeld de studenteninstroom voor over vijf jaar te voorspellen. Uit externe bronnen weet je immers hoeveel havo-brugklassers er dit jaar zijn en hoeveel daarvan over vijf jaar doorstromen naar het hbo.
Door gebruik van data kun je lange-termijn-plannen onderbouwen met cijfers. De inschatting van instroom bepaal je niet op basis van de afgelopen jaren. Maar op harde cijfers, gebaseerd op geverifieerde patronen. Zo kun je proactief inspelen op de toekomst van je organisatie.
Kleine stukjes informatie met grote impact
Kleine stukjes informatie lijken op zichzelf vaak onbruikbaar. Maar je kunt er vaak meer mee dan je denkt. Gecombineerd met andere stukjes vormen ze een context van kennis die je kunt inzetten om patronen te herkennen en je organisatie bij te sturen. Kennis op basis waarvan je beter tegemoet kunt komen aan wensen van studenten, op basis waarvan je de organisatie beter kunt managen en waarmee jouw onderwijsinstelling zich kan profileren en onderscheiden. En dat allemaal op basis van informatie die je al in huis hebt, of die kosteloos (extern) beschikbaar is. De informatie ligt er, gebruik het dan ook!
Meer informatie?
Ben je benieuwd hoe Business Intelligence jouw instelling kan helpen? Wil je een afspraak maken voor een vrijblijvend gesprek? Of in contact komen met onze referenten? Neem gerust contact met ons op via 088 – 597 55 00 of info.bi.nl@axians.com. We helpen je graag!
