Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant
Budgettering is een krachtig hulpmiddel om je bedrijf op koers te houden. Maar in recente onderzoeken heeft de meerderheid van de kleinere bedrijven (meer dan 61%) geen begroting gemaakt. Te vaak beschouwen snelgroeiende bedrijven budgettering als een enorme inspanning. Maar budgetteren is een fundamentele strategische actie die aanzienlijke, meetbare waarde creëert voor je hele bedrijf.
Effectieve budgettering vereist een proces dat ingebakken is in het normale maandelijkse beoordelingsproces dat plaatsvindt bij een organisatie. Als jouw planning maar één keer per jaar plaatsvindt, besteed je te veel tijd aan het uitzoeken hoe je jouw planning moet uitvoeren in plaats van je te concentreren op strategische beslissingen.
Geïntegreerde continue planning ondersteunt dit op verschillende manieren:
- Het vermindert de “groeipijnen” die gepaard gaan met planning en prognoses in een snelgroeiend bedrijf. Als het idee om een jaarbudget te maken eng lijkt, laat staan maandelijks opnieuw prognoses maken, dan heb je niet met de juiste tools gewerkt of de juiste strategie omarmd.
- Het zorgt dat je meer tijd hebt om je te concentreren op prioriteiten van het “grote geheel”. Hoe minder tijd je elk jaar besteedt aan jaarlijkse budgettering, hoe meer tijd je zult hebben om na te denken over het grote geheel. Besteed meer tijd aan het werken aan je bedrijf en minder aan het erin werken.
Maar waarom zou jouw bedrijf moeten overwegen om geïntegreerde continue planning te gebruiken?
Wat is continue planning?
Continue planning zorgt voor een regelmatig contactpunt met budgethouders om prestaties te beoordelen en bedrijfsplannen bij te werken, waarbij altijd de vergelijking wordt gemaakt met het officiële plan voor het jaar. Met andere woorden, het verhoogt de frequentie waarmee je plant.
Planning is onmisbaar. Continue planning is een proces dat de planning efficiënter maakt, de voordelen biedt van tijdige projecties en je aanpassings- en reactievermogen vergroot als een snelgroeiend bedrijf. Dit is een cruciale mogelijkheid voor succes op lange termijn.
Maar wat houdt continue plannen nu precies in:
- Beoordeel aan het eind van elke maand een financiële positie. Heb je moeite om te begrijpen hoe of waarom je prestaties afwijken van je verwachtingen? Als je een continu planningsproces hebt, zorg je ervoor dat je een contactpunt hebt om de financiële prestaties van je bedrijf te beoordelen met nieuwere, frissere en nauwkeurigere informatie.
- Herstructurering voor de rest van het jaar. Heb je je ooit afgevraagd waarom je jaarlijkse voorspellingen tegen het einde van het jaar zo ver weg lijken? Wanneer je geen doorlopende planning had, komt dat waarschijnlijk omdat je niet wist hoe de dingen die er gedurende het jaar gebeurden, naar verwachting van invloed zouden zijn op uw financiële resultaten. Regelmatige “touch points” helpen deze verwarring te verminderen.
- Betrokken eigenaren van budgetten zorgen voor een echt gedistribueerd proces. Budgetten zijn vaak een “top-down” -methodologie. Het gaat allemaal om wat het management denkt, niet om de teamleden die het werk uitvoeren. Door budgethouders te betrekken bij continue planning, worden mensen aangemoedigd om meer betrokken te zijn met de gestelde doelen en wordt een grotere verantwoordingsplicht ondersteund.
Hoe helpt continue planning bedrijven?
Het is niet moeilijk voor te stellen hoe continue planning je planningsproces kan stroomlijnen en verbeteringen kan bieden in financiële prognoses. Maar hoe zit het met jouw bedrijf? Wat zijn enkele van de tastbare voordelen die je meteen kunt opmerken?
- Snellere reactietijden. Met nauwkeurigere gegevens binnen handbereik, kun je sneller reageren op mogelijke problemen. Kom je middelen tekort in een bepaald gebied? Heb je een segment dat onder het budget valt en dat nu opnieuw kan worden geïnvesteerd in andere delen van het bedrijf?
- Kleinere aanpassingen. Door te vertrouwen op een proces dat alleen regelmatig incrementele wijzigingen vereist, worden financiële teams niet consequent belast met een groot re-forecasting-proces. In plaats daarvan hoeven ze hier en daar slechts kleine aanpassingen te doen. Het resultaat? Het bedrijf kan zich concentreren op strategische initiatieven en tegelijkertijd een toekomstgerichte zichtbaarheid bieden aan het uitvoerend team.
- Meer betekenisvolle gesprekken. Leidinggevenden bij je bedrijf kunnen zinvollere gesprekken voeren met het managementteam wanneer er gegevens beschikbaar zijn om aannames te onderbouwen. In plaats van beslissingen te nemen op basis van vermoedens of gissingen, kun je een dialoog aangaan met het management over specifieke problemen die je in de meest recente plannen hebt gezien.
Continue planning kan zorgen voor krachtige veranderingen binnen je bedrijf. Maar hoe zit het met het implementeren van continue planning? Is het iets dat vooraf een grote investering in tijd en middelen vereist? Is implementatie eenvoudig te doen?
Hoe maak je continue planning mogelijk?
Een moderne oplossing voor geïntegreerde continue planning biedt een eenvoudig manier om de besluitvorming van jouw organisatie en uiteindelijk de flexibiliteit te verbeteren. Continue planning is niet alleen een manier om je bedrijf te verbeteren. Het is een nieuwe manier om jouw bedrijf te runnen. Met de juiste tools en een scherp oog voor het verbeteren van je flexibiliteit, kun je een nauwkeuriger, flexibeler bedrijf creëren dat klaar is om de uitdagingen en onzekerheid in het huidige economische klimaat aan te gaan.
