Bel direct: 088 010 74 90
Maak een afspraak

Forse besparing op IT-kosten door één geïntegreerd systeem

 

KPN Security (voorheen QSight IT) bestaat al ruim 30 jaar en begon als leverancier van telecom- en datacommunicatieproducten. Toen modems en switchboxes opkwamen, evolueerde het bedrijf naar een dienstverlener op het gebied van netwerkcommunicatie, beveiliging en storage. In de loop der jaren bouwde het bedrijf een complexe IT-omgeving op, bestaand uit zestien verschillende bedrijfsapplicaties, verdeeld over de verschillende bedrijfsonderdelen. Dit bracht nieuwe uitdagingen met zich mee, die opgepakt werden in samenwerking met Axians.
 
Enkele jaren geleden kreeg KPN Security een nieuwe eigenaar. Nieuw management zorgde voor een nieuwe blik op bestaande zaken, en de tijd bleek rijp om de bedrijfssystemen te gaan integreren in één systeem. “Het was toen vrij snel duidelijk dat de bestaande ICT onvoldoende was om het bedrijf te laten groeien,” zegt Servie Janssen, die als tijdelijk projectmanager voor het project medeverantwoordelijke was. “Groeiende omzet zou te veel extra personeel in de back-office vereisen door de arbeidsintensieve bedrijfsprocessen.” Dit moest anders.
 

ITSM-module doorslaggevend

De oude IT-infrastructuur van KPN Security was volgens Janssen een bijzonder complex geheel, bestaande uit zestien verschillende software pakketten, modules en Excel-sheets. Dit was destijds een bewuste keuze van de oude directie, om zo de bedrijfssystemen zoveel mogelijk gescheiden  te houden. Een begrijpelijke keuze, maar niet ideaal om door te groeien. “Elke afdeling had zijn eigen pakket”, legt Janssen uit. “Elke afdeling droeg daarom keer op keer een kleurig kartonnen mapje met alle dossiers over naar de volgende afdeling. Een nieuwe klant was daardoor pas na enkele dagen in al onze systemen geregistreerd. Een erg omslachtig en bovendien foutgevoelig proces.”
 
De keuze voor Exact lag volgens Janssen voor de hand: “We konden migreren naar de volgende versie van Microsoft Dynamics of overstappen op een ander systeem. De alternatieven voor Microsoft waren AFAS, Unit4 en Exact. We kozen hierbij voor Exact, met name dankzij de ITSM-module van Axians. Deze module is namelijk uitermate geschikt voor ons contractmanagement, omdat een groot deel van onze omzet komt uit ons uitgebreide portfolio van onderhoudscontracten. Dat moest dus goed overgezet worden naar het nieuwe systeem.”

 

“Axians is zeer deskundig en prettig om mee te werken”

 

Geïntegreerd systeem van Quote to Cash

Voordat het project aangevlogen werd, was een uitvoerige inventarisatie van belang. Er vonden interviews plaats met consultants, er werden rapporten geschreven en plannen gemaakt voor de migratie naar Exact Synergy en Globe. Janssen: “Axians heeft een uitstekende oplossing neergezet die redelijk lijkt op wat we hadden, maar dan geïntegreerd in één systeem.” Om met de nieuwe oplossing te kunnen werken, kreeg het personeel een training over het gebruik van het nieuwe systeem. Deze training was een belangrijk onderdeel van de implementatie, omdat Synergy in de basis geen CRM-pakket is, maar door de toegevoegde modules van Axians wel zo wordt gebruikt. Janssen: “Synergy is een heel flexibel pakket dat gebruikers voor een deel zelf eigen moeten maken en kunnen inrichten. Dat is de kracht van het pakket, maar het maakt het ook complexer bij het gebruik.”

 

KPN Security is erg tevreden met het nieuwe systeem, ook al moest het personeel wel wennen. “Nieuwe dingen vereisen altijd wat gewenning”, aldus Janssen. “We kunnen nu echter op een snellere en betere manier offertes maken en deze na accordering automatisch omzetten naar een order, bestelling, contract en/of project. Dit noemen wij het ‘Quote to Cash’ proces. Op deze manier hoeven alle benodigde gegevens niet meer overgetypt te worden als ze tussen de verschillende afdelingen worden uitgewisseld. Het werkt allemaal een stuk sneller en het is veel minder foutgevoelig. Daardoor is onze efficiëntie enorm verbeterd.” De contractenadministratie is wel complexer geworden dan voorheen. Janssen vervolgt: “We merken dat de grote hoeveelheid contractregels en mutaties wel eens een uitdaging is voor het systeem. Ook duurt het opsporen van fouten en problemen wel eens meer tijd dan gewenst. Gelukkig komen we er samen met Axians meestal wel uit!”
 

Forse besparing

Sinds de nieuwe bedrijfssystemen zijn opgeleverd, bespaart KPN Security jaarlijks circa 10.000 euro aan IT-kosten. Er zijn namelijk veel minder losse softwarepakketten en onderhoudscontracten van toepassing. Continu innoveren is zeker een begrip bij KPN Security en Exact geeft ze de ruimte om dit te doen. Janssen: “We zijn nog steeds aan het finetunen met taken en automatische triggers om onze processen te versnellen en te automatiseren, maar we zijn nu al heel tevreden. De medewerkers van Axians zijn zeer deskundig en prettig om mee te werken. Ze konden uitstekend inschatten wat er nodig was qua inzet van mankracht en producten.”Janssen geeft ook aan wat de toekomstplannen zijn voor het bedrijf. “We zijn eigenlijk continu bezig om onze systemen te verbeteren, bijvoorbeeld voor de inkoop, HR en rapportages”, besluit hij. “Dat doen we ook graag met Axians en we verwachten onze samenwerking de komende jaren zeker voort te zetten.”

 
Copyright © 2021 Axians. All rights reserved