Data is overal: jaarcijfers, bezettingspercentages, responstijden en meer. Op basis van data is het mogelijk om tijdig bij te sturen op lopende zaken en voorspellingen te maken voor de toekomst. Zo signaleer je proactief bedreigingen en kansen voordat ze gaan spelen. Dit geeft jouw organisatie de handvatten om doelgericht acties te ondernemen. Wat kun je met data en waar haal je de juiste data vandaan? Het antwoord op deze vragen lees je in dit artikel.
Enkele jaren terug gebruikten 90% van de grote spelers in de markt al consistent data als drijfveer voor bedrijfsbeslissingen. In de praktijk zijn er echter grote hoeveelheden data, die niet altijd even gestructureerd te raadplegen zijn. Dit betekent niet dat deze inzet het niet waard is. Cijfermatige analyses helpen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Denk hierbij aan het verhogen van de efficiëntie of de kwaliteit van de processen, of het constateren van beperkingen die van negatieve invloed kunnen zijn op de organisatie. Zeer waardevol om op deze informatie in te kunnen spelen! In de praktijk worden beslissingen vaak genomen op basis van kwantitatieve data in de vorm van statistieken. Deze kwantitatieve data kun je op meerdere manieren verwerken om nieuwe inzichten op te doen.
Analyseer het verleden om slimmer te worden
De gebruikelijk eerste stap bij organisaties die aan de slag gaan met data analyses, is om naar het verleden te kijken. Met Descriptive Analytics signaleer je patronen in data, waarmee je inzichten krijgt in de onderliggende bedrijfsprocessen. Een voorbeeld hiervan is klantcontact met de servicedesk. Hoe lang is de gemiddelde wachttijd voordat er een oplossing gevonden wordt? Zijn er verschillen tussen de type klanten? Wanneer je dit inzichtelijk maakt, kun je constateren waar struikelblokken of verbeterpunten zijn en hier actie op ondernemen.
De Glazen bol in de vorm van data
Als organisatie wil je graag een kijkje in een glazen bol doen. In de werkelijkheid zitten we hier niet meer ver vandaan. Door middel van Predictive Analytics wordt data gebruikt om iets in de toekomst te voorspellen. Bij lancering van een nieuw product en veel aanvragen, kun je bijvoorbeeld op basis van data over de geïnteresseerden analyseren welke opportunities de grootste kans op slagen hebben. Deze hebben dan logischerwijs de hoogste prioriteit, waarop je de juiste mensen aan kunt sturen om snel en gericht actie te ondernemen.
Waar haal ik mijn data vandaan
Ideaal dat je al zoveel kunt met data analyses, want dat gaat je zeker verder helpen als organisatie. “Maar waar bevindt mijn data zich en hoe maak ik dit inzichtelijk om er vervolgens iets mee te doen?” Dit zijn vragen waar veel organisaties mee rondlopen, waardoor ze de stap naar data gedreven ondernemen niet kunnen maken. Een veelvoorkomend probleem is dat data ‘verstopt’ zit in verschillende geautomatiseerde systemen, waardoor de data moeilijk inzichtelijk te maken is. Door data centraal op te slaan in één systeem, is dit probleem te voorkomen. Anderzijds kan Business Intelligence software informatie ophalen vanuit verschillende bronnen en deze overzichtelijk presenteren in management dashboards. Maar wat als je dit (nog) niet hebt? Management Consultant Han Verhofstadt vertelt in zijn artikel over de rol van samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en het delen van informatie bij data gedreven ondernemen.
Vergaar data in drie stappen
1. Bepaal de probleemstelling: Data vergaren is één ding, maar wat is je uiteindelijke doel ermee? Ga er niet vanuit dat je informatie over het volledige spectrum van de organisatie of doelgroep in den beginne in gaat zetten. Creëer daarom allereerst een probleemstelling, vraagstuk of hypothese waarop je wilt gaan toetsen.
2. Welke gegevens zijn van belang: Op basis van de probleemstelling, bepaal je welke gegevens nodig zijn om ermee aan de slag te gaan. Denk hierbij aan demografische gegevens, tijdstippen, hoeveelheden, etc. Vervolgens kun je controleren of deze data al bestaat of dat je acties moet ondernemen om deze data te vergaren. Tot slot moet je prestatie-indicatoren meetbaar maken om de probleemstelling te beantwoorden.
3. Verzamel en analyseer de data: Zonder data geen analyses. Na het bepalen van alle indicatoren ga je logischerwijs aan de slag met het verzamelen ervan. Maar wat je uiteindelijk doet met de data maakt het verschil. Maak de verzamelde data inzichtelijk door middel van o.a. dashboards om in één overzicht het totaal aan informatie te analyseren. Op basis van percentages of absolute getallen – wat je eerder al hebt bepaald – kun je precies zien waarmee je aan de slag kunt!
Aan de slag met data gedreven ondernemen
Data analyses op grote schaal zijn onmogelijk om met de hand te doen, maar bij uitstek het meest effectief. Het verzamelen en analyseren van data valt en staat daarom met de software die je hierin ondersteunt. Met de juiste software heb je alle functionaliteiten in huis om jou data gedreven te laten ondernemen; en nog veel meer. Meer hierover lees je in het whitepaper ‘Creëer meer inzicht en grip op je bedrijfsvoering’.