Bel direct: 088 597 55 00
Maak een afspraak

Slimmer Microsoft-diensten factureren met de Cloud Invoice Solution

 

ICT-bedrijven die Microsoft-diensten afnemen voor klanten herkennen het wel: de facturatie is een arbeidsintensief proces. Iedere maand wordt het verbruik handmatig afgehandeld richting de eindklant. Hiervoor moeten vaak veel gegevens worden overgetypt om de factuur te maken, waardoor er een grote kans op fouten ontstaat. Geen ideale situatie. Toen Axians werd gewezen op dit proces door klantrelaties, besloten ze de koppen bij elkaar te steken. Dit moést slimmer kunnen. En dat bleek: de Cloud Invoice Solution was de oplossing. We gingen hierover in gesprek met Dennis Paalman, productmanager bij Axians.

 

De meeste particuliere afrekenmodellen wijzigen tegenwoordig van een vast bedrag per maand, dat vooraf wordt betaald, naar daadwerkelijk gebruik achteraf. Je verbruikt nou eenmaal niet iedere maand precies dezelfde hoeveelheid energie of MB’s. Dit geldt zakelijk ook voor bijvoorbeeld het gebruik van Microsoftdiensten: licenties wil je kunnen op- en afschalen en pas achteraf betalen voor het werkelijke verbruik. Als er zes medewerkers bijkomen, dan komen er ook zes licenties bij. Gaan er twee medewerkers weg, dan gaan er ook weer twee licenties af. Deze fluctuatie leidt tot een enorme hoeveelheid administratieve handelingen. Er wordt veel overgetypt vanuit Microsoft om de factuur te maken. Iedere maand opnieuw én onder tijdsdruk. Fouten liggen dus op de loer.

 

Intensieve samenwerking

Axians klopte aan bij klant en IT-organisatie Ictivity met de vraag of zij als pilot wilde fungeren voor de Cloud Invoice Solution. “Ictivity is voor ons een erg geschikte partij om samen een pilot mee te draaien omdat zij Exact Globe en Synergy gebruiker zijn van het eerste uur. Het systeem kent geen geheimen meer voor hen. Het automatisch factureren van deze Microsoftdiensten zou een hele waardevolle toevoeging zijn”, vertelt Dennis. Ictivity greep deze kans met beide handen aan.

 

De Cloud Invoice Solution is geïntegreerd met het Exact Synergy platform en de contract module van Axians. Het automatiseert het facturatieproces van Microsoftdiensten (licenties – en Azure diensten) volledig en creëert complete en overzichtelijke facturen zonder veel administratieve handelingen. Dennis legt uit: “Cloud Invoice Solution bespaart tijd, fouten en extra werk. Het is een end-to-end oplossing want er is erg veel mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het crediteren van een factuur, kortingsstructuren, strippenkaarten en het genereren van een factuur voor verschillende Azure-omgevingen. Zo ontstaat er direct inzicht in wat een Productie Azure-omgeving kost en welke kosten er zijn voor een Test Azure-omgeving. Kortom Facturatie op Azure-tenantniveau.” Daarnaast is het ook mogelijk om ‘traditionele’ contracten te factureren, prolongeren en indexeren. Zo word je in staat gesteld de meest complexe contract administraties te voeren binnen één systeem.

 

Droomscenario

De samenwerking tussen Axians en Ictivity startte met het definiëren van het droomscenario: hoe zag de ideale factuur naar de eindklant eruit? “Dat scenario werd de stip op de horizon. We gingen op zoek naar de tools die nodig zijn om het te verwezenlijken”, vertelt Dennis. “In iedere fase werd de eindklant betrokken bij het testen en het bespreken van de factuurweergave. Met die feedback gingen we weer terug naar de tekentafel. Deze zogenaamde iteratieve manier van ontwikkelen werkte heel goed. Het is een goed voorbeeld hoe je heel nauw met klanten kunt samenwerken. Er heerste een goede relatie tussen beide partijen met een prachtige oplossing als eindresultaat.”

 

Toekomstperspectief

Inmiddels wordt de Cloud Invoice Solution al succesvol toegepast in de praktijk door IT-bedrijven, die gebruik maken van Microsoft via distributeur Ingram Micro. Er zijn natuurlijk ook nog andere aanbieders op de markt die de Cloud Invoice Solution kunnen toevoegen aan hun portfolio. Maar dat is niet de enige groeioptie aldus Dennis: “Antivirusdiensten of gebruikers van Amazon factureren hun klanten op dezelfde manier. We kunnen ons product dus ook heel goed uitrollen voor deze aanbieders. Het enige wat we daarvoor nodig hebben is een klant die hiervoor samen met ons wil samenwerken, net als Ictivity. Want na dit succes staan wij te popelen om een volgende major release aan te kondigen in samenwerking met onze klanten!”

 

 

Copyright © 2022 Axians. All rights reserved