Meer inzicht en realtime rapportages bij Technetix

Technetix ontwikkelt en levert breedband technologie aan kabel-tv exploitanten, waaronder Ziggo. Het bedrijf werd opgericht in 1990 en is inmiddels actief in Europa, Noord-Amerika, Latijns-Amerika en Azië. Technetix koos voor Axians om de bestaande ERP-omgeving te moderniseren en om R&D en sales beter te kunnen ondersteunen. Met Exact Synergy en de Solution Builder van Axians heeft Technetix inmiddels al diverse bedrijfsprocessen vergaand geoptimaliseerd.

Technetix bestaat al 30 jaar en ontwikkelt diverse kabel TV producten op maat voor de kabel TV markt, van coaxsplitters in de meterkast van consumenten tot versterkers tussen de huizen en koppelstations. Geert van Gesink is verantwoordelijk voor IT bij Technetix. Hij werkte zich tijdens zijn 26-jarige carrière bij het bedrijf op van productiemedewerker tot IT-directeur. “In mijn begintijd was IT nog niet van toepassing. In de loop der jaren heb ik veel ervaring opgebouwd door veel zelf te doen, zowel vanuit de infrastructuur als applicatiebeheer.” Onder zijn leiding werd de ERP-omgeving van Technetix samen met Axians vergaand gemoderniseerd.

Exact Synergy

Vanaf 2006 gebruikt Technetix Exact als ERP-oplossing, een keuze die mede tot stand kwam doordat een overgenomen bedrijf het al gebruikte. Van Gesink: “Vanwege de tijdsdruk kozen we voor Exact. We hebben de initiële implementatie binnen een jaar afgerond samen met Exact International, eigenlijk vooral omdat we een internationaal bedrijf zijn.” De relatie met Axians begon volgens Van Gesink toen de organisatie zocht naar een oplossing om de planning en de project- en uurregistratie van de ontwikkelafdeling in het ERP-systeem te kunnen doen. Van Gesink: “Voorheen werd dat allemaal met Microsoft Excel gedaan, met allemaal losse bestanden, die via e-mail werden uitgewisseld.” Volgens Van Gesink was het doel om de ERP-omgeving centraal te stellen bij het automatiseren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen van de hele organisatie. Van Gesink: “Een van de problemen van Technetix was dat er teveel dingen via de e-mail werden afgehandeld. Iedereen mailde met elkaar om allerlei zaken af te stemmen. We wilden naar een model van registratie en pulling, in plaats van pushing, en dat alles via een geïntegreerd systeem in Exact Synergy.” Deze nieuwe werkwijze zou wel een belangrijke cultuurverandering als gevolg hebben. “Onze werknemers hebben veel kennis van techniek en sales, maar minder van applicaties. Het was duidelijk dat er procesmatig veel winst te behalen was. We hebben uiteindelijk voor de oplossing van Axians gekozen, omdat zij de problematiek het best begrepen. En hun oplossing was beter dan die van andere partijen.”

Workflows automatiseren

Samen met de consultants van Axians werd bij Technetix de Solution Builder geïmplementeerd en ingericht om optimaal aan te sluiten op de bedrijfsprocessen. Van Gesink: “Met dat eerste project zijn we rond 2012 begonnen. Ik heb nauw met hen samengewerkt en we hebben dat project binnen 20 dagen afgerond voor onze R&D afdeling.” Technetix startte sindsdien diverse andere projecten om meer processen in het systeem op te nemen. “We werken ook met het Inkoop Factuur Register (IFR) van Axians. Daarmee kunnen we de inkoopfacturen registeren en delen van de workflow automatiseren. We gebruiken het systeem steeds meer. Dat is continu in ontwikkeling en dat levert nu steeds meer voordelen op.”

Realtime rapportages

Van Gesink is zeer tevreden over de resultaten van de diverse projecten. Technetix heeft door de geïntegreerde aanpak veel meer inzicht gekregen in het functioneren van de organisatie en beschikt nu over gedetailleerde en realtime rapportages. “Het beheer is een stuk eenvoudiger geworden en ons inzicht is veel beter. Maar het belangrijkste resultaat is dat je maar één keer je gegevens hoeft in te voeren. Onze planning kan nu in realtime aangepast worden, omdat de Synergydata altijd up-to-date is.” Volgens Van Gesink heeft het projectbureau nu altijd direct inzicht in alle actieve projecten en de financiële afdeling kan altijd beschikken over realtime rapportages.” Verder is een deel van de workforce iets mobieler geworden. “Door de integratie van IFR met Exact kunnen we nu via de Synergy-app mobiel inkoopfacturen autoriseren.”

Innovatieve oplossingen

Over de samenwerking met Axians is Van Gesink vol lof. “Axians is een prettig bedrijf om mee te werken. Een kennishuis met veel jonge medewerkers, die met hun ervaring en enthousiasme innovatieve oplossingen voor hun klanten neerzetten.” Als grootste uitdaging voor de toekomst ziet Van Gesink niet zozeer de oplossing op zich, maar meer de inrichting en het gebruik. “Onze organisatie moet wennen aan de nieuwe werkwijze, maar daar draagt Axians ook met trainingssessies aan bij. Ik vind het ook erg prettig hoe het bedrijf allerlei kennissessies en events voor partners houdt om de klantbinding te versterken. Verder is er geen enkele sprake van opdringerige verkoop, wat bij veel andere IT-partijen wel anders is.” De volgende stap is volgens van Gesink dat Technetix op termijn ook door middel van EDI (Electronic Data Interchange) de relatie met partners in de supply chain wil automatiseren. “Dat ben ik nu aan het onderzoeken. Verder denken we eraan om onze Exact-omgeving binnen drie jaar naar de cloud te gaan brengen. Met die ontwikkelingen gaan we de komende tijd met Axians aan de slag.”