Universiteit Utrecht verkent met BI proeftuin alle mogelijkheden van SAP BusinessObjects

De Universiteit Utrecht bleek maar een klein deel van de mogelijkheden van het SAP BusinessObjects platform (BO) voor ontsluiting van managementinformatie te benutten. De nieuwsgierigheid naar wat er nog meer mogelijk was met de tooling, werd concreet beantwoord door een unieke ‘Businesss Intelligence proeftuin’. Deze is samen met Axians in het leven geroepen. Het resultaat? “Tegen relatief lage kosten hebben we heel snel een praktische start gemaakt met het gebruik van nieuwe tooling binnen het bestaande Management Informatie Systeem”, aldus Ronald Wieman, Hoofd Processen en Systemen bij Universiteit Utrecht en Niels van der Kam, senior product manager bij Axians.

De Universiteit Utrecht (UU) is een internationaal vooraanstaande researchuniversiteit waar studenten en toponderzoekers samen werken aan een betere toekomst. Met meer dan 30.000 studenten is de UU één van de grootste universiteiten van Nederland. Ronald: “Mijn afdeling zorgt met een continu verbeterprogramma voor optimale digitale ondersteuning van de Directie Financiën, Control en Administratie. Het doel is optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen met processen aan de ene kant, systemen aan de andere kant en de mens er midden in met als leidraad het informatieplan.”

Alleen reporting tools werden benut binnen SAP BO

De UU heeft een zeer omvangrijke en uitgebreide licentie voor het SAP BusinessObjects platform (BO) voor ontsluiting van managementinformatie. Binnen dit platform is een scala aan tools beschikbaar voor Dashboarding, Analyse en Reporting. Ronald: “Echter, binnen die zee aan mogelijkheden benutten wij alleen de Reporting tools. Hiermee maakten wij vanuit het Management Informatie Systeem (MIS) vooral (standaard)rapportages voor een beperkte groep eindgebruikers. Maar we zagen dat de wensen en eisen van eindgebruikers van BI in hoog tempo veranderen. Bovendien moet managementinformatie sneller opgeleverd worden. Wij zochten binnen het huidige MIS naar het aanbieden van informatie in een andere presentatievorm en met minder tussenkomst van de centrale BI-afdeling. Dashboarding en Self Service BI zijn daarin voor ons sleutelwoorden.”

Samen met partner Axians

Om kennis op te doen van de overige tools binnen BO is de UU op zoek gegaan naar een partner die haar daarbij kon helpen. Deze heeft zij gevonden in Axians. Niels: “Axians en de UU hebben samen de ‘BI proeftuin’ opgezet.” Ronald: “Axians stond erg open voor deze vrije manier van samenwerken en het samen gaandeweg leren van de ervaringen. Hiermee hebben we aangetoond dat je met een proeftuin sneller kan handelen dan met een traditionele governance structuur, waarbij het lang duurt voordat je een project van de grond tilt. Op basis van één A4’tje hebben we deze BI proeftuin snel en voor weinig kosten kunnen starten. Daarnaast kunnen we heel veel gebruikers enthousiast maken voor alle nog onbenutte mogelijkheden.” Niels: “Inderdaad, je kunt snel en zonder grote projectplannen zowel een start maken als resultaten opleveren.”

Focus op vier relevante en concrete concepten

Binnen deze proeftuin is een aantal concepten ontwikkeld om de functionaliteit van het volledige BO platform te demonstreren. Niels: “Met de bedoeling zo een aantal ‘champions’ te creëren in de organisatie; enthousiaste voorvechters van dashboarding en analyse tools.” Ronald vult aan: “Deze BI proeftuin heeft vier concepten opgeleverd in verschillende informatiedomeinen. Dit zijn cohort structuuranalyse van de bachelor- en masterprogramma’s, strategische HR-/stafplanning, initiële kwartaalrapportages en KPI’s voor het shared service center. Deze aandachtsgebieden hebben we zó gekozen dat we deze na gebleken succes daadwerkelijk zouden kunnen lanceren. Het was dus beslist geen vrijblijvende BI proeftuin. Ik heb de BI proeftuin eveneens ingezet om een push te geven aan domeinoverstijgend samenwerken.”

Gebruikers intensief betrokken bij BI proeftuin

Deze vier concepten zijn door de UU en Axians daarom direct gekoppeld aan concrete informatiewensen die er écht toe doen. Ronald: “De gebruikers hebben we intensief bij deze BI proeftuin betrokken. Onze populatie BO-gebruikers, vooral een groep van circa 35 analisten, kende deze dashboarding en analyse tools nog niet. Via de BI proeftuin die driekwart jaar separaat draaide, konden ze daadwerkelijk meedoen. Zij zijn nog steeds enthousiast! Zij kregen de beschikking over een stand alone versie waarmee zij direct in de praktijk aan de slag konden. Daarvoor hebben we dus de vier domeinen met verschillende gebruikersgroepen gedefinieerd in deze proeftuin. Vertaald in vier toonbare eindproducten op basis van informatiewensen waar nu daadwerkelijk behoefte aan is binnen de universiteit.” Niels: “Wat we al snel zagen, is dat het aantal deelnemers door de mond-tot-mond reclame groeide. Daarmee hebben we direct een aantal relevante ambassadeurs voor de verder nog onbenutte mogelijkheden van SAP BusinessObjects gecreëerd.” De focus lag op de tools SAP Lumira en SAP Design Studio. Axians heeft de gebruikers hiervan een training gegeven en na afloop stonden deze te popelen om aan de slag te gaan.

Win-win situatie voor UU en Axians

Door een partnership aan te gaan met Axians, in plaats van een zuivere leveranciersrelatie, heeft de UU tegen relatief lage kosten een snelle start gemaakt met het gebruik van nieuwe tooling binnen het bestaande MIS. Bovendien is intern veel enthousiasme gecreëerd voor BI. Voor Axians was het partnership een uitgelezen kans om haar expertise te demonstreren binnen een voor haar strategisch belangrijke markt. Bovendien heeft Axians door de nauwe samenwerking veel nieuwe kennis opgedaan van de (universitaire) onderwijsmarkt. Niels: “Het was heel goed voor ons om hier actief mee bezig te zijn in de BI proeftuin en de grenzen van het product op te zoeken. De onderwijsmarkt wordt voor Axians een steeds belangrijkere doelgroep. We bieden bijvoorbeeld SAP aan in de vorm van een campuslicentie en inmiddels zijn al veel HBO- en WO-instellingen klant geworden. Met de kennis die we in deze BI proeftuin opdeden, kunnen we beter inspelen op allerlei onderwijsvraagstukken en de wensen van de eindgebruikers.”

Denk groot, maar begin klein

Niels: “Mijn advies voor andere organisaties die ook een BI proeftuin willen, is: denk groot, maar begin klein. Creëer in je organisatie enthousiaste champions die je succes intern verder kunnen presenteren en zo het startschot geven voor een groter project. Vooral BI leent zich goed voor een dergelijke proeftuin.” Tot slot biedt Ronald nog een inzicht: “Mensen hebben niet altijd direct scherp wat hun informatiebehoefte is. Je moet hen eigenlijk meenemen in je BI denkproces. En dát kan dus uitstekend in een proeftuin.” Het eindrapport naar aanleiding van de proeftuin adviseerde de tooling die de UU in huis heeft daadwerkelijk in beheer te nemen en vervolgens de vier proefproducten live brengen. Inmiddels is dit advies geconcretiseerd. Kortom, van proef naar praktijk!