Artuvet richt zicht dankzij Jedox op het analyseren van cijfers in plaats van het verzamelen daarvan

Sieberen de Jong is als Finance manager werkzaam voor Artuvet Animal Health B.V., onderdeel van de Nextmune Group uit Zweden. Artuvet maakt dierengeneesmiddelen en is producent van een allergeen specifieke immunotherapie. “In 2018 zijn we gestart met Jedox met 5 andere bedrijven binnen de Nextmune Group. Voorheen waren we een aantal dagen bezig om de financiële consolidatie voor elkaar te krijgen en waren we bijna 2 weken bezig om onze rapportages in te richten. Dankzij Jedox kunnen we ons nu richten op het analyseren van cijfers in plaats van het verzamelen daarvan.”

Sieberen: “Net zoals mensen kunnen ook dieren last hebben van allergieën , bijvoorbeeld voor graspollen, boompollen en huisstofmijt. Wij maken geneesmiddelen waardoor het immuunsysteem van het dier wordt aangepast. Veel oplossingen in de markt zijn zogeheten symptoombestrijders, deze pakken echter de oorzaak van de achterliggende allergie niet aan. Bij Artuvet doen we dat wel en richten we ons op het immuunsysteem. Dit doen we door een geneesmiddel te maken specifiek afgestemd op het dier.”

Consolidatie voor meerdere bedrijven

Artuvet is in 2018 met Jedox gestart voor de financiële consolidatie voor de 5 verschillende bedrijven binnen de Nextmune Group. Sieberen: “Voorheen gebruikten we Excel, maar dit was heel bewerkelijk en daarnaast foutgevoelig. We waren zeker een aantal dagen per week bezig om de consolidatie voor elkaar te krijgen. In het begin werkten de spreadsheets goed, maar logischerwijs werden deze groter en groter. Op een gegeven moment liepen we tegen de limieten van Excel aan.”

Het rapporteren en consolideren van de cijfers van de Nextmune Group gebeurt in Lelystad bij Artuvet Animal Health B.V. “Door de uitbreiding van de groep moesten in de spreadsheets bedrijven worden toegevoegd. Daardoor werden de spreadsheets steeds ingewikkelder en kostte het uitbreiden en opbouwen ons veel tijd. Daarnaast werd het steeds lastiger om tijdig te rapporteren naar het management. De situatie werd onwerkbaar en we moesten op zoek naar een efficiënte oplossing. Een oplossing die ons in staat stelde snel en eenvoudig te rapporteren en daarnaast onze acquisities, overnames en uitbreidingen snel te integreren en te rapporteren.” vertelt Sieberen.

Flexibiliteit op maat

Artuvet heeft voor Jedox gekozen door de flexibiliteit die het pakket biedt. Sieberen: “De structuur en opzet van onze huidige rapportages hebben we 1 op 1 kunnen overzetten naar Jedox. Hierdoor hadden we direct het gevoel van herkenbaarheid.” Door het internationale karakter werkt Artuvet veel met valutakoersen, maar ze willen wel de cijfers op de juiste manier kunnen interpreteren (koersontwikkelingen daarbuiten gelaten bijvoorbeeld). Jedox is ingezet om op een eenvoudige manier inzicht te krijgen in verschillende scenario’s.

Verantwoordelijkheid

In de eerste maanden heeft Artuvet schaduw gedraaid om zeker te zijn dat Jedox 1 op 1 liep met het bestaande systeem. Toen dat goed bleek te gaan kreeg men vertrouwen in Jedox en is men op den duur gestopt met de schaduwrapportages. Sieberen: “De eerste maanden verzorgden we vanuit Nederland de input voor de gehele groep in Jedox. Inmiddels zijn we zover dat alle bedrijven zelf de invoer van de cijfers verzorgen. Ze hebben zelf toegang, kunnen zelf de consolidatie verzorgen en de bedrijven zijn zelf verantwoordelijk. Dit scheelt ons enorm veel tijd en de verantwoordelijkheid ligt nu bij de juiste personen.”

Samenwerking met Axians

Werken met Jedox: het opvragen/selecteren van rapporten, uploaden en downloaden van data is vrij eenvoudig en recht toe recht aan. “De standaardrapportages kunnen we zelfstandig aanpassen. Voor inhoudelijke technische veranderingen werken we samen met Axians. Belangrijk bij zo’n implementatietraject is dat het een gezamenlijk project moet zijn. Om grip te houden blijven we met Axians meekijken hoe aanpassingen worden gedaan. Zo weten we precies welke zaken op welke manier zijn opgepakt en zijn we meteen goed op elkaar afgestemd. Axians is flexibel en denkt met ons mee en komt met proactieve oplossingen. Zelf proberen we de eenvoudigere aanpassingen in Jedox op te pakken en te beheersen. De meer technische zaken liggen bij Axians”, vertelt Sieberen.

Zekerheid

Wanneer een nieuwe organisatie onderdeel wordt van de Nextmune Group wordt de administratie van dit bedrijf eenmalig gekoppeld en aangesloten op Jedox. Zo sluiten de rapportages goed aan bij die van de Group. Sieberen: “Dit is een eenmalige exercitie,
daarna werken we met standaard formats en is het aan het bedrijf om te zorgen dat de cijfers periodiek worden geüpload.”

“Als je ziet hoe snel we nu rapporteren en hoe snel collega’s de lokale rapportages klaar hebben, dan is dat een wereld van verschil met de situatie voorheen. Natuurlijk doen we af en toe wel intercompany checks en ook koersverschillen moeten we op tijd doorgeven, maar we kunnen binnen een dag rapporteren. We hebben vertrouwen in de juistheid van de gerapporteerde cijfers.”, vertelt Sieberen. “Voorheen waren we bijna 2 weken bezig met inrichten van rapportages. Nu kunnen we ons richten op het analyseren van de cijfers in plaats van het verzamelen daarvan.”

Toekomst

Sieberen: “We zijn gestart met het gebruiken van Jedox voor onze maandrapportages. Sinds kort zetten we Jedox ook in voor ons budget en planning proces. De Nextmune Group groeit snel en waar we voorheen soms wel eens wantrouwend waren met betrekking tot de implementatie en wijzigingen in ons rapportagesysteem, hebben we nu het volste vertrouwen in Jedox. We maken éénmalig de vertaling naar Jedox, waarna we eenvoudig verder kunnen” vertelt Sieberen.

Artuvet wil Jedox nog breder gaan inzetten. Sieberen: “We hebben inmiddels de eerste aanzet gemaakt voor onder andere Intercompany afstemmingen, KPI overzichten en cashflow overzichten.”

Klik op de afbeelding hieronder om de referentiecase te  downloaden/openen.