Da Vinci College heeft met SAP BusinessObjects gemakkelijk en snel inzicht tot op detailniveau

Het Da Vinci College is een regionaal opleidingscentrum voor middelbaar beroepsonderwijs met circa 9.000 studenten. Het Da Vinci College biedt diverse mbo-opleidingen aan in uiteenlopende branches en verzorgt bedrijfsopleidingen en trainingen voor volwassenen. Daarnaast worden vavo en educatie- en inburgeringsopleidingen aangeboden. Onder de noemer HBO Drechtsteden worden bachelor- en post-bachelor hbo-opleidingen aangeboden op het gebied van techniek, management, ondernemerschap en zorg en welzijn.

Wouter Poortvliet is Projectmanager Audit & Control binnen het Da Vinci College. “Ik ben onder andere verantwoordelijk voor het onderhouden en maken van de ETL voor Data Warehouses (DWH). Daarnaast bouw ik universes en rapportages, gericht op informatie voor het management,” vertelt Wouter. Door de overstap naar een nieuw studentenadministratiesysteem was het voor het Da Vinci College nodig – en een logische vervolgstap – om een nieuwe rapportageomgeving te zoeken. Het rapportagesysteem dat voorheen werd gebruikt was oud, bewerkelijk en daardoor ook erg kostbaar. Het voldeed niet meer aan de informatiebehoefte.

Zeer tevreden met SAP BusinessObjects

“Via SURF konden we  bij Axians destijds voordelig SAP BusinessObjects (BO) aanschaffen. We zijn zeer tevreden met de gemaakte keuze. Axians heeft onze rapportage-omgeving omgebouwd naar BO. Vanuit BO krijgen we gemakkelijker inzicht in de bekostiging, maar bijvoorbeeld ook in de in- en uitstroom van studenten. Tweemaal per jaar is er voor ons een belangrijke telling, waarbij de bekostiging van de studenten wordt bepaald. Aan de resultaten van die telling zijn financiële gevolgen verbonden die voortkomen uit wet- en regelgeving. Dankzij BO kunnen we aantallen studenten snel berekenen en hebben we inzicht over de jaren heen,” vertelt Wouter. “De onderwijsinspectie wil van ons onder andere inzicht in jaar-, diploma- en startersresultaten. Wanneer verlaat iemand het ROC en met welk eindresultaat? Hoeveel diploma’s zijn in een jaar behaald? Dit soort inzichten verkrijgen we dankzij BO. Aan de hand van deze inzichten maken we ons beleid.”

Naast informatie over Onderwijs wilde men ook Personeelszaken in BO. Wouter: “Samen met Axians is een DWH voor Personeelszaken gecreëerd. Hier worden onder andere FTE en Verzuim inzichtelijk gemaakt. Daarnaast wordt inzicht verkregen in loonkosten, gerealiseerde uren en maakt men prognoses voor de begroting.”

Aantal BO gebruikers neemt toe

“We hadden de ambitie om veel collega’s zelf rapporten te laten bouwen binnen BO. Dat was echter een brug te ver. Ondanks dat het eenvoudig is om een rapport te maken met de Web Intelligence tooling, was de uitdaging te groot om te bepalen welke data bij elkaar moet worden gezet om zinnige informatie te verkrijgen. Nu bouw ik samen met een collega de rapportages vaak zelf. Ook het management en het College van Bestuur maken gebruik van BO. Alle benodigde informatie zetten we in één dashboard gemaakt in WebI. Diepgaande analyses maken we in de Lumira tooling. Steeds meer komt men er achter dat er heel veel bruikbare informatie te achterhalen is. Het aantal BO gebruikers is inmiddels dan ook sterk toegenomen.”

Ook docenten kunnen dankzij BO op tijd bijsturen. Wouter: “Studie loopbaanbegeleiders hebben meer verantwoordelijkheid binnen de organisatie gekregen. Door middel van in het studentadministratiesysteem geïntegreerde WebI-rapportages, krijgen zij inzicht in hoe het met de eigen studenten gaat. Zo kunnen zij bijvoorbeeld zien dat een studieovereenkomst of praktijkovereenkomst al getekend is of nog getekend moet worden. Afhankelijk daarvan komt men in actie.”

Makkelijk en snel inzicht tot in details

BO geeft inzicht in details op een makkelijke en snelle manier. “Waar we voorheen vele klikken moesten uitvoeren, naar verschillende programma’s en door tientallen pagina’s moesten gaan, kan ik nu heel snel tot in detail kijken binnen één programma. Zo kan ik bijvoorbeeld zien wanneer een diplomaresultaat slechter is en waar dat door komt. Wat zijn uitstroomredenen? Wat is opvallend? Dit helpt ons veel in de analyse en bewijsvoering, we zien nu waar het probleem werkelijk ligt”, vertelt Wouter.

Samenwerking met Axians

De samenwerking met Axians omschrijft Wouter als professioneel. “Soms is het lastig om te bepalen wat je precies wilt bereiken. We zijn hierin door Axians begeleid en hebben samen gekeken naar hoe we zaken kunnen verbeteren.” Ook in de toekomst wil Wouter samenwerken met Axians: “We willen stappen gaan maken in een traject met financiële prognoses. Deze gegevens willen we in een DWH laten terugkomen. Zo hebben we een onderwijs-, personeel- en financieel DWH, wat voor ons het plaatje compleet maakt.”