In de gekoelde opslagruimtes van Gebrs van Aarle heerst een georganiseerde drukte. Dozen vol vers groente en fruit zijn keurig gerangschikt. Op dit moment bestellen veel klanten telefonisch/via de mail. Anderen komen langs op locatie, oftewel: ze komen aan en verzamelen de goederen op hun boodschappenlijstje.
Maar binnenkort gaat het ‘shoppen’ bij Gebrs van Aarle er nog georganiseerder en hipper aan toe! Allemaal dankzij de digitale transformatie met softwarepartner Axians! In dit artikel lees je alles over de voortgang van de implementatie, de goede samenwerking tussen Axians en Gebrs van Aarle en gezette stappen op het gebied van digitalisering.
‘’Part of the bigger picture’’
De digitalisering bij Gebrs van Aarle gaat verder dan alleen een nieuw ERP-systeem. Het bedrijf is bezig met een grootschalig digitaliseringsproject, inclusief een nieuwe website en webshop. Axians heeft als missie om Gebrs van Aarle naar een hoger niveau te tillen door middel van de implementatie van ‘I-Fresh’! Een ERP systeem dat alle functionaliteiten bevat waar de AGF zo naar verlangt. Bovendien staat Axians als softwarepartner bekend om hun slogan ‘’ICT with a Human Touch’’. Alle betrokkenen hebben zowel de kennis en ervaring, als de betrokkenheid en eerlijkheid om deze transformatie succesvol te laten verlopen.
De koers naar digitalisering
De meeste klanten van Gebrs van Aarle geven hun bestelling van tevoren door. Maar vaak willen ze op locatie nog extra of andere producten meenemen, waardoor de order wijzigt. Dit proces kent echter zijn nadelen omdat de registratie niet altijd correct verloopt en achteraf moet worden gecorrigeerd.
Het is essentieel dat de juiste producten worden gepakt en bijgehouden voor voedselveiligheid, -kwaliteit en voor voorraadbeheer. Daarom wil Gebrs van Aarle overstappen naar een nieuwe digitale bestelstroom. Zowel via de webshop als een nieuw cash and carry kanaal, zonder het persoonlijke contact te verliezen.
De gewenste situatie voor Gebrs van Aarle lijkt op het gebruik van handscanners in supermarkten zoals Albert Heijn. In deze situatie moet de klant op locatie zelf de producten scannen en zich bij de balie melden voor controle en het verkrijgen van de bon. Het doel van cash and carry is gemak, borgen van kwaliteit en snelheid. Axians werkt eraan om deze ideale wereld te realiseren!
“We willen naar een systeem waarbij klanten met een app registreren wat ze pakken, vergelijkbaar met de handscanners bij Albert Heijn,” legt Axians uit.
Voortgang van het project
“Er is flink geïnvesteerd in communicatie. Vooraf zijn er duidelijke afspraken met elkaar gemaakt. Bijvoorbeeld op het gebied van verwachtingsmanagement. Dit legt de basis voor een soepele overgang,’’ zegt Axians. We werken met een sprintplanning. Elke sprint duurt vier weken. De drie toegewijde consultants van Axians – Jordi, Michael en Joris – zijn op woensdagen op locatie. In werkgroepjes werken ze de onderwerpen af. ‘’We hebben sterk ingezet op een nieuwe manier van werken, waarbij we sprintplanning, testscenario’s en testsets (dus welke data je bij welke testscenario’s gebruikt) gebruiken om de implementatie stapsgewijs verder op te bouwen.’’
Momenteel bevindt het project zich in de vierde van zes sprints. “De voortgang is positief,” merkt Axians op. “Items worden afgehandeld, en het doorschuiven van taken gebeurt minimaal. Dit geeft rust en duidelijkheid voor ons en Gebrs van Aarle.”
Champions in actie!
Sebastiaan Bracke, Operationeel en Financieel directeur bij Gebrs van Aarle, speelt – samen met Yannick Kastelijn (hoofd Champion) – een cruciale rol in de voorspoedige voortgang van het project. Hij stuurt de key-users, of “champions” zoals hij ze liever noemt, aan met duidelijke taken en ‘huiswerk’. Deze aanpak zorgt voor een betere samenwerking waarin alle betrokkenen weten wat er wordt verwacht en zich meer gehoord voelen.
Het implementatieproces begon in april en de verwachting is dat het systeem half september al volledig operationeel zal zijn! Er zullen uitgebreide tests worden uitgevoerd en de eindgebruikers krijgen training. De geplande livegang is 1 januari 2025.
Gedroomde samenwerking
Wat maakt deze samenwerking zo succesvol? Het is een combinatie van pragmatisme, oplossingsgericht denken en een nauwe samenwerking. “Iedere consultant is anders, maar pragmatisch omgaan met situaties en snel oplossingen creëren is essentieel en dit zit in ons DNA,” legt Axians uit. “De blauwdruk is een leidraad, maar flexibiliteit en vermogen om snel te schakelen zijn minstens zo belangrijk.” Axians streeft ernaar meer te zijn dan een softwareleverancier. Ze zijn een partner.
Deze filosofie wordt benadrukt door Erik Pongers, de Business Unit Manager van Axians: “Het feit dat we bij dit mooie familiebedrijf een onderdeel zijn van het grote digitaliseringstraject maakt me trots. De weg van een Business Central I-Fresh oplossing is dynamisch, nooit statisch. We zijn dit traject ingegaan als partners met hetzelfde doel voor ogen en zo gaan we met elkaar om. Ondanks de soms lastige keuzes, hebben we een hoop plezier en zien we de voortgang met vertrouwen tegemoet!’’
I-Fresh wordt al veelvuldig en succesvol toegepast bij diverse AGF-bedrijven om hun snelheid, efficiency en bedrijfsresultaat te verbeteren. Lees meer ervaringen op www.i-fresh.nl of bel met onze AGF-specialist Ilse Lunenburg +31 6 29197706.