Hoe draagt verandermanagement bij aan het succes van je ERP-implementatie?

Heb je wel eens nagedacht over verandermanagement bij ERP-implementaties? Je kan wel als IT-beheerder een nieuw ERP-systeem willen voor het bedrijf. Maar wat als de werknemers op de productievloer of afdeling finance zo’n verandering niet zien zitten? Hoe zorg je dan toch dat je iedereen mee krijgt? Kortom: Hoe manage je een (grote) verandering in je bedrijf? In dit eerste deel van onze tweedelige blogreeks geven onze sales adviseurs Ilse, Errol en projectmanager René hun tips voor succesvol verandermanagement!

‘’Wat is het belangrijkste voor een goede ERP-implementatie?’’

Een paar maanden geleden organiseerden we een klantendag bij de Fruit Tech Campus in Geldermalsen. Tijdens de klantendag legden we de volgende stelling voor aan onze klanten: ‘’Wat is het allerbelangrijkste voor een goede ERP-implementatie?” Daarop antwoorden de meesten: verandermanagement. En dat is niet gek, want verandermanagement is een hot topic en geen makkelijk vraagstuk!

Yay or nay?

Zo zul je altijd zien dat er mensen zijn die verandering omarmen… Terwijl anderen zich liever vasthouden aan het bekende… Dit kan wrijving veroorzaken bij een implementatie. Vooral wanneer medewerkers vasthouden aan hun eigen ideeën in plaats van te denken aan het team of het bedrijfsbelang. Terwijl sommigen openstaan voor het nieuwe, verkiezen anderen stabiliteit boven alles. Ondanks dat ze weten dat het werken in een Excel-bestandje of meer verouderde systemen niet ideaal is en dat het eigenlijk makkelijker kan en moet.

En dan komt er ook nog eens bij kijken dat in de Agrifood tegenwoordig veel niet-Nederlandse medewerkers werken. Dit brengt extra uitdagingen met zich mee.  – Ilse Lunenburg & Errol Phefferkorn sales adviseurs Axians

Maar probeer maar eens van de ene op de andere dag iets los te laten dat je zo gewend bent. En dan komt er ook nog eens bij kijken dat in de Agrifood tegenwoordig veel niet-Nederlandse medewerkers werken. Dit brengt extra uitdagingen met zich mee in het implementatieproces door cultuur- en taalbarrieres. Dus hoe los je dit allemaal op?

Succesvol verandermanagement in 4 simpele stappen

1. 1. Zoek naar een prettige balans voor je gebruikers tussen maatwerk en standaard functionaliteiten/modules

Veel verouderde ERP-systemen vergen nog veel maatwerk. De processen zitten allemaal aan elkaar geknoopt. Bij een ERP-implementatie ondergaat een Agrifood bedrijf in zo’n geval aanzienlijke veranderingen. Niet alleen binnen de structuur van de organisatie, maar ook in de manier waarop processen worden uitgevoerd. De bedrijfsprocessen worden geïntegreerd met het ERP-systeem en andersom. Integreren hoeft in principe niet tijdrovend te zijn. Het is zaak te zoeken naar een balans tussen welke processen je op de ‘maatwerk-manier’ wilt blijven doen en welke processen je voortaan onderbrengt in een standaard module/functionaliteit. Dit betekent dat je voortdurend het gesprek aan moet gaan met gebruikers. Om zo hun wensen wat betreft hun interactie met het systeem te begrijpen.

Tegenwoordig werkt het beter om je software zoveel mogelijk door middel van standaard functionaliteiten en modules in te richten. Zo zijn updates makkelijker en sneller te realiseren en blijft je bedrijf altijd up-to-date met de laatste innovaties. Bovendien waarborg je kennis in het geval dat een collega verzuimt of vertrekt, omdat de werkwijze een gegeneraliseerde werkwijze is!

1. 1. Dus niet: Hop! Over de schutting gooien en klaar!

Het is heel makkelijk om het principe ‘van gooi maar over de schutting’ te hanteren, maar dan is de kans groot dat een deel van je medewerkers de hakken in het zand steekt. Dat is natuurlijk niet een effectieve way-to-go. Los van alle theoretische modellen (zoals het Kotter change management model) die succesvol worden toegepast, is het belangrijkste voor verandermanagement dat je mensen zo snel mogelijk onderdeel zijn van het proces. Dus niet pas zodra het plan en de roadmap al uitgedacht zijn: ‘’Hier heb je het plan en jullie mogen het uit gaan voeren.’’

Als mensen vanaf een vroeg stadium wel onderdeel zijn van het proces, dan krijgen ze de ruimte om mee te denken en hun mening te geven. Zo ontstaat sneller een draagvlak voor verandering. Dat proces start eigenlijk al bij de keuze van een systeem en hoe je het uiteindelijk gaat inrichten binnen je Agrifood bedrijf.

1. 1. Elke religie heeft volgelingen nodig en elke implementatie key-users… Zet ze heilig in!

Key-users vervullen een cruciale rol in verandermanagement omdat zij de vertegenwoordiging zijn van de verandering. Met dat mandaat in handen voelen zij de verantwoordelijkheid om deze te realiseren en hun collega’s op de afdeling hierin mee te nemen. Het is van essentieel belang dat de ERP-consultants nauw samenwerken met deze key-users. Wanneer een key-user bijvoorbeeld worstelt met de implementatie binnen de afdeling, maakt een consultant het verschil. Door bijvoorbeeld nieuwe perspectieven op verandermanagement aan te dragen tijdens gezamenlijke gesprekken. En suggesties te geven als: “Heb je overwogen het op deze manier te proberen?” of “Laten we de verandering opsplitsen in behapbare stappen om het eenvoudiger te maken.”

In plaats van alles tegelijk te willen veranderen, is het beter om stap voor stap te gaan. Beginnen bij de basis en dan uitbouwen. Door stappen afzonderlijk te benaderen raken medewerkers vertrouwd met de nieuwe processen. Een implementatie hoeft niet overhaast te gebeuren. Het doel is om alle teamleden op een positieve manier mee te nemen in de verandering.

Mensen raken gemotiveerd wanneer ze de positieve kant van de verandering inzien. – René van Nielen, Projectmanager Axians

1. Beantwoord altijd de vraag: ‘’What’s in it for them?’’

Mensen worden gemotiveerd als ze de positieve kant van verandering inzien en begrijpen wat het voor hen oplevert. Beantwoord daarom de vraag: ‘’What’s in it for them?’’, omdat een medewerker zich afvraagt “’What’s in it for me?”. Help ze zelf te beseffen wat de voordelen van het nieuwe systeem voor hen persoonlijk zijn. Het benadrukken van deze voordelen houdt de positieve energie vast. Zelfs wanneer er fouten optreden. Het is belangrijk om plezier te hebben en kleine successen te vieren. Verandering kost tijd en kan moeilijk zijn, maar het is – net zoals verhuizen naar een grotere woning of studeren – een avontuur waar je zelden spijt van krijgt!

Dit was slechts een voorproefje van onze beste tips. Stay tuned voor deel 2 van deze tweedelige blogreeks die binnenkort wordt gepubliceerd, want daarin hebben we de beste bewaard voor het laatst!