Een UX/UI redesign van HRM-software: focus op de eindgebruiker

Of je nu software-as-a-service aanbiedt, zelf applica­ties en portals ontwikkelt, of deze door anderen laat maken: een heldere gebruiksinterface is essentieel voor gebruikers. Het moet intuïtief zijn en snel inzicht bieden in processen. Vaak wordt er echter met name naar de functionaliteiten gekeken, en heeft een goed doordacht UX/UI design minder prioriteit. Dit was ook het geval bij HRM-softwareprovider Kenmerc. Lees hier waarom en hoe zij actief hun sollicitatiemodule hebben ge-rede­signed met Axians.

Module voor het sollicitatieproces

Sinds mei 2023 maakt Kenmerc onderdeel uit van Axians. De HRM- & Salarissoftware die wordt aangeboden bestaat uit diverse modules die ver­schillende aspecten van HRM-processen optimaliseren. De software biedt ook digitaal inzicht en overzicht over deze processen. Eén van die modu­les is de werving- en selectiemodule. Angela van den Hudding, Product Manager, legt uit: “Deze module optimaliseert het gehele sollicitatieproces. Sollicitanten kunnen via een herkenbare en eenvoudige omgeving online op vacatures solliciteren. Via hetzelfde portaal kunnen medewerkers deze overzichtelijk bijhouden, beoordelen en makkelijk opvolgen.”

Een kritische blik op het design van de module

De applicatie voor het sollicitatieproces is destijds door onszelf ontwikkeld, zonder gebruik te maken van een designer,” geeft Angela aan. “De focus lag vooral op de functionaliteiten die de applicatie bood en niet zozeer op een goed doordacht ux/ui design. Op den duur merkten we dat alle nieuwe wensen niet meer in het huidige design pasten, waarbij we geen opti­male gebruikerservaring aan onze klanten konden bieden. Toen werd het tijd om eens met een kri­tische blik te kijken naar de werving en selectie module. Ook zagen we bij concurrenten dat hun applicaties er mooi uitzagen, en ondanks dat de functionaliteiten daar soms wel minder zijn, trekt een duidelijk design de klanten aan. Wij wilden ons ook bewegen naar een meer professionele uitstraling en gebruiksgemak.”

Langzamerhand werd het doel steeds duidelij­ker: een professionele uitstraling van de module creëren, waarbij het voor de gebruiker eenvoudi­ger en logischer wordt om te navigeren. Angela vertelt: “Eén van de doorslaggevende issues was dat we meer filters wilden toevoegen binnen de module, maar dit zou dan niet meer op het scherm passen. Dat betekende dat we de applicatie nog groter zouden moeten maken. Hier liepen we vast. Daarop dachten we: het wordt tijd dat we iemand naar het design laten kijken.”

In de schoenen van de gebruiker staan

Met die gedachte werd Maxim Vellinga, UX Consultant, ingeschakeld. De eerste actie die Maxim ondernam, was het uitvoeren van een audit om het huidige proces zo helder mogelijk in kaart te brengen. “Dat betekent dat ik de rol van een typische gebruiker inneem. In dit geval waren er twee duidelijke rollen: de sollicitant en de medewerker die sollicitaties beheert. Vanuit beide gebruikersrollen probeerde ik mijn weg te vinden binnen de applicatie,” legt Maxim uit. Hierbij stelde Maxim zichzelf de volgende vragen:

• Is het duidelijk waar ik ben in de applicatie, wat ik ermee kan en wat ik moet doen?
• Hoe zit het met mijn bewegingsvrijheid binnen de app? Is het voor mij duidelijk, snel en mak­kelijk om het doel te bereiken?
• Hoe wordt er voorkomen dat ik fouten kan maken? Hoe duidelijk zijn de foutmeldingen?
• Hoe is de consistentie van het design en logica tijdens mijn gebruik?

Deze stappen dienden als voorbereiding op de workshop om verdere knelpunten te identifice­ren, kansen te ontdekken en discussies te voeren over mogelijke oplossingen. De workshop is door Maxim en Angela opgezet in samenwerking met een groep huidige gebruikers en niet-gebruikers. Maxim vertelt: “We hebben een diverse groep gevraagd om verschillende perspectieven te ver­krijgen. We zochten antwoorden op vragen zoals: Waar loopt een gebruiker tegenaan? Begrijpt hij hoe het werkt? Tijdens een brainstormsessie werden vervolgens suggesties gedaan over hoe de mogelijke oplossing eruit zou kunnen zien. Hoe kunnen we nog meer waarde toevoegen? Hoe maken we het gebruiksvriendelijker? Het vaststellen van de wensen is dus echt cruciaal. De eindgebrui­ker moet altijd het uitgangspunt moet zijn.”

Het UX/UI design in 3,2,1…

Op basis van alle verzamelde input is de module opnieuw ontworpen met als doel de efficiëntie van de tool te verbeteren. “Hoe? Vraag je je waarschijnlijk af. Door de processen te stroom­lijnen en logica consistent te maken door de applicatie heen,” vertelt Maxim. Dit vertaalde zich direct in een nieuw startscherm met dui­delijke takenlijsten voor de gebruikers van het portal, en door de urgentie van de kaarten waarop verschillende sollicitanten te zien zijn te verduidelijken.

Ook is er een nieuw navigatiestructuur geïmplementeerd. Hierdoor is het voor de gebruiker altijd inzichtelijk waar je vandaan komt en waar je heen kan.

Naast de verbeteringen om de efficiëntie te ver­hogen, is het ook belangrijk om te kijken naar de responsiveness van het design. Maxim licht toe: “Bij Axians streven we altijd naar een responsive ontwerp. Op deze manier ziet de interface er goed uit op elk schermformaat, of het nu gaat om een laptop, tablet of mobiel apparaat. De applicatie blijft dan altijd bruikbaar.”

Binnen het re-design is veel gebruik gemaakt van herbruikbare componenten. Dit biedt voor de gebruiker een fijne ervaring, omdat de con­sistentie en herkenbaarheid in alle details is doorgetrokken. En voor de developer die het moet realiseren, is het veel sneller en eenvoudi­ger om mee te nemen in de ontwikkeling, waarbij het wiel niet meer voor elk element opnieuw uit­gevonden hoeft te worden.

Iteratieve aanpak

Voor het creëren van het ux/ui design is er, in tegen­stelling tot de klassieke waterval methode, een iteratieve aanpak gebruikt. Maxim legt uit: “We werkten twee weken lang met iteraties, waarbij we elke 2 dagen een feedbackmoment hadden vast­gelegd waarop Angela het design tussentijds kon beoordelen.” Door het project op deze manier aan te vliegen, kun je continue schakelen en dingen met elkaar afstemmen. Hierdoor komt het eind­product ook écht overeen met de verwachtingen die je als opdrachtgever hebt.

Deze aanpak bleek ook vernieuwend voor de andere partij. Angela legt uit: “We hebben eerder een nieuw ux/ui design laten maken voor onze Payroll-oplossing bij een andere partij, waarbij we na twee maanden een ontwerp kregen waarin zo’n 6 dingen niet klopten. Dit werkt natuurlijk veel minder efficiënt dan de manier waarop we nu hebben gewerkt.” Hieruit blijkt dus dat door voort­durend te valideren, te testen en door te bouwen, de ontwikkeling in een hogere versnelling blijft en de kwaliteit direct op niveau is.

Snelle werkwijze

De ontwikkeling verliep sneller dan verwacht, ver­telt Angela: “Ons doel was om voor 1 februari klaar te zijn met het ontwerp. Toen wij begin novem­ber onze wensen bespraken, was ik verrast door de reactie vanuit het team van Axians. Zij gaven aan dat ze alles in 2 à 3 weken wel rond konden hebben. Dit ging zelfs bijna te snel voor mij, omdat ik nog mensen moest verzamelen. Maar dat was natuurlijk een ontzettend goed teken!”

“Onze front-end developer is ook erg tevreden over hoe het eruit ziet,” vervolgt Angela. “Het design is helder en ze kan eenvoudigweg direct met het ontwerp aan de slag. Veel onderdelen kunnen daarnaast hergebruikt worden, waardoor er minder tijd in kleine aanpassingen gaat zitten. Dit is ideaal. Het daadwerkelijke resultaat zal nog moeten blij­ken. Momenteel zijn we nog druk bezig met het verwerken van het ontwerp. Maar we kunnen niet wachten tot het klaar is.”