ROC Aventus optimaal bereikbaar met Managed Communications van Axians

ROC Aventus is het regionale opleidingencentrum in de stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen. Het ROC biedt middelbaar beroepsonderwijs (mbo), educatie voor volwassenen en bedrijfsopleidingen. Ruim 12.000 jongeren die hun middelbare school hebben afgerond, kunnen bij ROC Aventus meer dan tweehonderd mbo-opleidingen volgen. Ze worden opgeleid voor diverse beroepen in uiteenlopende branches. Tijdens de studie maken de studenten volop kennis met de praktijk. Op school gebeurt dat in moderne praktijkruimtes en ze lopen stages bij bedrijven en instellingen in de regio. Als leerloopbaancentrum biedt ROC Aventus bovendien zo’n 5.000 cursisten een breed aanbod cursussen en bedrijfsopleidingen. Al die activiteiten worden deskundig en enthousiast begeleid door 1.300 medewerkers.

Tot 2007 waren de activiteiten van ROC Aventus in Apeldoorn verspreid over tien locaties. Vanaf mei 2007 zijn deze locaties samengevoegd in een nieuw pand. Bij de planning namen het ontwerp en de inrichting van de nieuwe IT-infrastructuur een belangrijke plaats in. Roy Dusink, Hoofd automatisering bij de stafdienst Informatisering & Automatisering: “De rol van IT binnen het onderwijs is de laatste jaren sterk veranderd. IT wordt steeds vaker gezien als een nutsvoorziening. Iedereen rekent er op dat het altijd werkt. Daarbij zien we dat IT, hoewel het nog steeds een middel en geen doel op zich is, steeds dichter tegen het primaire proces aan komt te liggen. Uitval heeft daardoor ook grote gevolgen voor de organisatie. Een goede netwerkinfrastructuur is dus een belangrijk fundament voor het functioneren van ROC Aventus.”

Breder perspectief

De nieuwbouw van ROC Aventus vereiste een compleet nieuwe netwerkinfrastructuur, inclusief LAN, WAN en een draadloos netwerk. Dit was ook het juiste moment om de communicatieomgeving te vervangen door IP-telefonie. Vanzelfsprekend is een goede beveiliging van het netwerk in het traject meegenomen. ROC Aventus nodigde een aantal leveranciers uit om mee te denken over de inrichting van de netwerkinfrastructuur. Dusink: “Uit het totaalconcept dat Axians presenteerde, bleek dat zij goed naar ons hadden geluisterd. En hoewel de technologie natuurlijk goed moet aansluiten op onze eisen en ideeën, was met name het gevoel dat we bij onze toekomstige IT-partner hadden een belangrijk selectiecriterium. Wij zochten geen leverancier van technologie, maar een echte partner die verder kan kijken dan oplossingen alleen. In de gesprekken die we met de mensen van Axians voerden en bij demo’s, bleek duidelijk dat hun focus niet alleen bij technologie lag. Hun perspectief is breder. Ze hebben duidelijk oog voor het karakter en de kernactiviteiten van onze organisatie en denken vanuit die positie constructief met ons mee.”

Bouwproces

Axians was vanaf het begin nauw betrokken bij het ontwerp van het nieuwe netwerk en verantwoordelijk voor de levering en installatie. Naast alle actieve netwerkcomponenten, inclusief firewalls, leverden het bedrijf ook alle onderdelen voor de IP-telefonieomgeving. Daarbij viel de keuze op Cisco-apparatuur. “Hoewel we de planning goed voorbereid hadden, waren de verschillende deadlines sterk afhankelijk van het verloop van het bouwproces”, zegt Dusink. “Er was geregeld een spanningsveld tussen de planning en de werkelijkheid. Die ongeplande vertragingen vergden veel flexibiliteit van onze IT-afdeling en Axians. Onder deze soms lastige omstandigheden heeft Axians zich gepresenteerd als een partner die snel kan schakelen als dat nodig is. Zo hebben we er samen voor gezorgd dat het netwerk goed functioneerde toen de eerste studenten, docenten en medewerkers aan de slag gingen in het nieuwe pand.”

Managed Communications

Na de implementatie nam de IT-afdeling van ROC Aventus het beheer van het nieuwe LAN, WAN en draadloos netwerk zelf in handen. “We hebben voldoende beheercapaciteit en kennis in huis om dat te doen”, geeft Dusink aan. “In specifieke gevallen en voor niet-standaard wijzigingen kunnen we altijd terugvallen op de specialisten van Axians.” Voor de nieuwe communicatieomgeving op basis van IP-telefonie was de situatie anders. “We hadden voorheen een traditionele communicatieomgeving en de overstap naar IP-telefonie lag voor de hand. We beschikken over een stabiel datanetwerk, maar ook de flexibiliteit en gunstige kostenstructuur speelden een belangrijke rol bij die keuze. Voor het beheer had dit wel consequenties. Voorheen was de afdeling facilitaire zaken verantwoordelijk voor telefonie. Met de keuze voor IP-telefonie kwam die verantwoordelijkheid bij de IT-afdeling te liggen. Omdat we op dit vlak beperkte kennis en beheercapaciteit hadden, is het beheer van de communicatieomgeving overgedragen aan Axians. Zij monitoren en onderhouden het netwerk op basis van hun Managed Communications service. Als er storingen zijn, komen die bij de Servicedesk van Axians binnen en worden ze daar opgepakt en opgelost. Verder handelt Axians ook alle standaardwijzigingen en verhuizingen af. Op die manier staan zij garant voor een optimale bereikbaarheid van onze organisatie.”

Afspraak is afspraak

Dusink ziet een duidelijke ontwikkeling in de relatie met Axians. “Hun specialisten waren nauw betrokken bij de ontwikkeling van ons netwerk en kennen het dus zeer goed. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld in het beheer van de communicatieomgeving. Ze weten dat bereikbaarheid cruciaal is voor onze kernactiviteiten en handelen daarnaar. Daarnaast hebben we zeer regelmatig contact over actuele en toekomstige ontwikkelingen. De rapporten die vanuit het Network Operations Center worden gemaakt, zijn een waardevolle bron voor de optimalisatie van de netwerkinfrastructuur. Axians beschikt over de kennis om potentiële knelpunten of verbeteringen vroegtijdig te signaleren en effectief aan te pakken. Bovendien sturen ze sterk op de Service Level Agreement. Daarbij maken ze het principe van ‘afspraak is afspraak’ in de praktijk meer dan waar.”

Draadloos

Bij de planning van de nieuwbouw koos ROC Aventus voor de installatie van een krachtig draadloos netwerk. “We wilden studenten in het gehele gebouw toegang tot een draadloos netwerk bieden. Omdat we het aantal medewerkers en studenten kennen, was de benodigde capaciteit vooraf duidelijk. Maar eerdere ervaringen hadden aangetoond dat het plannen van de capaciteit op specifieke plekken in het gebouw in de praktijk lastig is. De favoriete werklocaties van studenten kunnen soms veranderen en studenten blijken elkaar dan gemakkelijk te volgen. Hierdoor kan er op bepaalde plekken een tekort aan draadloze capaciteit ontstaan.” Om die situaties te ondervangen, ontwikkelden ROC Aventus en Axians een aanpak waarin het mogelijk is om de dekking van het netwerk snel aan te passen.

Voor de nabije toekomst verwacht Dusink dat het belang van het draadloos netwerk verder zal groeien. “Steeds meer studenten willen met hun eigen apparaat, zoals een netbook, smart phone of notebook op ons WLAN. Bovendien zijn er plannen om een notebook verplicht op de boekenlijst van mbo’ers te zetten. Daardoor zal de druk op netwerk nog verder toenemen. Als we die keuze maken moeten we ook een garantie afgeven voor de beschikbaarheid van het draadloos netwerk. We bevinden ons momenteel middenin het traject van vernieuwing en uitbreiding van dit netwerk. Daarbij maken we dankbaar gebruik van de kennis en ervaring van Axians.”

Cloud computing

Een andere ontwikkeling waar ROC Aventus momenteel serieus rekening mee houdt, is de opkomst van cloud computing. “Als de inzet van notebooks blijft toenemen, is het logisch om bepaalde applicaties naar de cloud te verplaatsen. Bijvoorbeeld bedrijfsmatige, onderwijs- of onderwijsondersteunende applica-ties. Dit stelt echter andere eisen aan het netwerk. Bij al die ontwikkelingen proberen we de ervaringen van Axians optimaal te benutten. Daarbij zien wij het als een groot voordeel dat zij zeer actief zijn in de onderwijsmarkt. Axians geeft ons een goed beeld van de effecten die nieuwe ontwikkelingen kunnen hebben.” Dusink ervaart dat de mensen van Axians zeer goed in staat zijn om de beschikbare technologie naar de praktijk van ROC Aventus te vertalen. “Het is duidelijk zij zich opstellen als een deskundige gesprekspartner die open staat voor nieuwe ontwikkelingen en oplossingen. Dat wordt vergemakkelijkt doordat we nu al jaren met hetzelfde accountteam werken. Die stabiliteit in onze relatie heeft zich de laatste jaren vertaald naar een stabiel netwerk.”